Digital referenstagning ett vinnande koncept för Stockholms stad

Karin Toll Lane arbetar som avdelningschef på Stockholms stad inom verksamhetsområdet Rekrytering som ingår i Serviceförvaltningen. Serviceförvaltningen ser bland annat till att de över 40 000 anställda inom Stockholms stad får lön varje månad och de är också ansvariga för att staden gör kvalitativa upphandlingar som sparar skattemedel.

Karin har mångårig erfarenhet inom HR och rekrytering. Hon har arbetat med allt från personbedömning och ledarutveckling till affärscoachning och rekrytering. Hon har också arbetat inom akutsjukvården som kurator och som socialsekreterare inom det kommunala flyktingmottagandet. Hon har stor nytta av sin breda kunskap i sin nuvarande roll, då hon både är med och bidrar till att samhället förbättras, men hon tampas också med de utmaningar som följer med en stor organisation.

– Det är värdefullt för mig att kunna vara med och bidra till samhällsnytta och ändå få arbeta med tjänsteförsäljning där målet är hög kvalitet men med ett nollresultat. Dock tar det tid att driva förändringar, vilket är förståeligt då allt måste utredas och planeras, men det kan ibland kännas frustrerande och då är det tur att jag har fantastiska och engagerade kollegor.

Kompetensbaserad rekryteringsprocess en framgångsfaktor

Verksamhetsområdet Rekrytering hanterar cirka 10–15 % av Stockholms stads rekryteringsprocesser och under 2022 genomförde Karin och hennes kollegor cirka 1000 rekryteringar. Karin berättar att som hos många andra arbetsgivare märks kompetensbristen av när det gäller flera yrkeskategorier.

– Vi utgår från kompetens i vår rekryteringsprocess men numer utgår vi även från potential eftersom kompetens ibland är en bristvara. Vi använder kompetensbaserat urval, intervjuteknik och vi tar även referenser utifrån de kompetenser vi eftersöker. När vi gör chefsrekryteringar och specialistrekryteringar har vi ofta arbetspsykologiska urvalsverktyg, och för roller som får många ansökningar använder vi ibland screeningverktyg för att få till ett mekaniskt urval.

Stockholms stad vill stärka fokus på kompetens i sina rekryteringar. Karin berättar att när de arbetar kompetensbaserat minskar de aktivt risken för subjektiva bedömningar och fördomar. Det underlättar och ger ett effektivt urvalsarbete och det gör ansökningsprocessen enklare för kandidaterna.

– Vi har ett pågående projekt med att arbeta med rekrytering utan personligt brev. Alla våra rekryteringskonsulter har fått i uppdrag mellan oktober – mars, att göra 2–3 rekryteringar utan personligt brev. I början av februari har vi startat över 70 rekryteringar där vi tagit bort möjligheten att skicka in ett personligt brev. Det har uppskattats av både chefer och kandidater och våra rekryteringskonsulter ser att det har effektiviserat urvalsarbetet och satt fokus på rätt saker. Projektet ska följas upp i mars/april nu i år.

Digital referenstagning – enormt effektivt

Redan 2019 gjordes en förstudie och digital referenstagning infördes som ett pilotprojekt. År 2020 började Stockholm stad använda Grade Refensa för digital referenstagning. Karin poängterar att hon inte kan förstå hur organisationer som finansieras av allmänna medel fortfarande använder traditionell referenstagning och låter skattebetalarnas pengar gå åt till detta ineffektiva och tidskrävande arbete.

– Innan vi använde digital referenstagning kunde en rekryteringsprocess förlängas med cirka 1–2 veckor, dels för att det tog lång tid att först få tag i referensgivarna på telefon, dels för att man var tvungen att boka in datum och avsätta tid för själva referenssamtalet. Referenstagningen var ett tidsödande moment för alla parter när den gjordes på traditionellt sätt och det fanns dessutom alltid en risk att någon la till eller drog ifrån något när de återkopplade till rekryterande chef.

Digital referenstagning med Grade Refensa har underlättat och effektiviserat enormt för Stockholms stad. Med digital referenstagning kan man ställa exakt samma frågor till alla referensgivare och det är enkelt att använda kompetensbaserade frågor för att kunna bekräfta den bilden kandidaten har gett.

– Processen blir dessutom säker då det sker en systematisk kontroll i systemet när alla våra referensgivare identifierar sig via BankID, berättar Karin. Sen är det också jättemycket värt för referensgivarna att de kan svara när det passar dem. Om våra kunder vill ha traditionell referenstagning idag får betala extra timarvode för det.

Nyligen mottog Karin och hennes kollegor stadens fina kvalitetsutmärkelse och de har även fått höga siffror som bekräftar att kunderna är nöjda med deras tjänster. Karin berättar att de har haft stort fokus på kundnöjdhet, professionellt kompetensbaserat rekryteringsarbete och en god kandidatupplevelse.

– Vår kundnöjdhet är extremt hög och det har den varit sedan vi började mäta år 2014. Betyget för referenstagningsprocessen som vi får av våra kunder inom Stockholms stad ligger på 9,57 av 10, vilket är en skyhög nivå. Vi involverar alla medarbetare i vårt arbete och det är genom den utvecklingsvilja och det engagemang som finns som vi har kunnat nå våra fina resultat, avslutar Karin.