Doktor.se effektiviserade hela sin rekryteringsprocess – med smart automation och digital referenstagning

Bakgrunden

Doktor.se är en av Sveriges snabbast växande digitala vårdgivare – och med ett högt rekryteringstempo krävs smidiga, skalbara processer. Men så sent som för några år sedan kantades rekryteringsarbetet av manuella moment: dokumentation i olika system, utspridd information och en referenstagning som slukade tid.

Att ringa referenser var särskilt resurskrävande. Med minst tre referenser per kandidat – och med svårigheten att nå folk under arbetstid – drog processen ofta ut på tiden.

– “Vi visste att det måste gå att göra smidigare. Vår största utmaning var att bevara kvaliteten, men eliminera onödigt krångel,” säger Sandra Forsberg, HR-generalist.

Lösningen

Lösningen blev en helhetsstrategi för modern, effektiv rekrytering:

• Teamtailor som nav för kandidatflödet
• Grade för digital, kompetensbaserad referenstagning
• En sömlös integration som eliminerar onödig handpåläggning

Doktor.se, som använt Teamtailor sedan 2018, utnyttjar plattformens triggerfunktion för att automatisera viktiga steg i rekryteringsflödet. Referenstagningen har blivit en naturlig del av detta flöde – och sker nu med ett enda klick, direkt från kandidatkortet i Teamtailor.

Referensförfrågan skickas automatiskt, och tack vare Grades mobilanpassade gränssnitt och BankID-verifiering kan referensgivare svara när det passar dem – även kvällar och helger.

Resultatet

Resultatet talar för sig självt:

• 40 % av alla referenser besvaras utanför kontorstid
• 10 % hanteras helt under helger
• Flera manuella steg har ersatts med smart automation
• HR-teamet får tillbaka tid – utan att tappa kontroll

Men det handlar inte bara om effektivitet. Genom att koppla ihop Teamtailors karriärsidesbyggare, kommunikationsverktyg och triggerflöden med Grade digitala referenstagning har Doktor.se också stärkt sitt arbetsgivarvarumärke.

Kandidatupplevelsen har blivit mer professionell och sammanhållen, och kommunikationen med både kandidater och referensgivare fungerar sömlöst genom hela processen.

Med kombinationen av Teamtailor och Grades digitala referensverktyg har Doktor.se byggt en rekryteringsprocess som matchar deras snabba utveckling – datadriven, automatiserad och mänskligt designad. Det är en modell som frigör resurser, höjer kvaliteten och gör det enklare att växa – med rätt människor, snabbare.