Informationshantering: frigöra datauppgifternas potential för att driva verksamhetstillväxt

Företagsledare världen över är medvetna om den huvudroll som framväxande tekniker kommer att spela för att uppnå effektivitet, ökad omsättning och generellt affärsvärde.

Men att införa framgångsrika förändringar är lättare sagt än gjort, speciellt som de anställda numera ofta jobbar var som helst ifrån. Oavsett utmaningarna så förväntar man sig en flexibel digital upplevelse på en modern arbetsplats. Hos de flesta organisationer hänger produktiviteten samman med om de anställda har åtkomst till all information de behöver för att utföra sina jobb på ett bra och effektivt sätt. Men konflikter kan fortfarande förekomma varje dag, när organisationerna inte har infört lösningarna för att de anställda ska få åtkomst på ett så effektivt sätt som möjligt.

Åtkomlig information och robusta processer för informationshantering är av största vikt för att kunna leverera högkvalitativ, modern verksamhet. Enligt AIIM (Association for Intelligent Information Management) är faktiskt 72 % av företagsledarna överens om att informationshantering kommer att bli allt viktigare under de kommande 12 månaderna.^[1]

Många inser hur viktiga framväxande tekniker är – till exempel AI och automatisering – för att skapa ett modernt och smidigt arbetssätt och ge konkurrensfördelar för företaget. Men utan effektiv informationshantering, som ligger till grund för en sådan utveckling, riskerar de i slutänden att falla platt.

Definiera informationshantering

Rent grundläggande är informationshantering själva tillvägagångssättet för att hantera och utnyttja information och inkluderar den infrastruktur som ligger till grund för sättet som data skapas, samlas in, delas och hanteras på.

Ett centralt syfte med informationshantering är att stötta företagen med lätt åtkomlig information – var som helst och när som helst den behövs – på ett säkert och regelverksförenligt sätt. Utan pålitliga principer för informationshantering går sambandet mellan personer, processer och information inom ett företag förlorat.

Välskött och effektiv informationshantering kan skapa affärsvärden, hjälpa organisationer växa och hantera sina data i linje med säkerhet och regelverksöverensstämmelse.

Potentialen för tillväxt

Men trots den tydliga vikten av och fördelarna med informationshantering, så har införandet gått långsamt. Canons undersökning avslöjar att idag står organisationer generellt på samma position som de hade 2022, när det gäller att spåra, få åtkomst till och dela dokument för granskningsändamål.^[2]

Även om många utnyttjar automatisering och AI-tekniker för att underlätta de här processerna, så har det funnits utmaningar med integreringen, eftersom 10 % rapporterar att de övergett en ny teknikimplementering på grund av ständiga utmaningar.^[3]

Det kvarstår fortfarande att företagen måste anamma fördelarna med effektiv informationshantering full ut. 28 % av IT-cheferna måste fortfarande manuellt fylla i standardiserade organisatoriska dokument, och 26 % av de anställda upplever felaktigheter eller inkonsekvenser orsakade av datasilor.^[4] När mer än en fjärdedel av de anställda hämmas av dålig informationshantering är det tydligt att en automatisering av sådana processer borde vara en prioritet för IT-beslutsfattarna. ^[5]

Förbereda för framtiden med informationshantering

Att påbörja en digital transformationsresa känns inte helt enkelt, men framgångsrik verksamhet är tätt sammanbunden med informationsflödet. Informationshantering är därför avgörande för att frigöra detta affärsvärde och processer måste förbättras och vara robusta på lång sikt.

Det första steget mot bättre informationshantering innebär för många att de måste utvärdera affärsprocesser och aktuellt tillstånd i informationsarbetsflöden, som på ett flexibelt sätt ska kunna stödja sådana processer. På så sätt får företagen förståelse om var de har missat potentialen – och data visar att ett stort antal befinner sig i det läget.

Genom bra informationshantering kan organisationer rensa och analysera information för att bestämma vilka verktyg som skulle vara mest effektiva för att passa deras unika situation, informera chefer om lämpliga verktyg att jobba med och även anpassa dem för att bemöta affärsbehoven på bästa sätt.

Intelligenta system för informationshantering kan automatisera rutinuppgifter, förstärka informationsnoggrannheten och förbättra beslutsfattandet. Det här är framtiden för informationshantering.

Informationshantering: grunden för framväxande tekniker

Det handlar inte bara om att underlätta verksamheten. När vi inför fler system och skapar mer data kommer ett behov av ingående integrering. Företagen som sådana ökar sina investeringar för att stödja införandet av nya tekniker.

När organisationer börjar bygga om och framtidssäkra sina processer med framväxande tekniker – som Big Data och AI – är åtkomst och användning av datainnehavet grunden för att härleda affärsvärden från framväxande teknik. Det är bara med alla dessa faktorer tillsammans som organisationer kan säkerställa framgång med sina ansträngningar inom digitalisering och informationsautomatisering.

Och det är därför som tillförlitliga sätt för informationshantering är så avgörande. Det är mycket viktigt att chefer kan få åtkomst till information inom sina organisationer för att förstå var framväxande teknik kan ge det största värdet och säkerställa flexibel integrering. Det är informationshantering som kan ge den nödvändiga information som kommer att driva AI och Big Data, och säkerställa att allt är pålitligt och aktuellt.

Information kommer att bli allt viktigare för företagen. Robust informationshantering är nyckeln till att öppna upp operativ effektivitet och till förbättrade kundupplevelser. Datauppgifterna är ett verktyg som företagen måste använda för att skapa konkurrenskraftig differentiering och affärsvärden.