10 tecken på att din kedja behöver ett franchiseintranät

Hur säkerställer du att er kritiska know-how når rätt delar av organisationen, att era handböcker blir lästa och att ert marknadsmaterial ser likadant ut på alla enheter? Ett intranät som är specialutvecklat för franchise- och kedjeverksamhet kan underlätta den dagliga driften för både dig och dina franchisetagare – här listar vi 10 tecken på att din kedja behöver ett franchiseintranät!

1. Ingen hittar dokumenten de letar efter

Oavsett storlek så har din kedja sannolikt en stor mängd dokument och om dessa inte hanteras på rätt sätt kan det orsaka en hel del frustration, både centralt och lokalt. Vi har alla varit där, du klickar runt på den gemensamma filservern utan att veta var du ska leta, vad filen heter, vilken version som är aktuell och ibland till och med undrandes om filen du söker ens existerar.

2. Ni drunknar i e-post

E-post är lite som egyptiska gräshoppor – för många, för ofta och ingen vill egentligen ha dem. De flyger runt överallt och ofta landar de hos en mottagare som egentligen inte har med saken att göra. Att ge din organisation en intranätsplattform där allt är tillgängligt, utifrån den enskilde medarbetarens roll och funktion, minskar radikalt mängden irrelevant information.

3. Du är osäker om era handböcker är uppdaterade och om någon faktiskt läser dem

Handböcker och manualer utgör en absolut bärande del i varje franchisekoncept. Så handen på hjärtat – kan du enkelt uppdatera era handböcker och dela utvalda sidor i handboken med olika roller och funktioner? Med ett franchiseintranät som Chainformations CCMTM får du en molnbaserad plattform där handboken blir användbar på riktigt.

4. Information baserad på hörsägen och rykten sprids i kedjan

Hörsägen kan vara skadligt för flera delar av din verksamhet och kan riskera påverka arbetsmoralen och produktiviteten hos dina anställda. Vi är inte naiva nog att påstå att ditt intranät kommer att sätta stopp för allt skvaller och oönskad informationsspridning, men det ger din kedja möjlighet att styra och tydliggöra viktig kommunikation på ett relevant och effektivt sätt.

5. Du hittar aldrig det där telefonnumret när du behöver det

Att hitta kontaktuppgifter till kollegor och andra enheter i kedjan är ibland ingen enkel uppgift, speciellt inte när du har en kund i andra änden av telefonen eller väntandes på andra sidan disken. Med CCMTM behöver du aldrig mer söka i din e-post eller fråga en kollega efter excel-filen med era uppdaterade kontaktuppgifter är en vinst i sig.

6. Bristande samsyn på era affärsmål

Du håller nog med när jag säger att en gemensam förståelse för er verksamhets mål och visioner är en absolut framgångsfaktor. Vet och förstår alla dina anställda på de lokala enheterna vart ni är på väg samt hur deras roll bidrar till hela kedjans framgång? I ett franchiseintranät som CCMTM kan du genom rollbaserad åtkomst sprida både kedjegemensamma mål och lokala affärsmål med tillhörande anpassade budgetar.

7. Supportkontoret hanterar samma rutinfrågor om, och om igen

Hur mycket av resurserna på ditt supportkontor går åt till att svara på samma typ av frågor? Sitter ni och uppfinner hjulet varje vecka? Hur många gånger ringer de från kedjan och frågar: Kan du bara maila mig det…? eller Hur var det nu med leveransförseningen på x…? Tänk vilken skillnad det skulle göra för er, organisatoriskt och ekonomiskt, om belastningen på ert supportkontor minskade med 30%. Att använda ett molnbaserat franchiseintranät som navet för alla era rutinfrågor möjliggör just detta.

8. Dina medarbetare använder Facebook som plattform för att dela sina idéer

Idag är sociala kanaler, och de kommunikativa verktyg som de ger oss, en stor del av vår vardag. Detta behov minskas inte på arbetsplatsen, men i en affärsmiljö önskar vi mer ordning och reda. Mer kontroll över var saker tar vägen, och vem som är med och diskuterar. Hur många lokala Facebook-grupper finns det i din kedja? Även om de bara används för att kolla vem som kan arbeta i helgen så medför det risker då det är en kanal ni inte kan kontrollera.

9. Era kunder får inte samma upplevelse

Ni arbetar hårt med att bygga ert varumärke, och lägger mycket resurser på marknadsföring och kommunikation. Hur kommer det då sig att det inte alltid fungerar som det ska när kunden kommer till butiken? En trolig orsak kan vara att ni helt enkelt saknar fungerande kanaler och rutiner för att säkra att alla medarbetare ute i butikerna delar samma information. Dina kollegor är ambitiösa och vill göra ett bra jobb, men i brist på rätt underlag och riktlinjer kanske de löser uppgifterna på ”sitt sätt”, istället för på “kedjans sätt”.

10. Information som ni delar med kedjan ser olika ut

Om ditt huvudkontor består av olika avdelningar, så finns det troligtvis flera personer med delningsansvar inom olika informationsområden. Återigen, e-post är en katastrof! Allt för många skickar information till mottagare som redan tröttnat eller informationen är presenterad med olika layouter. Med ett rollbaserat intranät kan du skapa regler och strukturer som gör att de olika avdelningarna på ert huvudkontor ges ansvar för att publicera information enbart inom sina respektive ansvarsområden och enbart till de roller som informationen är relevant för. Du kan se till att ni håller en gemensam profil ut mot kedjan med hjälp av ett begränsat antal sidmallar som dina medarbetare får lov att basera sina dokument på, färdigdesignade med kedjekorrekt design.