Är 2020 året då svenska arbetsplatser får uppleva bättre interna möten?

Interna möten påverkar de allra flesta i en organisation och på arbetsplatser runt om i Sverige varje vecka och för många dagligen.

Det skulle kunna vara väldigt positivt eftersom de interna möten är forum där vi får möjlighet att påverka och samverka med andra. I våra möten utvecklar vi våra verksamheter och ser till att vi tillsammans hjälps åt så att vi når våra mål.

Tyvärr så upplever de flesta medarbetarna och chefer inte att de interna mötena som väl investerade tid och att mötena inte är effektiva eller energigivande.

Denna är upplevelse är enligt mätningar helt relevant då ineffektiva möten i Sverige årligen kostar  miljarder bara i lönekostnad.

Högst befogade frågor att ställa på varje arbetsplats är:

Hur bra anser vi att våra interna möten är?

Har vi koll på vilka möten vi har?

Varför har vi de olika mötena?

Är det tydligt vad vi ska åstadkomma på våra möten?

Har vi ett önskvärt beteende på våra möten?

Interna mötena är en ledningstratgisk fråga och ansvar. Här behöver vi ett ”top down ledarskap” och om och när de interna mötena ska förbättras behöver ledningen vara drivande och involverade.

Vi möts av både rädsla och osäkerhet från personer i ledande befattningar av de interna mötena och den egna möteskulturen. Trots insikt att mötena både kan och borde förbättras på flera områden och att frigöra tid är den som lockar så får vi ta det sen, det är för mycket annat just nu.

Så trots att de flesta vill frigöra tid i sina organisationer samt personliga scheman och att onödiga möten skulle frigöra tid så får det alltså vänta och vänta och ytterligare vänta.

Det är här rädslan och osäkerheten kommer in i bilden, frågan är varför? Och rädsla för vad?

Vi har primärt noterat tre anledningar.

1.Man ser de interna mötena och möteskulturen som ytterligare en process eller ett projekt, vilket man verkligen inte mäktar med.

2.En föreställning om att förbättra de interna mötena innebär stora resurser i form av tid och pengar.

3.Eftersom få i ledande befattningar har någon utbildning kring hur man strategiskt skapar en hållbar möteskultur så fruktar man anledning nr 1 & 2.

Vår uppfattning är att mötena/möteskulturen inte är en process eller ett projekt. Våra möten är kittet mellan allt vi gör. Det är inte resurskrävande. Att förbättra möteskulturen görs genom att koppla ihop mötena med befintliga processer såsom medarbetarundersökningar, mål, verksamhetsplan, ledarskapsutbildningar, synliggöra tiden vi deltar i möten etc.

Ägandeskap, mod och kompetens kring våra möten behövs!

För att vi ska få bättre möten på våra arbetsplatser behöver våra chefer och ledare ta ansvaret för de interna mötena och ha modet att skapa en hållbar möteskultur.

Min förhoppning är att vi under 2020 får se flera goda exempel och förebilder!

Heléne Arvidsson, VD gr8 meetings