Vikarier och sommarpersonal? Då behöver IT-systemen tala samma språk

Sommaren är en tid för vila, men också en tid då verksamheter sätts på prov. Rutiner förändras, ordinarie personal är ledig och vikarier ska snabbt komma in i arbetet. För organisationer med komplexa eller manuella IT-rutiner kan det vara en utmaning.
Frågan är: fungerar systemen lika bra när det är någon annan än den ordinarie medarbetaren som använder dem?

– Många företag är fortfarande beroende av att ”rätt person gör rätt sak vid rätt tidpunkt”. Det fungerar ofta så länge den ordinarie personalen är på plats, men när semestervikarier tar över kan det bli onödigt sårbart, säger Stefan Jörkander, vd på Connect Companies och expert på systemintegration.

När dubbelregistrering blir en risk
Det är fortfarande vanligt att olika system i en verksamhet kräver manuell hantering för att hålla ihop helheten. Information som registreras i ett system måste ibland föras över till ett annat, ofta med hjälp av parallella rutiner, egna mallar eller specialkunskap som sällan är dokumenterad.

Det här fungerar ofta hyggligt, till vardags. Men när tillfällig personal utan insyn i dessa informella rutiner tar vid, ökar risken för misstag. Felaktigt ifyllda fält, missade steg och glömda överföringar kan snabbt påverka både kunder, leveranser och ekonomi.

– Om IT-stödet bygger på personberoende och arbetsplatsens "tysta kunskap" blir det ett problem varje semesterperiod. Integration kan inte lösa allt, men det minskar mängden manuella moment och gör det lättare för vikarier att göra rätt, säger Stefan Jörkander.

Två världar – två strategier
På Connect Companies ser man en tydlig uppdelning bland företag. Vissa har en tydlig integrationsstrategi och arbetar proaktivt. Andra löser utmaningarna efter hand, ofta med tanken att ”det brukar ju funka”.

Skillnaden syns tydligt under semestertider. Företag med strukturerade integrationer och tydliga processer märker sällan någon större påverkan när nya personer kliver in. Flödena fungerar som vanligt och systemen gör jobbet. I andra organisationer kan sommaren innebära både frustration och brandkårsutryckningar.

– Det handlar inte om att bygga bort behovet av människor. Det handlar om att system och processer ska vara så pass tydliga att vem som helst med grundläggande kunskap ska kunna arbeta i dem, säger Stefan Jörkander.

Fem saker som skiljer de förberedda från de oförberedda

1. Ingen ny driftsättning i sista stund
   Att driftsätta ny funktionalitet precis före semestern är sällan en bra idé. Har man inte hunnit testa tillräckligt, finns en stor risk att fel upptäcks först när supporten är långt borta.
   
   
2. Dokumenterade rutiner – för alla
   Om dubbelregistrering eller manuella steg fortfarande förekommer bör de vara tydligt dokumenterade. Det räcker inte att ”alla vet hur det funkar”.
   
   
3. Tydliga kontaktvägar vid fel
   Vikarier måste veta var de ska vända sig om något går fel. Det kan vara internt, men ofta krävs också extern support från en integrationspartner som är tillgänglig även sommartid.
   
   
4. Möjlighet till egen felsökning
   En bra integrationsplattform ger användaren möjlighet att se vad som hänt – till exempel genom realtidsvyer och tydliga felmeddelanden. Då kan många mindre fel åtgärdas direkt, utan att vänta på specialister.
   
   
5. Ta vara på erfarenheten
   Be sommarpersonalen föra logg över problem som uppstår. Det ger värdefull input till förbättringsarbete inför kommande perioder.

Integration ger struktur och säkerhet
Med en modern integrationsmotor, som exempelvis Blue Integrator eller Microsoft Logic Apps, blir det möjligt att styra hur system pratar med varandra, och vad som ska hända när något inte fungerar. Plattformen kan även sätta regler för säkerhet, till exempel genom vitlistning, autentisering och kryptering, så att bara godkända användare och system får tillgång till känslig information.

– Integration handlar inte bara om effektivitet. Det är också ett sätt att bygga robusthet i verksamheten. När det är enklare att göra rätt, är det också mindre risk att något går fel, säger Stefan Jörkander.

Långsiktig lösning på ett återkommande problem
Att onboarda vikarier och tillfällig personal kommer alltid med utmaningar. Men i takt med att verksamheter blir mer digitala ökar också kraven på att systemen fungerar utan att behöva förlita sig på intern erfarenhet.

Det här är inget man löser under en vecka i juni. Det kräver långsiktig planering och ett kontinuerligt arbete med att förbättra sina integrationer, se över rutiner och bygga bort manuella beroenden.

Sommaren blir med andra ord en testperiod – och ett gyllene tillfälle att samla insikter. För även om semestern är till för återhämtning, påminner den varje år om vikten av att system och människor arbetar i takt, oavsett vem som sitter vid skrivbordet.

Stefan Jörkander, vd på Connect Companies och expert på systemintegration