CTC-serie: Möt våra medarbetare. Del 2 – Patientrekrytering, en nyckel till en lyckad studie

När potentiella forskningspersoner först kommer i kontakt med CTC så är det rekryteringsgruppen de når. Teamet är specialiserat på rekrytering av både friska frivilliga och patienter och består av en gruppchef, två rekryterare och en marknadskoordinator.

– När CTC först startade så var det forskningssjuksköterskorna i studierna som också rekryterade forskningspersonerna, men vi insåg ganska fort att det var ett väldigt ineffektivt sätt att arbeta på. Genom att istället bygga ett arbetsteam vars enda fokus är rekrytering så blir processen både enklare och mer tids- och kostnadseffektiv, säger Sandra Gunnarsson, gruppchef på rekryteringen.

Sedan gruppen tog över rekryteringsprocessen så har antalet så kallade screening failures, det vill säga personer som inte uppfyller kraven för att ingå i en studie, minskat dramatiskt. Parallellt med detta uppnås också milstolpen ”sista forskningsperson in” på kortare tid i alla våra kliniska prövningar.

– Det är väldigt sällan forskningspersoner faller på studiespecifika exklusions- och inklusionskriterier eller att de inte kan närvara vid de specifika studiedatumen eftersom att vi har pratat med personerna innan de kommer på sin första hälsokontroll. När en forskningsperson inte kan delta så beror det i de flesta fallen på labbresultat eller andra kriterier som vi inte kan kolla i förväg.

Rekryteringen granskar studieprotokoll, skapar annonstexter och målgruppsspecifika annonser, samt hanterar alla CTC:s mediekanaler. Inför varje studie utformas alltid en riskbaserad rekryterings- och marknadsföringsplan som i detalj beskriver hur patientgruppen till studien ska hittas inom ramarna för budgeten.

– Vi uppskattar hur många personer vi behöver nå ut till och har alltid en åtgärdsplan för att undvika förseningar i rekryteringen. I samband med prescreeningsprocessen mäter vi också utfallen av våra marknadsföringskampanjer. Genom att göra detta så blir rekryteringsgruppen experter på att nå samma population igen.

När en studie kräver en specifik patientpopulation så jobbar rekryteringsgruppen tätt ihop med specialister. Till exempel på Akademiska sjukhuset, där CTC också har sin first-in-human-klinik.

– Förutom goda samarbetspartners har vi också en egen databas med friska frivilliga och patienter som redan har godkänt att vi skickar dem studiespecifik information, och som gärna deltar i framtida studier.

CTC:s databas CQ består av nästan 8000 personer och uppdateras kontinuerligt efter marknadsföringskampanjer och nya studier. På CTC:s rekryteringshemsida, forskningsperson.se, kan den som vill göra intresseanmälningar till pågående studier och registrera sig i databasen, och blir därigenom notifierade när nya studier startar.

– Många av våra studiedeltagare brinner för att skapa förändring i hälsovården och medverka till utvecklingen av nya framtida behandlingar. Patienter vill bidra till en förbättrad livskvalitet hos andra med samma sjukdom som de själva. Vissa deltagare är helt enkelt bara intresserade av hur en klinisk prövning går till eftersom de studerar ett vetenskapligt inriktat program på universitetet, berättar Sandra Gunnarsson.

Eftersom rekryteringsgruppen är CTC:s ansiktet utåt när det kommer till patientkontakt så strävar de engagerade medarbetarna efter att vara serviceinriktade och ge ett pålitligt, professionellt intryck.

– Det är viktigt att alla personer som vi pratar med upplever att de har blivit väl informerade om studien och att de känner sig trygga i sitt deltagande. Många personer väljer att återvänta och att delta i flera studier hos oss. Alla våra forskningspersoner ska veta precis hur viktiga de är för att driva forskningen framåt och att de är nyckelpersoner i genomförandet av en klinisk studie.