Finansiell rapportering och styrelsearbete

Hur många gånger har jag inte hört att ett företag har bytt ut sitt ekonomisystem för att få en ny bra rapportgenerator, så att rapporter kan byggas på ett enkelt sätt. Men blev det bättre rapporter? Jag har inte sett så många exempel. Men det finns säkert exempel på det i och för sig.

Min erfarenhet av styrelsearbete är att den finansiella rapporteringen ska se ut på samma sätt på varje styrelsemöte och naturligtvis är det en smart strategi. Att förstå en komprimerad och analyserande rapport som utgör underlag för beslut är en lång process och finns det en bra rapportstruktur som ger bra underlag för styrning av verksamheten - varför ska man ersätta den?

Det är svårt att bygga bra rapporter som är analyserande och kompakta. Oftast kräver ekonomisystemens rapportgeneratorer konsulthjälp. Radmallar, kolumnmallar och selekteringsvillkor i en salig röra som i princip endast upphovsmannen klarar av att förstå. Inte konstigt att det finns så många styrelserapporter framtagna i Excel – oberoende av ekonomisystemets rapportgenerator.

1998 skapades föregångaren till vårt system Miagor Suite, med syfte att få styrelserapporter färdiga på minuter. Det gamla systemet byggde på att de befintliga rapporterna i Excel knöts ihop med ekonomisystemet och uppdaterades automatiskt. En av mina kunder som installerade föregångaren för cirka 10 år sen, har använt den rapportstrukturen sedan dess – utan att ringa och be om hjälp. I förra veckan ringde kunden och ville ha en uppdatering. Den ekonomichefen var nöjd över att rapporterna var så välanvända!

Idag installerar många företag nya typer av system för rapporter. Nu handlar det om analys, drilldown och flexibilitet. Och det kostar pengar, för det är fortfarande samma visa med att det krävs konsulthjälp för att få ihop en rapportstruktur. Men accepterar styrelsen denna form av rapportering eller får styrelsen fortfarande rapporter framtagna i Excel och med det utseendet styrelsemedlemmarna är vana vid? Jag går och tror att styrelsearbetet mår bäst av de inarbetade rapporterna – analyserande och kompakta – oftast framtagna i Excel. Jag tror det till en så hög grad att vårt företag har satsat pengar och uppgraderat det gamla rapportsystemet från 1998 till Miagor Suite med en ny och fräsch plattform i senaste teknik i webbmiljö – och Excel, för det förstår sig ekonomer på.