Kriskommunikationsplanens ABC - så här gör du B – När krisen inträffar

Förr eller senare behöver du kommunicera i en krissituation. Vanligast är kanske att det inträffar något med dina anställda eller att något inträffar i kundleveransen. Men det kan även vara så att media fångar verksamhetens intresse av andra skäl. Ibland kan det vara något som riskerar att skada varumärket eller trovärdigheten. Trots att de flesta är medvetna om dessa risker så är förvånansvärt många inte förberedda på krisen. Och många saknar till och med en kriskommunikationsplan. Framgångsrik kriskommunikation bygger på att du är förberedd. Vi ger dig kriskommunikationsplanens ABC. Här följer andra delen: B – När krisen inträffar

B – När krisen inträffar

Samla krisgruppen så fort som möjligt. Om det är hanterbart är det av värde om ni kan vara i samma lokal under den akuta fasen. Det är klokt att i förväg välja ut lämplig lokal och även se till att den har den utrustning som kan behövas.

Kartlägg vad som har inträffat. Ta fram fakta om det inträffade och sammanställ den information som du får fram. I din kommunikation ska du vara ärlig och öppen. Berätta det du vet, men tala även om att det finns saker som du ännu inte fått kännedom om. Beskriv det inträffade och var ärlig. För att snabbt och effektivt få en bild av det inträffade ska du utgå från den checklista med frågor som du har i din kriskommunikationsplan. Denna lista jobbar du igenom i lugn och ro i ditt förberedande arbete.

I detta arbete ingår även att du gör en kartläggning av vilka olika aktörer som kommer att påverkas av det inträffade. I din påverkansanalys har du i förväg gått igenom alla de olika grupper som kan komma att påverkas av krisen. I det operativa arbetet går du igenom vilka av dessa som du ska ha en dialog med och hur denna ska ske. Under den akuta delen av krisen är det vanligt att viktiga grupper missas om man inte gjort förarbetet i analysen.

Q&A (frågor och svar). Redan i dag kan du med stor sannolikhet ta fram de mest troliga orsakerna till att det blir en kris hos er. Genom att analysera detta och ta fram tänkbara frågor och hur de ska besvaras redan i förväg sparar du mycket tid i det akuta skeendet.

Ofta är det klokt att snabbt kunna ge dina kommentarer i skrift, kanske genom ett pressmeddelande. Troligen kommer du att distribuera det genom det nyhetsrum som du etablerat. Ta redan idag fram underlag för dessa pressmeddelanden och om möjligt förslag på delar eller hela innehållet. Du kan förstärka budskapet genom att förbereda vilken bild eller illustration som ska följa med i pressmeddelandet. Allt har gjort i förväg ger dig värdefull tid när väl krisen inträffar.

Intern information – Ofta informerar man den egna personalen för lite. Välj kommunikationskanal för din personal och håll personalen löpande informerade om vad som sker. Och även här är det viktigt att ha en kontinuerlig information, även om det för tillfället inte finns något nytt att berätta. Denna kontinuerliga information stöttar även personalen i sina kontakter med kunder, familj och vänner.

I tidigare material har vi beskrivit hur du förbereder dig och etablerar en Kriskommunikationsplan. Du finner denna text här. I den avslutande delen ser vi på hur du utvärderar dina aktiviteter och hur du kan förbättra din kriskommunikationsplan.

Ta extern hjälp – Kriskommunikation är komplext och alltid krävande. Ofta får du ett tunnelseende som begränsar ditt agerande. Det kan vara svårt att objektivt bedöma situationen med ett utifrånperspektiv. Med extern expertis får du tydliga råd i hur du ska agera och vilka åtgärder som du ska prioritera. Du kan ta del av andras erfarenheter och kunskap och ibland behöver den egna organisationen avlastning eller förstärkning i operativa insatser.

Genom kartläggning av potentiella kriser, återkommande övningar och genom att ta hjälp från extern expertis kommer din kriskommunikation att gå bra. Om ni hanterar krisen väl kommer det att stärka ert förtroende och relationerna med omvärlden.

Hör gärna av dig till mig om du vill veta mer eller om du vill få;

• hjälp att få en kriskommunikationsplan på plats
• hjälp med att öva er kriskommunikation
• hjälp med medieträning
• en uppdatering eller second opinion av er kriskommunikationsplan
• en komplett strategi och verktyg för kommande kriskommunikation

För mer information kontakta

Hans Uhrus
Kriskommunikationsexpert

hans.uhrus@uhrvis.se
0768950101
www.uhrvis.se

Vi stärker din kriskommunikation