Personlig effektivitet – så blir du vinnare över din egen tid

Vad innebär personlig effektivitet och hur kan du frigöra tid för en mer effektiv, strukturerad och energifylld vardag? Sara Olén har arbetat med verksamhetsutveckling i över 20 år och jobbar idag som partner och effektivitetskonsult på Petra Brask & Partners. Här berättar hon om hur du tar kontroll över din tid och frigör vardagliga minuter.

Vad är effektivitet? Många blandar ihop begreppet med produktivitet, men medan produktivitet avser förhållandet mellan resurser och produktionsresultat är effektivitet när du når ett önskat resultat med minsta möjliga motstånd. Sara Olén, effektivitetskonsult på Petra Brask & Partners, menar att hur du förvaltar din tid och hur väl uppmärksam du är över de värsta tidstjuvarna är avgörande för en effektiv vardag.

Ta makten över din tid

Vem bestämmer över din tid? Är det dina kollegor, din chef, din familj eller samhällets förväntningar? Nej, den som bestämmer över din tid är du själv.

– Det är bara du själv som bestämmer över din tid, eftersom det bara är du som kan förvalta dina 24 timmar. Men det kommer alltid att finnas olika intressenter som påverkar dig och din tid, säger Sara Olén.

Tekniken och uppskattningen av tid är våra två största utmaningar. I takt med teknikens utveckling har flödet av information blivit enormt, och idag får vi lika mycket information när vi läser en dagstidning som en person på 1700-talet fick under hela sin livstid. Trots den stora mängd information förväntas flödet att öka med hela 25 procent – varje år!

Känner du ibland att tiden inte räcker till? Du är inte ensam. Majoriteten av oss känner att dygnets 24 timmar är svåra att få ihop. Anledningen är för att människan har en tendens att vara tidsoptimister och tidspessimister – men allt för sällan tidsrealister. Problemet är dock inte för lite tid. Det handlar snarare om vad vi försöker stoppa in under dygnet, veckan, månaden.

– Även om vi skulle ha ett dygn på 28 timmar skulle det inte ge oss mer tid. Vi skulle bara fylla denna tid med mer saker att göra, säger Sara Olén.

Att mäta din tid är ett bra sätt att göra dig uppmärksam på vad du lägger din tid på, vad det tillför för värde och du kan planera din vardag därefter.

Identifiera dina tidstjuvar

Att identifiera dina tidstjuvar är ett första steg mot en mer strukturerad och effektiv vardag. Sara Olén har sammanställt de fem vanligaste:

• Svårt att säga nej
• För noggrann
• Dålig struktur
• För många (och för långdragna) möten
• Oklara beslut

Möten hit och möten dit – tillslut har man möten om vad man ska ha möten om! Känner du igen dig? Troligtvis. För många eller för långa möten är nämligen en av de största tidstjuvarna idag. Även om de flesta av oss vet hur ett möte ska gå till, går de ändå i många fall inte till som de borde.

– När du blir kallad till ett möte, fundera över om du faktiskt måste vara med på mötet eller om du kan ta del av informationen vid ett senare tillfälle. Fundera även om det är ett beslutsfattande möte eller arbetsmöte. Att ha en tydlig agenda, struktur samt start- och sluttid är viktigt för att du och de andra deltagarna ska vara så effektiva som möjligt, säger Sara Olén.

Läs hela artikeln om personlig effektivitet här.