Stora besparingar med rätt digitalisering i kommunen

Istället för att manuellt hantera rutinärenden kan IT-avdelningen i Älmhults kommun fokusera på verksamhetsutveckling. Resultatet är en effektivare verksamhet, högre kvalitet och besparingar i miljonklassen. Bakom framgången ligger ett stort engagemang kombinerat med innovativa lösningar kring identitets- och åtkomsthantering.

När man tänker på Älmhult är det nog heminredning och platta paket som först kommer upp i huvudet. Här har IKEA sitt hjärta och många av kommunens invånare arbetar där.

Men förändringsviljan, effektivitetssökandet och smidigheten som byggt möbeljätten återfinns också på IT-avdelningen inom Älmhults kommun. Här var man tidiga med att förenkla IT-hanteringen för kommunens medarbetare och man ligger långt fram inom identitets- och åtkomsthantering (IAM).

– Vi insåg tidigt nyttan med automatisering och framför allt med IAM-lösningar, säger Robert Palmqvist, IT-chef på kommunen och den som leder utvecklingsarbetet framåt.

– Första installationen gjordes redan 2004 och omfattade konton för både personal och elever. Det blev succé när nästan allt manuellt kontoskapande försvann och vi frigjorde resurser som istället kunde lägga fokus på andra saker, fortsätter Robert Palmqvist.

Automatisering är en del av vardagen

Idag är verksamheterna i Älmhults kommun vana vid automatisering och både chefer och medarbetare ser hur det förenklar vardagen.

– Alla chefer vet att det inte blir några konton om inte nyanställningar kommer in till personalenheten i tid. Det har fått effekten att alla är duktiga på att lämna in i tid, säger Robert Palmqvist.

– Och den som är nyanställd kan logga in i och börja nyttja våra tjänster i samma sekund som man börjar jobba. Eftersom det finns kopplingar mot andra system är det även klart med telefonnummer och kort för att få access till arbetsplatsen. Detta upplevs som väldigt positivt av de nyanställda, fortsätter Robert Palmqvist stolt.

Kvalitetssäkrade personuppgifter ett nationellt krav

Under åren som gått har Älmhults lösningar utökats med fler integrationer, hela tiden i syfte att skapa användarnytta och samtidigt hushålla med IT-resurserna. Hänvisningssystem har kopplats in, katalogtjänster har fått utökad funktionalitet och tjänster som Identity Tracking och Sentinel har lanserats. Kommunens identitetslösningar har också kopplats samman med nationella system som Skolfederationen och HSA-katalogen.

HSA är en katalog med kvalitetssäkrade personuppgifter som används över hela Sverige för att komma åt IT-tjänster inom vården. Med den kan man även ta fram så kallade SITHS-kort som är en nationell standard för elektronisk identifiering och signering inom vård- och omsorgssektorn. Men kravet för att få koppla kommunens identitetslösning, IDM, mot den katalogen är att man har kvalitetssäkrade personuppgifter i sitt system.

– Kvalitetsaspekten är superviktig. Tidigare förlitade vi oss enbart på personnummer vilket inte var tillräckligt. När vi för några år sedan istället kopplade ihop IDM med Quality ID från Pulsen fick vi per automatik kvalitetssäkrade personuppgifter. Idag automatiseras det här från det att anställningen registreras i personalsystemet. Vi behöver aldrig tänka på det, säger Robert Palmqvist.

Effektiv samverkan över kommungränserna

På senare tid har även grannkommunen Markaryd kommit in i lösningen. Genom att arbeta tillsammans kring IAM-lösningen får man ett smidigare och mer kostnadseffektivt resultat både på kort och lång sikt.

– Tack vare den här satsningen kan vi nu dela Active Directory, System Center Configuration Manager, Exchange, Office365 och mycket mer. Framför allt kommer vi kunna dela på både utvecklingskostnader och kompetens från och med nu, säger Robert Palmqvist.

Älmhults kommun var tidigt ute och har kontinuerligt arbetat med att förbättra och utveckla sina lösningar. Genom att sätta verksamhetsnytta och slutanvändarna i fokus ser de också resultat, såväl i effektivitet och högre kvalitet som i rena besparingar.

– Jag får ofta höra att vi i Älmhult ligger så långt fram. Om vi inte satsat hade vi behövt anställa folk som jobbat med manuell hantering av dessa arbetsuppgifter och hade inte kunnat fokusera på verksamhetsutveckling. Vi har uppskattat värdet till en miljon i ren besparing för oss, och då är kvalitetsaspekten inte med, avslutar Robert Palmqvist.

Framgångsreceptet för Älmhults kommun

* Sätt fokus på verksamhetsutveckling och användarnytta

* Ha mod att satsa och att göra satsningen ekonomiskt försvarbar

* Jobba i versioner, ta en sak i taget och se resultat