Stockholms stadsbibliotek och Systematic banar vägen för framtidens bibliotekstjänster

Ny teknik ska stärka Stockholms stadsbibliotek och dess medarbetare med automatiserade processer, förbättrade arbetsflöden och bättre användaråtkomst.

I hjärtat av Stockholm pågår en osynlig revolution på det klassiska stadsbiblioteket och i de 40 filialerna runt om i staden. Ett 20 år gammalt IT-system byts ut mot en ny innovativ lösning som består av det danskutvecklade bibliotekssystemet Cicero från Systematic i kombination med det intelligenta logistik- och materialhanteringssystemet (IMMS) från danska Lyngsoe Systems. Den nya gemensamma lösningen kommer att omdefiniera biblioteksupplevelsen för både användare och personal.

Stadsbibliotekarie Daniel Forsman från Stockholms stadsbibliotek leder förändringen med en vision som sträcker sig utanför bibliotekets väggar:

”Vi uppdaterar våra verksamhetssystem och med det förändrar vi i grunden hur vi har arbetat i decennier. Målet är att göra våra boksamlingar mer tillgängliga för stockholmarna. Med automatiserade processer och arbetsflöden frigör vi tid för aktiviteter som främjar läsning och lärande. Detta är en av våra strategiska förflyttningar för att göra litteraturen mer levande och att utöka vår närvaro”, säger han.

Omdefinierar bibliotekets roll i en digital värld

Forsmans vision innebär att gå från många lokala boksamlingar till en gemensam samling. Lite som logistik- och leveranssystemet bakom nätbutiker. Det moderna upplägget, med stöd av ett centralt logistikcenter och en avancerad boknings- och transportinfrastruktur, ska ge stockholmarna bättre och mer jämlik tillgång till bibliotekets material samtidigt som resurserna utnyttjas bättre.

Han är särskilt entusiastisk över möjligheterna till samarbete som det nya systemet öppnar för:

”Cicero används redan på flera andra skandinaviska bibliotek och är i en expansiv fas. Jag ser en enorm potential för samarbete i större skala. Det gemensamma systemet kan främja utbyte av erfarenheter och idéer mellan biblioteken. Tillsammans utvecklar vi systemet och de funktioner som våra användare efterfrågar,” säger Forsman.

IMMS – ett system för försörjningskedjor med ökad komplexitet

Implementeringen av Cicero och IMMS förväntas medföra avsevärda effektiviseringar.

”Vi räknar med att effektivisera logistikarbetet med upp till 20 procent. IMMS kommer att säkerställa att rätt böcker alltid finns tillgängliga, precis som det fungerar på stormarknader med avancerade supply chain management-system – men med den extra komplexiteten att alla ”artiklar”, böckerna, returneras och återanvänds om och om igen”, konstaterar Forsman.

Det nya lagret av teknik är inte bara en fråga om innovation; det handlar om att leverera på löften och krav från användarna. Cicero har integrationer som byggts enligt internationella biblioteksstandarder, vilket säkerställer en smidig koppling mellan bibliotek och system. Plattformen utvecklas ständigt till förmån för hela kundbasen: Nya funktioner som utvecklats för en bibliotekskund blir snabbt tillgängliga för alla andra, vilket främjar operativ effektivitet och samarbete mellan bibliotek och minskar kostnaderna i hela systemet.

Övergång kräver tålamod från alla parter

När Stockholms stadsbibliotek ger sig ut på denna resa är förväntningarna höga och förtroendet för den positiva påverkan som Cicero och IMMS kommer att få är lika stort.

”Som centrala utbildnings- och kulturinstitutioner i samhället är vi skyldiga att följa med i den digitala tidsåldern och vara ledande när det gäller att skapa en mer uppkopplad, effektiv och användarcentrerad framtid”, säger Forsman.

Valet av Cicero och IMMS är i linje med bibliotekets mål att modernisera och förbättra sina tjänster. Ändå inser Forsman att det kräver en viss grad av anpassning och tålamod från alla inblandade för att ersätta en 20 år gammal digital infrastruktur.

”Övergången till ny teknik kommer utan tvekan att vara en utmaning för oss alla tills vi vänjer oss vid det nya sättet att göra saker på. Men vi är i goda händer, då Systematic kommer att leda implementeringsprocessen och säkerställa att alla medarbetare är uppdaterade när det gäller systemet och hur det används. I slutändan kommer detta att göra en positiv skillnad för personal och användare, vilket leder till effektivare arbetsflöden och en förbättrad biblioteksupplevelse för alla”, säger Daniel Forsman.

Om Cicero bibliotekslösning

Cicero hanterar 12 miljoner unika användare per år och cirka sju miljoner aktiva lån dagligen. Systemet är extremt stabilt även när det nås av cirka 100 000 unika användare dagligen.

Cicero är ett av världens modernaste bibliotekssystem. Det utvecklades av det danska programvaruföretaget Systematic 2015 och används idag av alla danska folkbibliotek och bibliotek i Norge och Sverige. Bland kunderna finns bl.a. Köpenhamns bibliotek, DOKK1-biblioteket i Århus och Deichman-biblioteket i Oslo.

Cicero är ett komplett programvarupaket, speciellt utvecklat för moderna bibliotek. Dessutom säkerställer Ciceros ”software-as-a-service”-design att lösningen ständigt uppdateras och underhålls.

Cicero säkerställer också flexibla arbetsflöden, såsom inköp, hantering av biblioteksmaterial, hantering av lån och allmän systemadministration. Lösningen har ett adaptivt, webbaserat användargränssnitt som gör att användare kan använda Cicero via en smartphone, surfplatta eller PC. Dessutom har Cicero ett business intelligence-verktyg som ger biblioteken värdefulla insikter om sin egen data.

Om Intelligent Material Management System™

Intelligent Material Management System™ (IMMS™) är ett bibliotekslogistiksystem utvecklat av Lyngsoe Systems som arbetar tillsammans med befintligt ILS/LMS för att skapa nödvändig transparens i bibliotekets materialflöde.

Genom att automatisera rutinuppgifter som lokalisering och omplacering av material, minskar IMMS™ arbetsintensiva processer och minimerar personalens arbetsbelastning. Programvaran möjliggör också en noggrann lagerhantering, vilket förhindrar att material försvinner eller förflyttas. Dessutom optimerar IMMS™ användningen av hyllutrymme, vilket förbättrar samlingen och dess tillgänglighet för låntagarna. I slutändan gör IMMS™ det möjligt för biblioteken att ge sina låntagare ännu bättre service och samtidigt maximera effektiviteten i verksamheten.

I mer än 10 år har IMMS™ implementerats på bibliotek runt om i världen. Från Helsingfors i norr till Auckland i söder har IMMS™ varit värdefullt för bibliotek av alla typer och storlekar. Lyngsoe Systems dedikerade team av programvaruutvecklare underhåller och förbättrar kontinuerligt systemet så att dess funktioner uppfyller behoven hos moderna bibliotek.