Älmhults kommun effektiviserar och förenklar dataförflyttning med Frends integrationsplattform

När Älmhults kommun tog ett helhetsgrepp om sin digitaliseringsresa blev det tydligt att man behövde implementera en integrationsplattform att samla sina utvecklingslösningar på. Frends iPaaS var det verktyg som uppfyllde alla krav.

Affärsmål

Älmhults kommun ligger i Småland och har en befolkning på ungefär 18 000 invånare. För ett par år sedan tog kommunen fram en digitaliseringsplan där man konkretiserade hur välfärd, utbildning, arbetsmarknad och samhällsutveckling kan gynnas. I framtagandet av planen blev det tydligt att många processer måste effektiviseras och automatiseras, för både anställda och invånare. Därför har man valt att börja arbeta med Frends integrationsplattform.

Nu kan Älmhults kommun förflytta och förädla data mellan kommunens många olika IT-system. Lösningarna för integrationer är inte längre spretiga och personberoende, utan är enkla för alla inom organisationen att komma åt. Utvecklingstiden för införandet av nya funktioner har kortats ned.

”Frends integrationsplattform uppfyllde alla våra på förhand satta krav och var dessutom väldigt enkel att komma i gång med. Att påbörja bygget av en ny integration kan även en anställd som inte är så teknisk lösa. Det sänker trösklarna att komma i gång med nya projekt och är en stor fördel för oss som inte är en jättestor organisation,” säger Kim Franzén, IT-arkitekt på Älmhult kommun.

Integrationsutmaningar

Tidigare har Älmhults kommun arbetat med flera olika lösningar för integration. I många fall har det handlat om speciallösningar och leverantörsspecifika integrationer som varit utplacerade lite överallt i de olika IT-miljöerna och på servrarna. Resultatet blev spretigt och ineffektivt och ledde till att varje utveckling av en befintlig eller ny integration hade en lång startsträcka. Dessutom var många lösningar personberoende, då endast den utvecklare som byggt integrationen kunde lösa problem när något inte fungerade.

”Om en kollega slutade tappade vi kunskapen om integrationerna denna byggt eftersom allt var speciallösningar. Vi upplevde också att vi behövde bygga en ny lösning varje gång en ny integration skulle göras eftersom det var för krångligt att återanvända det vi gjort tidigare. Det ledde till att det blev en alldeles för hög tröskel att integrera program.”

Lösningen blev Frends iPaaS, och idag är Älmhults kommun mitt uppe i arbetet att flytta över och ersätta alla speciallösningar.

Resultaten

Efter att ha använt Frends integrationsplattform i ungefär 1,5 år har Älmhults kommun idag ett 30-tal integrationer i produktionsmiljö och ytterligare cirka 200 i utvecklingsmiljön. Huvudsyftet man använder plattformen till är att kunna flytta data mellan olika system. Det kan exempelvis handla om att låta bokföringsfiler automatiskt levereras till ekonomisystemet.

Utöver det använder man den även för sina E-tjänster, där medborgare exempelvis inte behöver fylla i all information själv i ett formulär utan kan få det automatiskt ifyllt. De arbetar även med ett onboardingprojekt, där olika steg i processen automatiserats. De använder också Frends integrationsplattform för sitt datalager, som stöd i robotisering och automatisering av behörighetsdelning – och så vidare.

”Frends är en väldigt bra samarbetspartner till oss. De är duktiga på att bjuda in till olika events där de presenterar möjliga lösningar och låter oss träffa deras kunder inom samma område som vi. De uppmuntrar verkligen till att vi ska inspireras av varandra och har till och med startat ett kommunforum där vi kan dela lösningar. Det är väldigt ovanligt och mycket uppskattat! Det märks att det är produkten i sig som är värdefull för Frends, inte konsulttiden.”

Framtidsplaner

Arbetet med att flytta över gamla integrationer pågår för fullt för Älmhults kommun. Framöver är planen att använda Frends integrationsplattform som sin primära lösning, vilket möjliggör digitaliseringsresan när manuella processer kan bli automatiserade.

I framtiden hoppas man också kunna släppa in fler roller i Frends plattform, som exempelvis systemförvaltare som då själva kan övervaka integrationer kopplade till deras verksamhetssystem.

”Vi har saker på gång hela tiden! Det är helt nytt för oss att kunna utveckla så mycket själva med de resurserna och timmarna vi har. Det viktigaste är att allt vi gör gynnar befolkningen i kommunen. Genom att vi kan automatisera bort ett repetitivt arbete får vi mer tid över till att hjälpa invånarna.”

Med hjälp av Frends har Älmhults kommun kunnat:

• Spara in kostnader och tid
• Enklare förflytta och förädla data mellan olika system
• Bygga bort spretiga och personberoende integrationslösningar

Resultat:

• Bättre processer
• Kortad utvecklingstid
• Ökad kvalitet