Är smartphones rätt val för alla anställda?

Att använda smartphones som professionella arbetsverktyg är en stor utmaning i vissa branscher, och för många anställda är det inte alls rätt val. Som exempel kan nämnas:

• Om arbetet till största delen sköts inom en byggnad eller ett begränsat område
• Om arbetsuppgiften kräver en mobil enhet som är 100% tillförlitlig 
• Om användaren inte behöver vara nåbar utanför arbetstid
• Om man använder funktionstelefoner, 24 timmar om dygnet 7 dagar i veckan
• Om arbetet sker i tuffa miljöer
• Om behov finns att skydda personal, exempelvis från våld eller hot om våld

Fem områden behöver noggrant analyseras när övervägande görs om införande av mobila enheter som en del av den egna infrastrukturen:

1. Sekretess och säkerhet
Nästan hälften av de företag som tillåter anslutning av mobila enheter till företagets nätverk har drabbats av dataläckage enligt en undersökning omfattande 400 IT proffs utförd av Decisive Analytics. Smartphones är konstruerade för att komma åt och dela data vilket ökar risken för att uppgifter hamnar utanför företaget.

Ett annat stort och mycket vanligt bekymmer är försvunna, stulna eller borttappade enheter. Detta problem kan nästan helt undvikas med en "on-site" telefon som helt enkelt inte har något värde utanför arbetsplatsen. Dessutom lagras ingenting vilket innebär att man inte behöver oroa sig för att konfidentiella uppgifter lämnar byggnaden.


2. Integration och hantering
Företag och organisationer som låter den anställda välja smartphone har en stor utmaning i att hantera mångfalden av flera produkter och olika tekniska plattformar. Problemen hamnar hos IT-avdelningen, med ständigt inflöde av nya telefoner, nya firmware-uppdateringar och frekventa buggkorrigeringar. "On-site" telefoner är lätta att hantera eftersom de:

• inte lämnar huset 
• inte lagrar data som kan komma i orätta händer
• är konstruerade för att vara robusta och har en lång livslängd
• är mindre benägna att tappas bort eller stjälas

3. Samtals- och telefonkvalitet
En av de största utmaningarna för smartphones i inomhusmiljöer är att leverera acceptabel ljudkvalitet när de används i ett inomhussystem tillsammans med WiFi-nätverk. Specialbyggda VoWLAN eller DECT telefoner är utformade för att ge en kontinuerlig och pålitlig anslutning för en användare inom hela byggnaden eller området där han eller hon rör sig.

4. Användarens produktivitetDen personliga användningen av mobila enheter i arbetet kan skapa distraktion och bristande uppmärksamhet, vilket minskar effektiviteten och produktiviteten. Hanteringen av känsliga uppgifter kan också vara ett problem, genom att bilder och texter enkelt delas med andra kan den personliga integriteten hämmas eller kränkas. En undersökning utförd av international Data Corporation (IDC) avseende den anställdes produktivitet kom fram till följande:

• 30-40% av all internettrafik går till icke arbetsrelaterad surf
• 60% av alla inköp online görs under arbetstid
• 64% av de anställda uppger att de använder internet för personligt intresse under arbetstid
• 41% av de anställda medger att de lägger mer än 3 timmar på personligt surfande per vecka
•  Ett företag med 1000 internetanvändare kan förlora upp till 200 miljoner kronor i minskad årlig produktivitet från en timmes daglig surf av varje anställd

5. Total Cost of Ownership (TCO)
Överväger man att införa smartphones i en organisation så bör man även titta på "dolda" kostnader som hållbarhet, potentiell stöldrisk, krav på support och tillbehör som krävs för att göra telefonen lämplig för yrkesmässigt användande.

Konsumentinriktade smartphones har normalt korta livscykler innan en ny "förbättrad" version finns tillgänglig och därför är det viktigt att man tittar på den totala kostnaden för en smartphone under dess livstid, inte bara de initiala kostnaderna vid anskaffning.