Vilket tidsperspektiv bör en underhållsplan ha?

30 år som branschstandard - men är det rätt för alla?

Boverkets Byggregler säger “En plan för periodiskt underhåll bör omfatta 30 år.” Handen på hjärtat – hur många fastighetsbolag har 30-åriga underhållsplaner för sina fastigheter? Vår bild är tydlig efter att ha träffat mängder av fastighetsägare ur olika kategorier: andelen som följer Boverkets rekommendation är nästintill mikroskopisk. Men är det verkligen ett problem? Frågan som vi egentligen bör ställa oss är: är 30 års planeringshorisont rätt för alla fastighetsägare? Nej. Det är dags att på allvar börja diskutera tidsperspektivet i fastighetsunderhåll.

När vi träffar fastighetsägare möter vi många fördomar. Den allra vanligaste brukar låta ungefär så här: “Underhållsplanering är inget för oss, vi planerar inte så långt fram i tiden”. Istället för att svälja den fördomen rakt upp och ner så har vi valt att stå på oss och förklara hur underhållsplanering faktiskt fungerar när det görs på rätt sätt. Det är våra kunder väldigt glada för idag!

Anpassa tidsperspektivet efter verksamheten

Även om vi är ivriga förespråkare för långsiktighet vet vi också hur viktigt det är med en tydlig och genomtänkt strategi. Precis som andra organisationer som vill bli framgångsrika så har självklart även fastighetsägare olika strategier. Tidsperspektivet är ofta en avgörande del i strategin för en fastighetsägare. Det är därför vi behöver diskutera just tidsperspektivet lite mer ingående. Jag tror att om vi kan släppa fördomen att all underhållsplanering måste göras med superlånga tidsperspektiv så kan allt fler fastighetsägare ta del av de värden som underhållsplanering medför, främst genom penga- och tidsbesparingar. Dessa värden kan vara precis lika stora för den som planerar 100 år framåt (ja, vi har faktiskt gjort 100-åriga underhållsplaner!) som för den som bara har nästa år i fokus. Den enda skillnaden är att värdena i underhållsplaneringen skapas på olika sätt.

Underhållsplanen är ett värdeskapande arbetssätt

Underhållsplanering handlar egentligen inte om dokument eller system. Det är ett arbetssätt. Ett arbetssätt som blir riktigt värdefullt först när det anpassas utifrån fastighetsägarens strategi och unika förutsättningar. I grunden handlar det om att förstå fastigheternas behov och potential, sedan jobba systematiskt för att lösa behoven och maximera potentialen. Istället för att släcka bränder, låta slumpen styra och tillämpa första bästa lösning så går det att komma in i en vardag där de flesta problemen kan förutses och där det finns tid och möjlighet att faktiskt välja den BÄSTA lösningen i varje situation. Inte bara den som ser enklast eller billigast ut för stunden, för den lösningen kan ofta bli dyr och tidskrävande i slutändan. Det går, kort sagt, att med ganska små medel komma in i en betydligt mer effektiv och lönsam vardag som förvaltare.

Två exempel på värdeskapande utifrån olika tidsperspektiv

Här kommer två exempel på olika tidshorisonter för att visa på hur underhållsplaneringen kan skapa värde, så att du kan få en bättre känsla av vad som passar just dig och er verksamhet.

Kort tidsperspektiv (1-5 år)

Spara pengar/höja värdet: Identifiera åtgärder som kan höja fastighetens värde eller generera besparingar.
Sänka risk: Snabbt och enkelt identifiera riskområden som bör åtgärdas snabbt för att undvika problem eller följdskador. Därefter avgöra vilka saker som kan skjutas framåt i tid utan större risk för problem.
Underlätta prisförhandling: en underhållsplan som beskriver skicket på fastigheten och sätter en objektiv prislapp på vad det aktuella underhållet kommer att kosta är ett svårslaget argument i en prisförhandling.

Vanligast hos:

• Privata fastighetsbolag
• Företag inriktade på att köpa, förädla och sälja fastigheter

Långt tidsperspektiv (30 - 50 år)

Spara tid: Underhållsplaneringen ger färdiga beslutsunderlag för budgetering, beslut och prioritering i första steget. Dessutom en stor tidsbesparing i projektering och upphandling eftersom så pass mycket information om fastigheterna och deras behov finns färdiga i underhållsplanen och inte behöver tas fram i projektskedet.
Maximera värdet: Säkerställa att fastigheten är i bästa möjliga skick över tid.
Spara pengar: Hitta besparingsmöjligheter, samordna underhållsåtgärder och minimera dyrt akut/ felavhjälpande underhåll.
Nöjdare kunder: genom bättre skick för fastigheterna och lägre risk för akuta fel som stör hyresgästerna

Vanligast hos:

• Fastighetsägare med uttalad strategi att äga och förvalta på lång sikt. Exempelvis kommunala bostadsbolag och stiftelser
• Bostadsrättsföreningar och samfälligheter

Underhållsplanering för att förenkla och effektivisera

Underhållsplanering som inte är anpassad utifrån fastighetsägarens strategi blir bara en onödig kostnad. Det tycker vi inte någon ska hålla på med. Men om du vill testa på en mer strukturerad och metodisk approach till underhåll – snacka med oss och se hur enkelt det faktiskt kan vara. Det behöver varken vara speciellt dyrt eller krångligt. Och framförallt: när det görs rätt är underhållsplanering alltid ett arbetssätt som ska betala sig själv i form av sparad tid/pengar och bättre och mer lönsamma beslut.

Hoppas vi hörs!

Anton Klintenberg,
vd Sustend