Semesterårsskiftet – Så gör du steg för steg

För många av oss som arbetar med löner närmar sig nu semesterårsskiftet. Har du koll på rutinen? Med hjälp av Susanne Fagerström, Application Consultant Specialist, har vi tagit fram en checklista som hjälper dig att inte missa något.

1. Gör klart lönen som tar med avvikelser fram till och med 31 mars.
Vanligtvis är detta april-lönen. Här är det viktigt att alla uttagna semesterdagar är inrapporterade samt att all ej semestergrundande frånvaro är inrapporterad.

2. Se över så att alla anställda har rätt semesteravtal och semesterrätt.Har den anställde bytt semesterrätt under året ska detta oftast skiftas efter semesterårsskiftet.

3. Ta ut semesterskulden.Ta ut semesterskulden för upparbetade och utbetalda dagar fram till och med 31 mars.

4. Kontrollera och granska antalet semesterdagar.Se över att antalet semesterdagar speglar den anställdes semesterrätt och att de som har haft frånvaro som ej är semestergrundande har färre antal semesterdagar. Säkerställ också att de anställda har tagit ut minst 20 dagar och inte har för många sparade dagar kvar. Kontrollera att värdena ser rimliga ut på de anställda som får rörliga lönedelar eller har procent på intjänad lön. Titta också extra på de anställda som har haft mycket semestergrundande frånvaro.

5. Genomför ett preliminärt semesterårsskifte.
Eftersom du inte kan backa semesterårsskiftet när det väl är gjort ska du alltid göra ett preliminärt semesterårsskifte först om det är möjligt, för att vara på den säkra sidan.

6. Ta en säkerhetskopia.Om något skulle gå fel vid semesterårsskiftet är det bra att ha en säkerhetskopia.

7. Genomför semesterårsskiftet.Genomför semesterårsskiftet i ditt lönesystem. Skulle någon ha fått felaktiga dagar så går detta alltid att justera i efterhand.

När du följt dessa sju steg är det klart. Återstående betalda semesterdagar är flyttade till sparade dagar på det nya semesteråret och nya betalda dagar är framräknade.

Slutligen, Susanne, är det något speciellt som du märkt att man ofta missar vid semesterårsskiftet?

– Ja, om en anställd har varit långtidssjukskriven och ändå har fått rörlig lön, då kan man behöva justera det rörliga semestertillägget manuellt. Titta då på en likvärdig anställning och utgå från den när du justerar, tipsar Susanne.

Med Flex HRM Payroll hanterar du smidigt olika avtal vid semesterberäkningen och kan sätta upp egna beräkningsformler för semesteravtalen. Du kan även lägga in personliga avvikelser för exempelvis ett extra antal semesterdagar per år. Vi har också strävat efter att ge en tydlig och överskådlig bild av företagets semesterskuld.

Använder du Flex Lön? Här hittar du en mer utförlig beskrivning av hur du går till väga med semesterårsskiftet i Flex Lön.

Behöver du mer på fötterna? Vi har en webbkurs i semesterårsskiftet.

Susanne Fagerström, Application Consultant Specialist