Frends hjälper Helsingborg kommun att jobba mer datadrivet

Helsingborgs kommun valde Frends iPaaS (Integration Platform as a Service) som sin strategiska integrationsplattform. En modern, framtidssäkrad, kostnadseffektiv och säker plattform var ett nödvändigt steg på vägen för Helsingborg att accelerera sin digitalisering och nå målet att bli en datadriven stad.

Affärsmål
Precis som många andra kommuner stod Helsingborg inför ett antal utmaningar grundade i stadens demografiska situation. Allt fler barn föds in i kommunen samtidigt som invånarna lever längre. Detta har lett till att den procentuella andelen av skattebetalare har minskat, medan kraven på service är högre än någonsin.

Helsingborgs digitaliseringsavdelning fick uppgiften att utforska hur de kunde accelerera digitaliseringen ytterligare och bli en stad som drivs av data. Bland annat utforskades hur AI (artificiell intelligens) och automatisering kunde användas. Ett viktigt steg på vägen var att implementera en ny och modern integrationsplattform som möjliggör delning av data i realtid mellan olika affärssystem.

Integrationsutmaningar
Helsingborg var i behov av en generell integrationsplattform. Med hjälp av Frends kunde kommunen ta sina första steg mot att bli en datadriven och mer digitaliserad och automatiserad stad.

– Vi behövde en komplett plattform, och efter att ha utvärderat flera alternativ på marknaden föll valet på Frends, en modern plattform som erbjuder en långsiktig lösning som bidrar till att motverka organisatoriska silos. Vi uppskattade det hybrida upplägget, och den tydliga och transparenta prissättningsmodellen. Dessutom kunde Frends erbjuda samma funktionalitet både via molnet och lokalt, säger Johan Åhlén, Data Management Architecht på Helsingborgs kommun.

Som kommun är det många viktiga delar att tänka på när det kommer till att välja rätt partner, förklarar Johan Åhlén.

– Frends lyssnade på våra behov och kunde dessutom erbjuda en helt compliant molnlösning, vilket är avgörande för oss för att följa GDPR. Tack vare denna lösning kan vi fokusera på att bygga integrationer istället för att sköta infrastruktur, säger Johan Åhlén.

Helsingborg uppskattar också att Frends är Open Source och att de har möjligheten att göra kontroller på kodnivå.

– Vi älskar att Frends tasks och källkod är lätt att komma åt via GitHub. Transparens är avgörande för oss, och gör att vi kan verifiera exakt vad varje task gör, vilket också gör anpassningar lättare, säger Johan Åhlén.

Resultat
Med Frends kan Helsingborg stad skapa återanvändbara processer och API:er. Frends erbjuder bland annat en AI-lösning som hjälper barnen i Helsingborg kommun, fortsätter Johan Åhlén.

– Barn har många frågor. För att försöka besvara dem har vi utvecklat Laiban, en internt utvecklad AI-assistent som barn kan använda på en iPad i kapprummet. Laiban lyssnar och kan svara på frågor på flera olika språk. Med hjälp av Frends har vi byggt en integration från Laiban till vår backend, säger Johan.

Laiban iPad interface (source: https://laiban.helsingborg.se)

Med Laiban kan barnen fråga saker som “Vem hämtar mig idag? Och när?”, “Vad blir det till lunch?” eller “Kommer min kompis till dagis idag?”. AI-assistenten är nu i användning på omkring 40 av Helsingborg stads förskolor och under fortsatt utveckling tillsammans med barn och pedagoger.

– Säkerhet och integritet var extremt viktigt. Frends hade redan de funktioner vi behövde, vilket kortade ner tiden som krävdes för att utveckla integrationen rejält, fortsätter Johan.

Helsingborg stad kunde också utveckla ett bokningssystem för sina invånare, där Frends online backend kopplar samman alla backend-system.

– Det kan användas på flera olika sätt, och vi vill bygga det som en generell lösning. En annan fördel med Frends är att plattformen använder MS.Net, vilket gör det lätt att integrera med andra MS-system och vi kan spara mycket tid, säger Johan Åhlén.

Framtidsplaner
Helsingborg stad har nu omkring 25 processer som körs samtidigt, backade av Frends, berättar Johan Åhlén.

– Jag är säker på att vi kommer utveckla många fler processer i framtiden. En av de bästa funktionerna med Frends är att de erbjuder standard-tasks för det mesta vi behöver, vilket gör att vi kan spara mycket tid.

Magnus Lindhe är produktchef för initiativet att göra Helsingborg till en datadriven stad och ansvarig för Frends från ett affärsperspektiv. Han tillägger att omkring 25% av utvecklingstiden har kunnat sparas tack vare Frends, vilket bara är en av många fördelar.

– Störst fokus ligger på återanvändbarhet och vi förväntar oss att kunna spara ännu mer tid i framtiden. Dessutom är Frends Ops automatiskt inkluderad med låg driftkostnad. Med Frends har vi en licens för alla integrationer och inga extra kostnader. Från ett affärsperspektiv tror jag att det är rätt väg att gå. Vårt mål är att utföra nästan alla våra kommande integrationer med Frends, säger Magnus Lindhe.

Resultat och höjdpunkter i siffror
Automatiserade processer som utvecklats: 25
GDPR och cloud-compliant integrationer
Utvecklingstid som minskat med 25%