Företagsledare är överens om 10 saker att tänka på vid rese och kostnadshanterings förbättringar

När företag världen över funderar på nya sätt att återhämta sig från den globala pandemin, är deras primära fokus kring digital transformation, kostnadskontroll och operativ effektivitet och flexibilitet. Med minskade resor har en viktig kostnadspost - Resor och utlägg - blivit framträdande. Företag gräver djupare i sin förändring för att uppnå affärsmål och kostnadseffektivitet när marknaderna kommer tillbaka.

”I dag är det hög efterfrågan på enkla och sömlösa digitala verktyg för anställda som inte vill ha långdragna, komplicerade pappersprocesser. För ett par år sedan uppgav Global Business Travel Association att 19 procent av rese- och utgiftskraven behandlas felaktigt, vilket tar ungefär 18 minuter att rätta till och kostar cirka 455 SEK för att korrigera varje rapport. Genom att förändra dessa processer eller använda moderna rese- och utgiftsverktyg kan anställda minska sin tid på långvariga arbetsuppgifter och ekonomiavdelningen kan få tillgång till realtidsinformation för att hantera betalningar mer effektivt. “ Rudy Daniello, EVP of Corporations, Amadeus

10 viktiga resultat från rapporten:

1.Finans-, upphandlings-, IT-, HR- och resehanteringsledare enades om att förbättring av T & E-hanteringen är nyckeldelen i deras digitala transformationsresa. 74 procent av de tillfrågade företagsledarna uppgav att förbättringen av T & E-hanteringen är nyckeln till att minska kostnaderna och höja medarbetarnas erfarenhet och engagemang. En liknande andel ansåg också att teknologileverantörer har en viktig roll i att ge råd om digitaliseringen av T & E-hantering.

2.På frågan om deras prioriteringar för T & E-hantering erkändes förbättring av anställdas upplevelse som nyckelkomponent, även för roller som traditionellt uppfattas som kostnadsdrivande, såsom ekonomi, upphandling eller IT. Dessutom är dataanalyser viktiga för att få insikt inom flera avdelningar inom ett företag, inklusive HR- och resehanteringsfunktionerna en av de högsta prioriteringarna. 74 procent av företagens beslutsfattare trodde att förbättring av sättet att hantera T&E kan hjälpa dem att förbättra anställdas engagemang.

3.Mellan 16 procent och 31 procent av de stora företagen förlitade sig fortfarande på traditionella system för att hantera sina rese- och reserelaterade utgifter, inklusive användning av icke-molnlösningar eller till och med kalkylark för en del eller delar av processen, vilket innebär många manuella arbetsuppgifter. Hos centraliserade företag förlitade sig 22 procent fortfarande på kalkylbladslösningar för utlägg. Hos vissa företag finns det inte ens en elektronisk lösning. Och hos decentraliserade företag använde nästan en tredjedel kalkylblad för deras resehantering och 31 procent använde kalkylblad för kostnadshantering. Endast 15 procent av alla tillfrågade företag hade en molnbaserad lösning för både rese- och utgiftshantering.

4.Enligt deras uppskattningar av finans- och Travel managerstar den genomsnittliga tiden från början till slut av hela T & E-processen totalt 13,6 timmar för en anställd - från bokning till återbetalning. Mest tid spenderas på resebokning av den anställda, resegodkännande av chefer och kostnadshantering av ekonomiavdelningen. Den längsta delen av processen är kostnadsbehandling och ersättning. Den största utmaning för företag är att antalet manuella uppgifter som är involverade i rese- och kostnadshanteringen samt en problematisk låg integration mellan reseverktyg, utgiftsverktyg och andra företagssystem.

5.De främsta klagomålen som chefer får från anställda handlar om långa och besvärliga T & E-hanteringsprocesser och icke-användarvänliga verktyg. Ekonomi- och IT-chefer rapporterade att hela rese- och kostnadshanteringsprocessen från ax till limpa belastar medarbetare, chefer och ekonomiavdelningen med manuella uppgifter som är repetitiva och har lågt värde. Mellan 21 procent och 30 procent av företagen uppgav att olika arbetsuppgifter för T & E-hantering mestadels eller helt var manuella.

6.Av de företag som hade en webbplattform/ molnlösning för resebokning och kostnadshantering hade 60 procent en enda integrerad plattform för T&E. Medan 32 procent hade partiell - mellan två olika verktyg, medan endast 8 procent hade två olika verktyg utan integration. Företag med icke-integrerade plattformar möter problem som oflexibla godkännandeflöden, begränsad resebokning och brist på mervärdesinformation. Detta indikerar att även om ett integrerat verktyg löser många typiska utmaningar finns det fortfarande utrymme för förbättringar totalt sett.

7.Företag med ett integrerat T & E-verktyg rapporterar högre tillfredsställelse och färre utmaningar på vissa områden jämfört med andra, och de erkänner att de uppnått bättre policyefterlevnad, ökad användarnöjdhet och förbättrad ekonomisk analys. Med ett integrerat verktyg är de mindre benägna att möta affärspåverkan från T & E-frågor. I rapporten citeras till exempel att företag med sådana verktyg bara står inför 14 procent fördröjningar i intäkts-/ resultatredovisning, jämfört med 23 procent av andra företag. På samma sätt noterade endast 18 procent anställdas missnöje/ ointresse på grund av manuella uppgifter jämfört med 26 procent av andra företag.

8.93 procent av företagen medgav att de fortfarande har utmaningar med rese- och kostnadshantering. Dessa utmaningar inkluderar den tid det tar att skicka in, godkänna och dokumentera utgifter, samt bristen på dataintegritet/ säkerhet och global lösning för alla enheter. För företag som använder ett reseverktyg online kan utgiftssidan ofta vara en helt annan upplevelse. Över 30 procent av ekonomicheferna och 25 procent av IT-ledarna var inte nöjda med den övergripande teknologin och var mycket kritiska till nivån för automatisering och integration med andra företagsprocesser.

9.Företagen insåg att dessa utmaningar i T & E-hanteringsprocesser och verktyg skadar medarbetarnas produktivitet och engagemang. HR-ledare angav att T&E-ledningsfrågor orsakade en 40-procentig minskning av anställdas produktivitet, 36 procent mindre engagemang, en 36-procentig minskning av att behålla anställda och 36 procent lägre gällande anställdas nöjdhet med arbetsteknologin. Det slutar inte där. T & E-utmaningar leder också till ineffektiv affärsverksamhet, vilket orsakar förseningar i ersättningen till anställda och dålig arbetsbelastningshantering.

10.73 procent av företagen med ett integrerat T & E-verktyg planerar idag att utöka eller uppgradera sina plattformar. Detta beror på att mer än 90 procent av företagen med ett integrerat verktyg är nöjda med sina T & E-hanteringsfunktioner och användarvänligheten liksom tillgänglighet, jämfört med resten. På samma sätt är mellan 86 procent och 88 procent av företagen med ett integrerat verktyg nöjda med nivån för automatisering, integration och analytisk kapacitet, jämfört med cirka 75 procent av dem som inte har integrerat sina system. Medan avdelningar kan ha olika prioriteringar är de mest efterfrågade funktionerna automatiserade T & E-policyaviseringar, avancerad analys och datarapportering, samt omfattande och enkelt jämförbart innehåll (t.ex. flygresor / hotell / hyrbil).

Vi vet att teknik och innovation kommer att vara en kraftfull möjliggörare för förändring och med pandemin accelererar också nödvändigheten av digital förändring, ökad operativ effektivitet och kostnadshantering för företag globalt. Förändring av T & E-hantering kommer att vara avgörande för dessa krav.

För att läsa mer om hur du omvandlar din T&E strategi, ladda ner hela rapporten här (på engelska).