3 tips för framgångsrik migrering med användarna i fokus - Tips 2: Sälja in migreringen

I en förändringsprocess – såsom vid en migrering – kan det förekomma en del motsättningar från användarna. En vanlig kommentar från verksamheten och dess användare vid en migrering är att de tänker att "Åh nej, nu ska IT-avdelningen byta/uppgradera våra system IGEN!".

Är användarna emot migreringsprojektet och har en negativ inställning till migreringen blir de mindre toleranta mot problem som kan uppkomma i projektet. Genom att förbereda och involvera användarna på rätt sätt så kan motståndet minska, vilket kan göra att ni undviker huvudvärk när tekniken inte fungerar under pågående migrering. Genom att sätta användarna i fokus kan IT- och supportavdelningen bli företagets ”hjältar” istället för ”problemmakare” som begränsar användarna.

Transparant dialog kring förväntningarna

För att minska motsättningar hos verksamheten vid ett migreringsprojekt bör projektgruppen förklara nyttan med migreringen och berätta steg för steg
hur migreringen kommer att ske.

Förklara nyttan med migreringen

Verksamheten har sällan kunskap om varför migreringen sker och vilken nytta det ger dem.Ofta på grund av att det saknas information och att medlemmarna i migreringsprojektet inte prioriterat att informera om detta. Genom att förklara nyttan för användarna med migreringen skapas bra förutsättningar för att migreringsprojektet ska rulla igenom smidigt då alla förstår varför migreringen sker.

Exempel på nyttor kan till exempel vara att öka kvaliteten, hitta nya möjligheter, införa ny funktionalitet, minska kostnader. Det är viktigt att tänka på att lyfta fram nyttan för användarna och verksamheten före nyttan för IT-avdelningen, som ju kan vara minst lika viktigt men inte i användarnas ögon. Exempel på nytta för användaren kan vara utökad tillgängligheten till ett system, till exempel genom införande av en webbaserad version av ett program som användaren kan komma åt från distans.

En nytta för IT-avdelningen kan till exempel vara en mer centraliserad och rättighetsbegränsad ITmiljö. För användarna innebär det ju dock större begränsningar. Självklart ska stora nyttor och anledningar till migreringen för IT-avdelningen lyftas fram om de är kopplade till IT-miljön, såväl som ekonomiska nyttor. Många gånger är företaget bunden av olika licens och/eller supportavtal som förutsätter att företaget migrerar sina system till nyare versioner.

Sammanfattningsvis är tipset här alltså att välja ut de största, tydligaste nyttorna, samt nyttorna för användarna och verksamheten. 

Öppen prioritering hur migreringen ska gå till

För att minska negativ respons från verksamheten är det även viktigt att kommunicera till slutanvändarna i förväg hur migreringen kommer att gå till. Berätta om verksamhetens kritiska faktorer och vilka steg som kommer att genomföras i vilken ordning. Hänvisa gärna till tidigare undersökningar om verksamhetens behov. 

Skapa delaktighet under migreringen

Som nämndes i första kapitlet är det viktigt att lyssna på verksamhetens behov för att skapa bra förutsättningar för ett lyckat migreringsprojekt. Genom att också involvera användarna under hela förändringsprocessen, får ni användarna att...

Följ denna länk för att läsa hela artikeln på vår Wordpressblogg.