Hybridarbete – hur gör vi nu?

Hur ska vi egentligen tänka kring hybridarbete i fortsättningen? Ska vi fortsätta som vi gör nu? Är detta “nya normala” verkligen det bästa för oss? Oavsett var ni befinner er i tankeprocessen så finns det självklart flera saker ni kan ha i åtanke när ni funderar över var medarbetarna egentligen ska jobba i framtiden – häng med!

Diskussionen om hybridarbetets vara eller inte vara har nog egentligen pågått ända sedan pandemin började klinga av. En del arbetsplatser har valt att röra sig bort från distansarbete och ser gärna att de anställda jobbar från kontoret fler dagar i veckan än tidigare. Samtidigt är det många, både anställda och arbetssökande, som värderar möjligheten till distansarbete högt.

I en undersökning från A Great Place to Work som genomfördes 2023 svarade till exempel 8 av 10 deltagare att de upplever arbetsgivare som erbjuder möjlighet till distansjobb som mer attraktiva. Och, det är många som verkar trivas med distansarbetet – hela 9 av 10 av de tillfrågade som jobbade på distans (helt eller delvis) ville fortsätta med det. I en annan undersökning som Akavia gjorde i september 2022 tittade man på hur jobbsökande ser på möjligheten att arbeta på distans. Här svarade tre av fyra att det är troligt att de inte skulle söka en anställning där de inte har möjlighet att helt eller delvis arbeta på distans.

Samtidigt pratas det också om nackdelarna med distansarbete: i undersökningen från A Great Place to Work tyckte bland annat 33 % av distansjobbarna att gemenskapen med kollegorna blivit sämre, och The Economist har skrivit om en nyligen utförd studie som visade att produktiviteten hos anställda som jobbade hemifrån var 18 % lägre än hos de som jobbade på kontoret.

Huruvida man blir mer produktiv på kontoret eller inte skiljer sig förstås från person till person – även åsikterna om försämrad gemenskap. Du som chef kanske tycker att det är svårare att leda dina kollegor på distans och skulle hellre se dem fler dagar på kontoret. Vissa vill jobba hemifrån mer, medan andra tycker att känslan av sammanhang försvinner när alla kollegor sitter utspridda. Och, några medarbetare tycker att de får mer gjort på distans, medan andra upplever att det är på arbetsplatsen de blir som mest effektiva. Så, hur bemöter man egentligen allas preferenser när alla tycker så olika?

Så kommer ni fram till rätt hybridlösning

Några som har forskat på distansarbete är Kristina Palm och Gisela Bäcklander från Karolinska Institutet och Calle Rosengren från Lunds universitet. På Suntarbetsliv delar de med sig av sina insikter och tipsar om hur verksamheter kan prata om distansarbete på ett konstruktivt sätt genom att svara på en serie frågor. De menar att A och O är att titta på distansarbetet från olika perspektiv – verksamhetens, medarbetarnas och chefernas synvinkel bör vägas in.

Här är några punkter som kan användas för att komma igång med ett samtal om vilka lösningar som passar just er verksamhet:

• Diskutera vad det finns för fördelar och nackdelar med att jobba på distans – glöm inte att utgå från de olika perspektiven (verksamheten, medarbetarna, cheferna). Ställ er också frågan hur ert samarbete påverkas av distansarbetet.
• Gör sedan samma sak igen, den här gången med fokus på att jobba på arbetsplatsen.
• Upprepa nu diskussionen, men med fokus på en hybrid lösning.

Genom att prata igenom både för- och nackdelarna med de olika lösningarna och samtidigt utgå från olika perspektiv kan ni alltså få en bättre överblick över vad som fungerar bäst i längden för just er verksamhet. Det blir en win-win – ni får större insikt i vad som är mest gynnsamt för medarbetarnas välmående, och om det går hand i hand med vad verksamheten behöver.

Här finns fler frågor och en vägledning att ladda ner, anpassade både för samtal i arbetsgruppen och för samtal mellan chef och ledning.

Få hybridarbetet att flyta – 4 tips

1. Skapa tydliga riktlinjer för hybridarbete
   Vilken lösning ni än kommer fram till, kan det vara smart att upprätta en policy för vad som gäller vid hybridarbete för att undvika onödiga missförstånd. En hybridarbetspolicy bör först och främst innehålla information om när och hur mycket det är tillåtet att jobba hemifrån. Den kan även klargöra om det finns tillfällen då medarbetarna bör vara på arbetsplatsen och specificera hur distanskommunikationen ska ske.
2. Håll koll på arbetsmiljön
   Enligt arbetsmiljölagen är det arbetsgivaren som är ansvarig för arbetsmiljön vid distansarbete, men både arbetsgivare och anställda ska samarbeta för en god arbetsmiljö. Med andra ord, skulle dina anställda uppleva problem med hemarbetsmiljön så ska de meddela dig som arbetsgivare så att du kan åtgärda problemet.
3. Självledarskap – en viktig nyckel till framgångsrika hybridteam
   Självledarskap innebär att ta ett större ansvar för att styra sitt eget arbete och utveckling. För verksamheten kan självledarskap bli en viktig grund för att distansarbetet ska fungera då medarbetarna lär sig att till större del styra sig själva. Dessutom kan det öka motivationen, engagemanget och prestationsförmågan hos medarbetarna. Inte så dumt, eller hur? Läs mer om hur ni kommer igång med självledarskap på arbetsplatsen.
4. Fixa en vattentät onboardingprocess
   Visste du att en välplanerad introduktion av nya medarbetare ökar chansen för att de stannar i minst tre år med 69 procent? Eller att det kan öka produktiviteten hos den nyanställde med så mycket som 50 procent? När flera kollegor sitter utspridda blir onboardingen ännu viktigare för att ge de nyanställda ett bra välkomnande. Börja i tid med introduktionen, håll dialogen levande från att anställningsavtalet är påskrivet, och se till att planera in dagar då alla är på kontoret för att den nya kollegan ska få lära känna både kollegor och företagskulturen. Läs våra tips om hur ni får till en lyckad onboarding.

Längtar ni efter digitala verktyg som underlättar det hybrida arbetet?

Vill ni ha full koll på tider och scheman var ni än befinner er? Delegera uppgifter med ett enda knapptryck, och samtidigt hålla koll på alla deadlines? I Flex HRM finns all viktig information för både chef och medarbetare samlad på ett och samma ställe – med digitala medarbetarsamtal kan du som chef dessutom göra regelbundna uppföljningar och få en överblick över både hur arbetet går och hur medarbetarna mår. Nyfiken på att höra mer om Flex HRM? Varmt välkommen att kontakta oss!

Sugen på ännu fler tips om hur ni får hybridarbetet att flyta? Missa då inte vårt webinar om hybridarbete den 10 november, där vi tittar närmare på hur du som chef skapar engagemang på distans, sätter tydliga ramar utan att tumma på anställdas frihet och hur du förenklar den nya hybrid-vardagen med Flex HRM. Hoppas vi ses där!