Kriskommunikationsplanens ABC - så här gör du A - förberedelser

Förr eller senare behöver du kommunicera i en krissituation. Vanligast är kanske att det inträffar något med dina anställda eller att något inträffar i kundleveransen. Men det kan även vara så att media fångar verksamhetens intresse av andra skäl. Ibland kan det vara något som riskerar att skada varumärket eller trovärdigheten. Trots att de flesta är medvetna om dessa risker så är förvånansvärt många inte förberedda på krisen. Och många saknar till och med en kriskommunikationsplan. Framgångsrik kriskommunikation bygger på att du är förberedd. Vi ger dig kriskommunikationsplanens ABC. Här följer första delen: A - Förberedelser.

A – Förberedelser

För att effektivt kunna hantera kriskommunikationen behöver du en mindre grupp av personer i din organisation som känner varandra och som är förberedda på att kunna hantera den uppkomna krisen. Krisgruppen bör bestå av 3 eller 4 personer för att vara effektiv. Utse denna grupp redan nu.
En av dessa personer ska vara organisationens uttalade talesperson. Om denne inte är van vid mediakontakter bör du fundera på om det är aktuellt att genomgå medieträning för att med säkerhet och trovärdighet kunna möta media och andra externa kontakter.

Tydliggör för hela organisationen att det finns en krisgrupp. I interninformationen framgår hur dina kollegor ska gör om det inträffar en kris. Det ska framgå vem som är talesperson och vem som har rätt att uttala sig i media samt hur andra personer i organisationen ska gör då de blir kontaktade av journalister.

I den akuta krisen är tiden en avgörande faktor. Det är viktigt att du har kontroll över informationsgivningen. Du måste snabbt kunna nå ut med information och ha distributionskanalerna för detta etablerade. Säkerställ att du har kontroll över hur ni uppdaterar informationen på er hemsida.

God dialog med media är viktigt. Har du upparbetade kanaler för kontakt med journalister, både allmänt och med specifika journalister? Ofta är det klokt att redan i förväg initiera ett effektivt nyhetsrum, där historiskt material finns lagrat och där kontaktvägar till talespersonen framgår. Det finns aktörer på marknaden som är specialister på detta. Sen kan du välja om du vill ha det aktivt med information nu eller enbart ha det förberett inför kommande kriser.

Under den akuta krisen sker det mycket på kort tid. För att välja att göra rätt saker underlättar det om du har anpassade checklistor med vad som ska göras och vem som ska göra det.

Beroende på vad som har inträffat och vad som ska kommuniceras ska du gå igenom vilka olika grupper som du behöver ha kontakt med. I påverkansanalysen kartlägger du redan i förväg vilka olika grupper som du ska kontakta vid olika scenarier. Ta även fram en kommunikationsstrategi för varje grupp. Kunder och medarbetare är ju självklara. Men man missar ofta media, finansiärer, underleverantörer, jurister, banker, revisorer, vänner, andra affärsbekanta, tidigare anställda samt personer som är på väg att anställas.

Tyvärr inträffar det ibland olycksfall eller dödsfall bland personalen. Vare sig det sker på arbetsplatsen eller utanför arbetet så påverkar det kollegorna. För att på ett klokt vis kunna hantera detta ska du redan i förväg ha färdiga checklistor för krishantering av medarbetare och även upparbetade kanaler för stöd i dessa situationer.

Det bästa sättet att agera avseende krishantering är att minska risken att den inträffar. Gör en riskinventering för er verksamhet. Gå igenom vad som kan inträffa och tänkbara scenarier. Redan in detta arbete kan det vara så att ni identifierar risker som ni kan minska eller eliminera. Genom att göra riskinventeringen minskas även överraskningsmomentet då krisen inträffar och du är mentalt förberedd.

Kriskommunikation är en svår konst. Det kräver kunskap och erfarenhet. Oftast besitter man inte den själv utan det är klokt att ta hjälp av en extern expert som har lång erfarenhet och som kan ge råd i det förberedande arbetet, ge råd i den akuta krisen och kanske även avlasta din organisation och utföra operativa aktiviteter. När krisen väl har inträffat tar det tid att etablera denna kontakt, etablera kontakten redan idag!

I nästa avsnitt i Kriskommunikationsplanens ABC ger vi råd om hur din plan ska vara uppbyggd för att kunna agerar effektivt i krisen. I den avslutande delen ser vi på hur du utvärderar dina aktiviteter och hur du kan förbättra din kriskommunikation.

Ta extern hjälp – Kriskommunikation är komplext och alltid krävande. Ofta får du ett tunnelseende som begränsar ditt agerande. Det kan vara svårt att objektivt bedöma situationen med ett utifrånperspektiv. Med extern expertis får du tydliga råd i hur du ska agera och vilka åtgärder som du ska prioritera. Du kan ta del av andras erfarenheter och kunskap och ibland behöver den egna organisationen avlastning eller förstärkning i operativa insatser.

Genom kartläggning av potentiella kriser, återkommande övningar och genom att ta hjälp från extern expertis kommer din kriskommunikation att gå bra. Om ni hanterar krisen väl kommer det att stärka ert förtroende och relationerna med omvärlden.

Hör gärna av dig till mig om du vill veta mer eller om du vill få;

• hjälp att få en kriskommunikationsplan på plats
• hjälp med att öva er kriskommunikation
• hjälp med medieträning
• en uppdatering eller second opinion av er kriskommunikationsplan
• en komplett strategi och verktyg för kommande kriskommunikation

För mer information kontakta

Hans Uhrus, Kriskommunikationsexpert

hans.uhrus@uhrvis.se
0768950101
www.uhrvis.se

Vi stärker din kriskommunikation