Tillit vid samordning - som ytspänningen på vattnet

Samordning inom samhällsbyggnads- & utvecklingsprojekt är något som ständigt diskuteras och de flesta anser att samordning gynnar samtliga parter. Men även om vi är överens når vi sällan de effekter som eftersträvas. Möjligheterna är samtidigt många men uppenbarligen är hindren större. För att lyckas behöver en av grundförutsättningarna – tillit – mellan parterna vara på plats.

Framtagandet av en modell för samordning

Arbetet med att ta fram modeller och verktyg för samordning i stadsutvecklings- & samhällsbyggnadsprojekt pågår för fullt inom Ekan Management. Efter förra månadens rundabordssamtal framkom flera insikter och idéer där det slogs fast att en gemensam målsättning var den första av tre huvudsakliga brister. De andra två bristerna som lyftes var tillit och engagemang.

Att utveckla och arbeta med denna modell kan bli ett handfast stöd för alla parter i ett samhällsprojekt – både privata och offentliga. Självklart, kommer modellen behöva anpassas för varje unikt projekt men grundfilosofin är att alla parter ska känna sig lika ansvariga för samordningen och att ingen part ska dra ett tyngre lass än någon annan. Gemensamt ansvar blir en nyckel för samverkan.

När man vrider och vänder på samordningsfaktorerna blir det tydligt att inget är starkare än dess svagaste länk. En alltför toppstyrd organisation, med ovana kring tillitsbaserade arbetssätt, har ännu svårare att visa tillit och samverka utanför organisationen. Detta innebär att de parter som går in i ett samordningsprojekt gör det med mycket olika definitioner och förväntningar på tillit. Dels hur man förtjänar och del hur man bibehåller den.

Gemensam identifiering av tillit

Att gemensamt identifiera vad tillit innebär är därför direkt avgörande för lyckad samordning. När väl situationer uppstår där man anser att olika parter har (eller inte har) visat övriga den respekt och tillit man anser är ”rätt” är det en betydligt längre resa att arbeta med tilliten. Vidare är det viktigt att diskutera och komma fram till hur tillit mellan organisationer skiljer sig från tillit mellan individer. Även där skiljer sig parternas ingångsvärden åt genom olika styrmodeller, uppföljningsrutiner och i viss mån även affärsmodeller. I många organisationer pågår dessutom en generationsväxling där medarbetare med delvis nya förväntningar på arbetslivet tar plats. Att olika individer har olika syn på tillit är försvårande, men bara för att något är svårt går det inte att försumma då vinsterna förväntas bli höga.

Tillit i praktiken - grundstenarna

För att tilliten ska fungera i praktiken förutsätter det att såväl styrande processer som ledarskapet talar samma språk. I ett samordningsprojekt innebär det att man, förutom definitionen av tillit, behöver ha struktur på beslut och kommunikation. Framför allt måste det finnas en passform mellan den väl förankrade gemensamma målbilden och hur denna kommuniceras och uppfattas av både chefer och medarbetare inom respektive parts organisation. Transparens är en annan viktig ingrediens som skapar och vidmakthåller tillit.

Genom att agera med respekt och inbjuda till tillit har man också bidragit till att smitta av sig med positiva beteenden. Dessvärre räcker det inte att bara vara glad och öppen. Att systematiskt arbeta med gemensamma mål, tydliga mandat och kommunikationskanaler är avgörande för att underhålla tillit och ömsesidig respekt. Likt ytspänningen på vattnet när man simmar är tilliten självklar som stöd i samordningsprojekt. När tilliten – ytspänningen – brister är det svårt att hålla sig flytande och återskapa det som skadats.

Under ett samhällsprojekt ansluter nya parter längs resan samtidigt som andra går in i en mer passiv roll i projektet. Då är det extra viktigt att stämma av de gemensamma värderingar och mål som satts upp för samordningen och vid behov utvärdera och uppdatera dem. Genom att välkomna nya parter på ett öppet och inlyssnande sätt lägger man grunden för tillit, gemensam målbild och engagemang – huvudingredienserna för framgångsrik samordning

Ekans målsättning inom detta område är att skapa en modell som ger konkret stöd för de som har samordningsansvaret för stunden men även till den part stafettpinnen överlämnas till i ett senare skede. En modell som intressenter, byggbolag, kommuner och fastighetsägare kan känna sig hemma i och trygga med. Allt för att skapa framtidens hållbara städer och samhällen.

Är du intresserad av samordningsfrågorna, kanske vill du ha stöd i ett kommande projekt, eller sitter du med ett projekt som behöver lite stöd för att det uppstått friktion? Då hjälper vi gärna till! Klicka här för att få aviseringar om nyheter på området.

Inom Ekan Management arbetar vi dagligen och professionellt med att stödja och utveckla organisationer i en tid av ständigt förändrade förutsättningar. Vi bidrar inom verksamhetsöversyn, processanalyser, förvaltningsmodeller, förändringsledning, digitalisering och portföljstyrning inom fastighet, samhällsutveckling och andra branscher. Välkomna att höra av er till oss!