Säkrare miljö, nöjdare medarbetare och enklare administration - resultatet av Norden mest utbyggda IAM-lösning

Båstads kommun, med IT-chefen Anders Björk i spetsen, insåg tidigt fördelarna med en effektiv identitetshantering. Under åren har delprojekt följt på varandra, och i dag har kommunen förmodligen den mest utbyggda identitet-och åtkomsthanteringen i Norden.

– Vill du ha kaffe? frågar Anders Björk och leder vägen genom korridorerna i kommunhuset i Båstad. Framme vid kaffemaskinen tar han fram två koppar och för samtidigt sitt passerkort över en skärm. Det blinkar till när aktiviteten registreras, och därefter fylls kopparna upp automatiskt.

– Titta, till och med här har vi kopplat identitets- hanteringen, utbrister han och man ser på honom att han fullkomligt älskar funktionen han precis demonstrerat.

Anders Björk, IT-chef i Båstads kommun

Anders Björk är IT-chef i Båstads kommun och en eldsjäl när det kommer till att integrera kommunens olika verksamhetssystem. Inte minst kring identitet- och åtkomsthantering; det som brukar förkortas IAM efter engelskans Identity and Access Management.

Anders arbete med att automatisera kommunens identitetshantering inleddes redan 2008. Då utgjorde den manuella handpåläggningen en stor belastning för personalen, inte minst vid skolstarten då alla elevkonton skulle skapas, men även vid hanteringen av personal som skulle börja eller avsluta sina tjänster.

– Det fanns ingen riktig rutin eller process kring att stänga konton för elever eller medarbetare som slutat, flyttat eller som av annan anledning skulle ha sitt konto borttaget. Många timmars manuellt arbete fick läggas ner på detta vilket var både tidskrävande och ineffektivt. I dag har detta arbete nästan helt ersatts med hjälp av kommunens metakatalog, förklarar han.

Flera integrerade system

I dag innefattar Båstads kommuns IAM-lösning hela elva integrerade verksamhetssystem, vilket gör det till den mest utbyggda IAM-lösningen i Norden, vad vi erfar. Kommunen har dessutom lagt till en självservicefunktion kring lösenordsåterställning och lösenordsbyte, som även denna sparar in på mycket manuell hantering.

Att bygga en så omfattande IAM-lösning har inte skett över en natt. För att underlätta arbetet delade kommunen tidigt in projektet i olika faser, där ett av de första stegen var hanteringen av en identitets livscykel; från det att ett konto skapas tills det att det avslutas och allt det som sker däremellan. En stor del av arbetet handlade om att automatisera skapandet av konton, det vill säga att säkerställa att samma korrekta information enbart skulle behöva matas in en gång, för att därefter finnas tillgängligt i alla sammankopplade system.

– Vår IAM-lösning är kopplad till en metakatalog vars uppgifter kommer från system som har säkerställda personuppgifter. Kvalitetssäkringen kan inte bli mer korrekt då personuppgifterna hämtas direkt från Skatteverket, förklarar Anders Björk.

Peter Rydh tillsammans med Anders Björk

En enklare vardag

Med tiden medförde IAM- lösningen att kommunen kunde börja applicera dynamisk åtkomst, vilket gav stora tidsbesparingar då det från centralt håll nu enkelt gick att styra vilka användare som skulle ha behörighet, samt till vilken information.

Peter Rydh, som arbetar som IT-tekniker hos kommunen, har noterat en stor kvalitetsskillnad på informationsinnehållet i de nya systemen.

– Nu kan exempelvis vår HR-avdelning ansvara för att rätt information matas in vid en nyanställning och inte IT-avdelningen, vilket tidigare var fallet. Jag ser enbart fördelar med den nya IAM-lösningen, säger han.

IAM-lösningen som Båstads kommun tagit fram underlättar för personalen på många sätt. Framöver kommer de simultant kunna utfärda tjänstekort och administrera åtkomster till program, dokument och andra behörighetsstyrda uppgifter. Förutom lönesystem, e-postplattform och Google Apps for Education kan medarbetarna exempelvis boka bilar i bilpoolen och öppna bilen med sitt passerkort. Eller som Anders Björk tidigare demonstrerade, använda samma passerkort för att köpa sig en kopp kaffe i kommunhusets cafeteria.

– IAM-lösningen har gett en säkrare miljö, nöjdare medarbetare och enklare administration, konstaterar Anders Björk.

SYSTEMÖVERSIKT ÖVER BÅSTADS KOMMUN

ANDERS BÄSTA TIPS

• Städa systemen innan ni börjar ert arbete.
• Dela in projektet i olika faser.
• Börja där ni får störst effekt med minsta insats.

ANDERS BJÖRK

Jobbar som: IT-chef i Båstads kommun.

Drömprojekt: Lever och arbetar med mitt drömprojekt just nu.

Båstads kommun har runt 14 000 invånare. Det finns cirka 1700 kommun- anställda och politiker i kommunen och drygt 2 000 elever i grund- och gymnasieskolorna.