Bästa tipsen att tänka på vid upphandling

Upphandlingar kan ibland kännas krångliga och komplexa. Här ger Lena Gustavsson, Key Account Manager på Upplands Motor, tips och råd om vad du bör tänka på när du står inför en upphandlingsprocess.

En upphandling kan ses som ett förfrågningsunderlag du som kund skickar ut när du har behov av något i företaget och vill jämföra lösningar från olika aktörer. Det kan handla om ett större antal bilar men även behovet av att se över och förnya de bilar man redan har. En större upphandling omfattar ofta inte bara bilarna utan också kringtjänster som finansiering och service, försäkring och inköp av däck, eller påbyggnadsutrustning som exempelvis skåp, kran, alkolås och dekaler.

– Oavsett vad du upphandlar är det viktigt att veta vad du frågar efter och varför. Börja med att tydligt definiera vad du vill få ut av upphandlingen, säger Lena Gustavsson.

Olika behov för en upphandling
Lena förklarar att det finns många olika anledningar till att ett företag behöver göra en upphandling. Det kan vara att de har behov av företagsbilar men samtidigt måste spara pengar och söker en billigare lösning. Andra kan ha krav på sig att sänka sin miljöpåverkan och därför vill hitta alternativ som passar.

– Många arbetar på en mycket konkurrensutsatt marknad och behöver kunna erbjuda bra löneförmåner till sina anställda i form av exempelvis förmåns- eller personalbilar.
Fundera över var ert största behov ligger. Är det miljö, säkerhet, ekonomi eller förarnas arbetsmiljö och trivsel?

Viktigt med tydlighet
Företagets bilpolicy fungerar som ett regelverk för hur bilen ska skötas, vad som ingår och hur en beställning går till. Den ligger alltid till grund för företagets upphandling så det är bra att gå igenom den först.

Specificera sedan tydligt vad du efterfrågar så att det är lätt att förstå vilka tjänster vi som leverantör ska erbjuda. Det kan handla om hur mycket ni kör, hur lasten ser ut och den geografiska täckningen. När du får svar från flera olika leverantörer är det viktigt att de går att jämföra med varandra.
– Kärnan i en upphandling är därför tydlighet. Det bästa är om fler kan läsa igenom upphandlingen innan den skickas ut. Sedan är det vårt uppdrag att ställa följdfrågor för att undvika missförstånd, säger Lena.

Ställ relevanta frågor
Ofta ligger företagets image och värderingar till grund för vad som ska upphandlas och varför. Många vill ha en partner som de känner har samma värderingar.
– Glöm därför inte bort mjuka värden. Relationen och servicegraden kanske inte alltid går att mäta i pengar, om inte det lägsta priset nödvändigtvis måste vinna, förklarar Lena.

När du har tydliggjort vad ni efterfrågar är det bra att låta leverantören få möjlighet att presentera sin verksamhet och arbetssätt – det ligger till grunden för ett bra samarbete.
– Det finns väldigt mycket kompetens här på Upplands Motor så våga fråga! För vår del är det viktigt att ha en bra dialog med vår kund. Och att en vunnen upphandling alltid ska mynna ut i en riktigt bra relation framåt, avslutar Lena

Har du fler funderingar om just din upphandlingsprocess? Kontakta oss så hjälper vi dig!