Snart måste även mellanstora företag ha en visselblåsarkanal

Har ditt företag 50 anställda eller fler? Då gäller det att vara rustad för de nya lagkraven om visselblåsarkanaler. Vi går igenom vad du som arbetsgivare behöver tänka på.

Det kan handla om miljöbrott, mutor, jäv, stölder och bedrägerier. En upphandling som inte verkar ha gått rätt till. Eller trakasserier och diskriminering. När någon larmar om något som är oetiskt, olagligt eller olämpligt kallas detta för visselblåsning. Den 17 december 2021 fick vi i Sverige en ny visselblåsarlag som ska göra det enklare, tryggare och säkrare att larma.

Såhär säger den nya visselblåsarlagen

Sedan tidigare har vi i Sverige haft en lagstiftning som bland annat ska skydda visselblåsare från att drabbas av repressalier, men med den nya visselblåsarlagen har skyddet förstärkts på flera punkter. Bland annat säger lagen att det räcker med ett allmänintresse för att du ska kunna visselblåsa – tidigare behövde det i princip handla om ett brott med fängelse i straffskalan. Det är också en bredare krets av personer som ska kunna visselblåsa och som omfattas av skyddet mot repressalier.

Men inte nog med detta, den stora skillnaden jämfört med tidigare är att det nu ställs krav på hur rapporteringen ska gå till. För det första måste företag ha en intern visselblåsarkanal på plats där medarbetare kan slå larm. För det andra ska det finnas tydliga rutiner på arbetsplatsen för att följa upp ärenden och återkoppla till den som har larmat. Vad detta innebär mer konkret ska vi titta närmare på här nedanför.

Här kan du läsa mer om förändringarna i den nya visselblåsarlagen.

Hur ska rapporteringen gå till?

Så, hur ska då rapporteringen gå till för att den ska uppfylla de nya lagkraven? Och uppföljningen? Jo, i korthet säger lagen så här:

• Det ska gå att rapportera skriftligt, muntligt samt vid ett fysiskt möte.
• Inom sju dagar efter lämnad rapport ska visselblåsaren få en bekräftelse på att rapporten tagits emot.
• Verksamheten ska utse personer eller avdelningar som hanterar visselblåsarärenden och som ska vara oberoende eller självständiga gentemot arbetsgivaren.
• Bestämmelserna i GDPR gäller för alla personuppgifter som förekommer i rapporten.
• Sekretess och tystnadsplikt gäller i hanteringen och utredningen av tips.
• Inte bara anställda utan även andra grupper såsom jobbsökande, volontärer, praktikanter, konsulter och tidigare anställda ska kunna visselblåsa.
• Information om kanaler och rutiner ska dokumenteras skriftligt. Den här dokumentationen ska på begäran kunna lämnas till Arbetsmiljöverket vid en tillsyn.

Då måste ditt företag ha en visselblåsarknal

Visselblåsarlagen trädde alltså i kraft den 17 december 2021. När det kommer till kravet på rapporteringskanaler gäller dock olika deadlines beroende på verksamhetens storlek:

• 17 juli 2022 var deadline för offentliga verksamheter och företag med 250 eller fler anställda.
• 17 december 2023 är deadline för privata verksamheter med 50-249 anställda.

Digital visselblåsarkanal – vilka är fördelarna?

Måste då företaget ha ett systemstöd för visselblåsning? Kort svar: Nej. Det finns inget i visselblåsarlagen som säger hur rapporteringen ska gå till rent tekniskt – så länge företaget lever upp till de krav vi räknade upp här ovan. Det betyder att en visselblåsarkanal även kan utgöras av till exempel en mejladress eller ett telefonnummer som görs tillgängligt för alla i verksamheten.

Med detta sagt är det många arbetsgivare som ändå väljer en digital lösning. Och det finns många goda anledningar att göra det. Först och främst: ett systemstöd för visselblåsning är utvecklat för att erbjuda anonymitet och trygghet för rapportörer – samtidigt som du slipper oroa dig för både GDPR- och sekretesskrav. Ytterligare en klar fördel är lättillgängligheten. Med ett digitalt gränssnitt kan anställda skicka in sin rapport i några snabba klick, vilket sparar tid och minskar tröskeln för att rapportera. Dessutom automatiseras hanteringen av ärenden, vilket ger snabbare svar och en mer effektiv process från start till mål.

Sist – men absolut inte minst – att visa att företaget tar visselblåsning på allvar är positivt för arbetsgivarvarumärket och bidrar till att skapa en företagskultur som främjar öppenhet och ansvar.

Förenkla visselblåsningen med Flex HRM och Qnister Whistle

Du vet väl om att vi på Flex Applications kan erbjuda en digital visselblåsarkanal direkt i vårt personalsystem Flex HRM? Via visselblåsarfunktionen som erbjuds i samarbete med Qnister kan anställda rapportera in sina ärenden snabbt, tryggt och anonymt – bara scanna en QR-kod och du kommer direkt till formuläret i Qnisters molntjänst. Kontakta oss om du vill veta mer!