Sommarplanera din PR

Efter en intensiv och annorlunda vår är sommaren äntligen här! Vanligtvis går många kommunikatörer fortfarande på högvarv med tanke på Almedalen, som brukar vara den sista stora uppgiften innan semester. I år har vi i stället lite mer tid att fundera över planen för sommaren.

Någonting som vi lärt oss under den här våren är att när extraordinära saker sker i samhället behöver vi snabbt agera och ställa om. Ingen vet ännu hur utvecklingen med Covid-19 kommer att fortgå, så det gäller att göra en plan för vem, och vad ditt företag eller organisation behöver kommunicera i sommar.

Analysera läget: Covid-19
Medierapporteringen har under månader präglats av Covid-19, och nu finns ett allmänt sug efter andra typer av nyheter. Just på grund av den intensiva Corona-rapporteringen tvingades många företag och organisationer att ställa om sin kommunikation.

Lättnaden i medielandskapet, tillsammans med den vanliga nyhetstorkan under sommaren, innebär möjligheter för företag och organisationer att återuppta inställda planer och aktivt kommunicera igen. Kanske sitter du på någon spännande data eller andra initiativ som tajmingen nu är rätt för.

Krisförbered
Vad händer om någonting skulle inträffa i mitten på juli, när de allra flesta är på semester? Vem är ansvarig för att släcka bränder och krishantera? Se till att sätta upp tydliga riktlinjer så att alla vet hur de ska hantera saker som dyker upp när övriga på kontoret är iväg på semester.

• Skapa en telefonlista och specificera noga vem man ska ringa i vilket ärende. Förbered för större situationer genom att sätta upp en telefonkedja, dvs larma först den person som är ansvarig för att avgöra om hela krisgruppen behöver kontaktas och gör klart en kedja så alla vet vem som ringer vem.
• Var noga med att informera sommarvikarier och annan personal vilken insats som krävs för vilken typ av situation.
• Se till att ledningsgrupp och andra ansvariga personer är medvetna om att de står på on-call-listan ifall någonting skulle hända.
• Fyll i vår mall för kriskommunikation och använd som stöd. Du hittar den här!

Utvärdera och planera för hösten
Det finns både stora och små lärdomar att plocka med oss från året som hittills gått. Många har arbetat hemifrån, lyckats med snabb digitalisering, hittat nya arbetsprocesser och balansera privat- och arbetsliv på ett helt nytt sätt.

Ta en ordentlig funderare kring vad som faktiskt varit bra under våren, och försök att plocka med processer som fungerat bra.

Plocka/städa upp
Under de lugnare sommarmånaderna kanske du till och med hinner med en digital sommarrensning. Gå igenom, rensa bort eller uppdatera allt som går!

• Rensa inkorgen på gamla mejlkonversationer
• Uppdatera dina kontaktlistor över journalister och influencers
• Se över strategidokument och uppdatera planen för året

Lycka till - och glad sommar!