Sundbybergs kommun gör besparningar och ökar synlighet med Frends integrationsplattform

Affärsmål
Sundbybergs kommun är beläget i Stockholms län i östra Mellansverige, strax norr om Stockholm. Kommunen såg ett behov av att ta kontroll över sina integrationer samt skapa transparens och synlighet i sina system och processer.

Med Frends integrationsplattform kan kommunen nu komma åt och arbeta i integrationssystemet, och därmed utföra uppgifter som tidigare inte var möjliga. Kommunen kan dessutom öka den interna kunskapsnivån och spara både tid och pengar för alla intressenter. Sundbybergs kommun var också positiva till att Frends kunde förse kommunen med färdiga mallar för integrationsprocesser som är lätta att återskapa.

– Frends var väldigt öppna för att vi skulle få chansen att testa deras lösning, vilket var till stor hjälp. De visade oss också två olika fall som kunde lösas med integrationer, och som vi omedelbart kunde implementera i vår produktion, säger Richard Nergell, tf IT-driftchef/Enhetschef på Sundbybergs kommun.

Integrationsutmaningar
Kommunen har behov av flera mjukvarusystem för att kunna möta både anställdas och invånares behov. Att effektivisera integrationerna mellan dessa system kan dock vara utmanande. Innan de valde Frends iPaaS använde Sundbybergs kommun en leverantör som hjälpte dem – men det saknades transparens och insyn i integrationssystemet.

Processerna var dessutom långsamma, dyra och resurskrävande. Sundbybergs kommun var tvungna att skapa direkta punkt-till-punkt-integrationer mellan olika system som så småningom fick dem att inse att de behövde en Integration Platform as a Service, något kommunen hittade i Frends iPaaS.

– Frends-plattformen är flexibel, smidig och enkel att arbeta i. Även om det nu krävs en viss tid för att flytta integrationer till att köras via Frends vet vi att det kommer att vara kostnadseffektivt i längden, fortsätter Richard Nergell.

Resultaten
I dag har Sundbybergs kommun i huvudsak två stora system som de flesta integrationer kan härledas till; det ena är för skolväsendet och det andra är till för personal och förvaltning i kommunen. Frends första stora uppdrag med Sundbyberg var en Google-integrering i ett system avsett för studenter. Lars Petersson, IT-infrastrukturarkitekt på Sundbybergs kommun berättar:

– Tidigare var vi tvungna att köra alla elevers register via vårt AD (Active Directory) och manuellt ta ut information från ett system, skapa konton och integrera med Google. Nu gör Frends allt detta åt oss. Samtidigt har vi kunnat upprätthålla den aktuella noggrannheten i datan. Vi raderade 5000-6000 konton och sparade mycket pengar och resurser på kontohantering för skolan.

En stor skillnad mellan Sundbybergs tidigare integrationssystem och Frends iPaaS är felrapporteringen: Så fort något inte fungerar som det ska larmar Frends iPaaS och skickar ett meddelande med information till kommunens team som snabbt kan agera på det. Teamet hos Sundbyberg är också nöjda med hur lätt det var att lära sig och komma in i att använda Frends-plattformen:

– Även om vi inte är specialister på Frends har vi fortfarande tillgång till systemet och kan utföra enkla uppgifter. Processledning är lätt att förstå, där du snabbt ser vad du gör, så vi kan lära oss mer och prova olika saker själva. Plattformen har tre olika miljöer – utveckling, test och produktion som gör det enkelt och smidigt att bygga något och sedan testa det, säger Lars och fortsätter:

– Det är också avgörande för oss att det är GDPR-kompatibelt, vilket Frends-plattformen är. Vi vill inte skicka vår data utanför Sverige, så att vi har ombuden internt är väldigt bra. Och inte bara ur ett IT-säkerhetsperspektiv, det förenklar även processen med att leverera data till andra system när vi har det internt i stället för i molnet.

Framtidsplaner
Sundbybergs kommun håller fortfarande på att ta bort gamla integrationer från sina tidigare system, men en del är redan flyttade och alla nya integrationer kommer att köras via Frends.

– Så småningom vill vi köra det här själva. Men vi är inte riktigt där än, och under tiden är Frends en hjälpande hand, och vi kommer att använda deras stöd för alla integrationer i framtiden. Till skillnad från många andra plattformar behöver du inte betala per integration eller API-anrop med Frends. I stället betalar vi per plattform varje månad med våra integrationer inkluderade, vilket förenklar budgetering, säger Richard och fortsätter:

– Vi har bara skrapat ytan av vad Frends har att erbjuda. Det finns många andra spännande funktioner, som RPA-teknik (Robotic Process Automation) i deras plattform, som vi inte har utforskat ännu, men som definitivt kan bli intressant i framtiden.

Med hjälp av Frends har Sundbybergs kommun kunnat:

• Automatisera processer
• Få kontroll över migrerade integrationer
• Frigöra både tid och pengar

Resultat:

• Förbättrad synlighet
• Förbättrad felhantering
• Snabbare upplösningstid