Örebro kommun i framkant med e-signering av sekretess

Örebro kommun fortsätter övergången till e-underskrifter i sina verksamheter med en e-signeringstjänst som är godkänd för sekretessuppgifter. Trots det vägrar vissa svenska myndigheter fortfarande att ta emot elektroniskt underskrivna dokument.

Sedan september 2019 har Örebro kommuns e-tjänst Signeringsportalen använts för att justera politiska protokoll, skriva på beslut och underteckna avtal. I början av maj 2020 godkändes den även för e-underskrifter av dokument som innehåller sekretess, något som varit ett prioriterat mål för projektet sedan starten.

– Att kunna e-signera dokument med sekretess har varit ett viktigt steg för projektet och framförallt väldigt efterlängtat av många verksamheter och nämnder, säger Malin Björnholdt, projektledare för E-signering i Örebro kommun.

Godkännandet innebär bland annat att Socialjouren har kunnat börja skriva under dokument med sekretess i sin verksamhet:

– Med Signeringsportalen har vi en teknisk lösning som Örebro kommun känner sig helt trygga med, även för dokument som innehåller sekretess, säger Catharina Centerfjäll, kvalitetsdirektör i Örebro kommun.

För att kunna använda Signeringsportalen till sekretessdokument har IT-säkerhet och nivå av e-underskrift varit helt avgörande. Alla system har säkerhetsgranskats och allt loggas noggrant. E-signaturerna görs med personliga certifikat som ger avancerade elektroniska underskrifter, en e-signeringsnivå som garanterar signatärernas identitet. Det är också denna nivå som Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) rekommenderar för offentliga aktörer. E-signeringslösningen följer även EU-förordningen eIDAS, som är lag i alla EU-länder.

Men en del svenska myndigheter vägrar fortfarande att ta emot digitalt underskrivna dokument, vilket orsakar problem för vissa av kommunens verksamheter som behöver skicka e-signerade beslut:

– Det här är olyckligt med tanke på det gedigna arbete som vi gjort med att ta fram en säker och hållbar e-signeringslösning i vår ambition att digitalisera gamla analoga flöden och effektivisera våra arbetsflöden, säger Lars Nilsson, objektledare verksamhet för kommungemensamma stödobjekt.

Även långsiktigt bevarande, eller e-arkivering, av digitalt undertecknade dokument har varit en mycket viktig del av projektet. E-signeringen görs så att e-underskrifternas giltighet kan granskas och säkerställas fem, tio eller femtio år fram i tiden.

– När ett dokument skrivs under i Signeringsportalen bakas all signeringsinformation och alla certifikat in i PDF-dokumentens metadata. Det görs i enlighet med en standard för bevarande och validering över lång tid, som kallas LTA/LTV. Det gör att vi känner oss helt trygga i att underteckna även känsliga dokument digitalt och spara dem för lång tid framöver, säger Malin Björnholdt, projektledare.

Örebro kommun har jobbat i tre år med införandet av e-underskrifter i organisationen, först som förstudie, sedan pilotprojekt och nu i projektet E-signering med fokus på införande. Projektet är en del av den kommunövergripande strategin Digitalt först, som består av huvuddelarna Teknikresan, Funktionsresan och Kulturresan. E-signeringsprojektets mål har varit att kunna ersätta “bläck på papper”; att skapa miljövänliga, hållbara och helt digitala flöden för dokument i administrativa processer, genom att hjälpa verksamheter igång med e-underskrifter.

E-signeringsprojektet fortsätter inom Örebro kommun fram till juni 2021 med bland annat vidareutveckling av e-tjänsten Signeringsportalen, samt en fortsatt utrullning av e-signering till nya verksamheter. Projektet ska även undersöka vidareutveckling av e-arkivet, för att automatiskt kunna hämta och tillgängliggöra metadata direkt från de elektroniska signaturerna.

Mer information

Läs mer om Örebro kommuns strategi kring digitalisering på orebro.se.

Kontaktpersoner

Lars Nilsson, objektledare,
019-21 45 51, lars.a.nilsson@orebro.se

Malin Björnholdt, projektledare E-signering,
0730-93 37 37, malin.bjornholdt@orebro.se

Catharina Centerfjäll, kvalitetsdirektör,
019-21 47 88, catharina.centerfjall@orebro.se