Eine gute Pressemitteilung ist reines Handwerk – und dieses Handwerk können Sie lernen. Wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben wollen, die tatsächlich bei den passenden Journalisten landet, gelesen wird und heute zunehmend auch von KI-Suchsystemen als Quelle zitiert wird, brauchen Sie mehr als eine einfache Mustervorlage. Sie brauchen das richtige Thema, eine saubere Struktur, die passende Sprache und einen durchdachten Versand.
Dieser Guide bündelt das gesamte Praxiswissen rund um die Pressemitteilung an einem Ort: von der Themenfindung über Aufbau, Stil, SEO- und GEO-Optimierung bis zum Versand. Am Ende erwarten Sie außerdem eine kostenlose Pressemitteilung-Vorlage zum Download und ein konkretes Pressemitteilung-Beispiel.
1. Was ist eine Pressemitteilung und wozu dient sie?
Eine Pressemitteilung (auch Pressemeldung, Presseinformation oder Medienmitteilung) ist der klassische Weg, auf dem Sie Journalistinnen und Journalisten über Neuigkeiten aus Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation informieren. Sie folgt dem Aufbau einer journalistischen Nachricht: sachlich, faktenbasiert und nach Wichtigkeit sortiert.
Wichtig zu verstehen: Eine Pressemitteilung ist kein fertiger Artikel und keine Werbung. Sie ist ein Themenangebot an die Redaktion – ein Ausgangspunkt für Recherche, Interview oder Bericht, kein Endprodukt. Ob und wie ein Medium sie aufgreift, entscheidet allein die Redaktion. Das unterscheidet die Pressemitteilung von bezahlter Werbung: Wird sie aufgegriffen, zählt das als “earned media” – eine Form der Aufmerksamkeit, die Sie sich nicht kaufen können, sondern verdienen müssen.
Typische Ziele, die Sie mit einer Pressemitteilung verfolgen können:
- Bekanntheit für Ihr Unternehmen, Ihre Produkte, Marken oder handelnde Personen aufbauen
- Themen und Botschaften in Politik, Wirtschaft oder Gesellschaft platzieren
- Reputation und Vertrauen bei Kund:innen, Partnern und der Öffentlichkeit stärken
- Fachliche Kompetenz und Branchenexpertise sichtbar machen
- In der Krisenkommunikation schnell und verlässlich informieren
Adressieren Sie dabei immer eine doppelte Zielgruppe: in erster Linie die Redaktion, indirekt aber auch deren Publikum. Und inzwischen sollten Sie eine dritte Zielgruppe mitdenken: KI-Suchsysteme wie ChatGPT oder Perplexity, die zunehmend auf Pressemitteilungen als vertrauenswürdige Primärquelle zurückgreifen (mehr dazu in Kapitel 8).
2. Das richtige Thema finden
Bevor Sie auch nur eine Zeile schreiben, entscheidet sich der Erfolg Ihrer Pressemitteilung bereits an einer Stelle: beim Thema. Große Marken erregen fast automatisch Aufmerksamkeit. Wenn Sie für den Mittelstand, einen Verein oder eine lokale Institution schreiben, gilt: Nur ein zur Zielgruppe passendes Thema, kombiniert mit dem richtigen Verteiler, führt zum Erfolg.
Redaktionen erhalten täglich Dutzende Mitteilungen. Wenn Sie sie regelmäßig mit unpassenden Themen versorgen, werden Sie irgendwann komplett ignoriert – und verbauen sich damit auch den Weg für die Themen, die tatsächlich passen würden.
Woher Sie gute Themen bekommen
- Verfolgen Sie das Tagesgeschehen. Nationale und internationale Ereignisse wirken sich oft auf den Alltag Ihrer Zielgruppe aus. Wenn Sie hier kompetent anschlussfähige Aspekte ergänzen, können Sie auch bei fernen Themen mitreden.
Vernetzen Sie sich mit Ihrer Zielgruppe. Ihre Zielgruppe “sendet” selbst: in sozialen Netzwerken, in Kommentarspalten, über Influencer:innen des jeweiligen Themenfelds. Wer zuhört, erkennt frühzeitig, was gerade bewegt. - Blicken Sie über die Landesgrenzen. Was in anderen Ländern Ihrer Branche gerade Thema ist, können Sie – kulturell angepasst – oft für Ihren eigenen Markt neu interpretieren.
Direkte Wettbewerber sind dagegen selten eine gute Inspirationsquelle für Sie: Wenn Sie deren Themen kopieren, laufen Sie ihnen hinterher und zahlen im Zweifel auf deren Marke statt auf Ihre eigene ein.
Woran Sie ein starkes Thema erkennen
Ein Thema eignet sich besonders gut für eine Pressemitteilung, wenn es mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllt:
| Kriterium | Beispiel |
| Alltagsrelevanz | Betrifft einen großen Teil Ihrer Zielgruppe direkt im Alltag |
| Nutzwert | Liefert praktische Tipps oder beantwortet drängende Fragen |
| Unterhaltungswert | Ist kurios, überraschend oder erzählt von Sympathieträgern |
| Exklusivität | Bietet Einblicke oder Fakten, die sonst nicht zugänglich sind |
Journalistische Redaktionen orientieren sich zusätzlich an klassischen Nachrichtenfaktoren wie Neuigkeit, Nähe, Auswirkung, Prominenz und Kontinuität. Je mehr davon Ihr Thema erfüllt, desto größer ist Ihre Chance auf Veröffentlichung. Ein hilfreicher Praxistest: Der ausschließliche Blick nach innen – ein neuer Kunde, ein interner Workshop, eine neue Software – ist selten ein Thema, das über Ihre eigene Organisation hinaus interessiert. Der Blick nach außen zählt.
3. Der klassische Aufbau einer Pressemitteilung
Pressemitteilungen orientieren sich im Aufbau an der klassischen journalistischen Nachricht: Relevantes steht vorne, Ergänzendes hinten. Dieses Prinzip heißt “umgekehrte Pyramide” – die wichtigste Information zuerst, damit der Kern Ihrer Meldung auch bei Kürzungen erhalten bleibt.
Formale Rahmendaten
Setzen Sie Ort und Datum ganz an den Anfang (z. B. “Berlin, 13. Juli 2026”). Soll Ihre Meldung erst zu einem späteren Zeitpunkt veröffentlicht werden, gehört ein Sperrfristvermerk an den Anfang, etwa: “Sperrfrist: 15.07.2026, 10:00 Uhr”.
Überschrift
Die Überschrift ist der wichtigste Satz Ihrer gesamten Pressemitteilung. Achten Sie darauf, dass sie:
- den Kern des Themas in möglichst wenigen Worten zusammenfasst
- verständlich ist, ohne Rätsel aufzugeben
- auf Übertreibungen und Superlative verzichtet
- im Aktiv und idealerweise im Präsens steht
- im Rahmen von rund 60–70 Zeichen bleibt (das entspricht der Länge einer E-Mail-Betreffzeile und dem, was Google in Suchergebnissen anzeigt)
Praxistipp: Formulieren Sie mindestens fünf Varianten und wählen Sie die beste erst mit etwas zeitlichem Abstand aus.
Lead (Vorspann / erster Absatz)
Bringen Sie im Lead in zwei bis fünf Sätzen die Kernaussage auf den Punkt und beantworten Sie die W-Fragen:
- Wer hat etwas gemacht oder plant etwas?
- Was ist passiert oder soll geschehen?
- Wann fand es statt bzw. wann findet es statt?
- Wo ist es passiert?
- Wie ist es abgelaufen?
- Warum ist es passiert bzw. wurde es entschieden?
Wenn Sie im Lead nicht überzeugen, verlieren Sie Ihre Leserschaft – Journalist:innen wie KI-Systeme gleichermaßen.
Kontext (optional)
Nutzen Sie diesen optionalen Absatz, um Ihre Nachricht einzuordnen: Woher kommt das Thema, welche Vorgeschichte gibt es, welche Folgen sind zu erwarten? Das hilft Ihren Leser:innen, die Dimension des Themas besser zu erfassen.
Weitere Absätze und Zitate
Ordnen Sie in den folgenden zwei bis fünf Absätzen die Details absteigend nach Wichtigkeit. Hier ist auch der richtige Ort für Zitate – die einzige Stelle in Ihrem Text, an der Sie den sachlichen Ton kurz verlassen dürfen, etwa um eine Einschätzung, Motivation oder Prognose zu transportieren.
So zitieren Sie formal korrekt: “[Zitat]”, sagt Vorname Nachname, Funktion. Bei Folgezitaten reicht der Nachname: “[Zitat]”, so Nachname weiter.
Zitieren Sie immer, wer fachlich am glaubwürdigsten ist – bei strategischen Themen typischerweise die Geschäftsführung, bei Produktthemen das Produktmanagement. Leere Floskeln wie “revolutionäres Produkt” oder “einzigartige Lösung” haben in Zitaten nichts verloren.
Abbinder (Boilerplate) und Pressekontakt
Formulieren Sie im Abbinder einen kurzen, faktenbasierten Steckbrief Ihres Unternehmens (etwa vier bis fünf Sätze): Gründungsjahr, Geschäftsfelder, Standorte, Mitarbeiterzahl. Je unbekannter Ihr Unternehmen ist, desto ausführlicher darf er ausfallen.
Nennen Sie zum Schluss zwingend einen konkreten Pressekontakt: vollständigen Namen, Funktion, Telefonnummer und E-Mail-Adresse einer Ansprechperson – keine allgemeine Info-Adresse.
Länge insgesamt: Als Faustregel gelten 2.000 bis 4.000 Zeichen bzw. maximal ein bis eineinhalb DIN-A4-Seiten. Kürzer ist fast immer besser als länger.
4. Pressemitteilung Vorlage zum Download
Damit Sie das gesamte Wissen aus diesem Guide nicht neu zusammensuchen müssen, finden Sie hier unsere kostenlose Pressemitteilung-Vorlage zum Download. Anders als ein reines Ausfüllformular ist sie als kompaktes Arbeitsdokument aufgebaut, das Sie bei jedem einzelnen Schritt begleitet:
- einen umfassenden Leitfaden zu Aufbau und Struktur einer Pressemitteilung
- konkrete Tipps zur SEO-Optimierung für maximale Sichtbarkeit
- Checklisten für den Schreibprozess, den Versand und die SEO-Prüfung vor der Veröffentlichung
Pressemitteilung-Vorlage herunterladen (PDF)
So nutzen Sie die Vorlage im Alltag:
- als Nachschlagewerk, während Sie eine neue Pressemitteilung entwerfen
- als Checkliste kurz vor dem Versand, um Struktur, Sprache und SEO ein letztes Mal zu prüfen
- als Einarbeitungsmaterial für neue Kolleg:innen im PR- oder Kommunikationsteam
5. Pressemitteilung Beispiel
Theorie wird erst greifbar, wenn Sie sie an einem konkreten Fall sehen. Hier ein Pressemitteilung-Beispiel, das alle zuvor beschriebenen Bausteine in der Praxis zeigt (fiktives Unternehmen, zur Veranschaulichung):
Musterstadt, 13. Juli 2026
Regionalbäckerei Kornfeld eröffnet erste klimaneutrale Filiale Süddeutschlands
Die Bäckerei Kornfeld aus Musterstadt hat ihre elfte Filiale eröffnet – als erste Bäckerei der Region, die vollständig mit Ökostrom und einem eigenen Blockheizkraftwerk betrieben wird. Die Investition von 1,2 Millionen Euro soll den CO₂-Ausstoß des Unternehmens um rund 30 Prozent senken.
Mit dem neuen Standort reagiert das Familienunternehmen auf die steigende Nachfrage nach nachhaltig produzierten Backwaren in der Region. Neben der neuen Energieversorgung setzt die Filiale auf recycelbare Verpackungen und ein Mehrweg-System für Coffee-to-go-Becher.
“Wir wollten zeigen, dass Handwerk und Klimaschutz keine Gegensätze sind”, sagt Julia Kornfeld, Geschäftsführerin in dritter Generation. “Die Investition rechnet sich für uns langfristig – und für unsere Kundschaft ab dem ersten Tag, weil sich am Geschmack nichts ändert.”
Die Filiale beschäftigt 14 Mitarbeitende und ist ab sofort geöffnet. Weitere Standorte sollen in den kommenden zwei Jahren schrittweise auf das gleiche Energiekonzept umgestellt werden.
Über die Bäckerei Kornfeld
Die Bäckerei Kornfeld wurde 1962 in Musterstadt gegründet und beschäftigt heute rund 180 Mitarbeitende an elf Standorten in Süddeutschland. Das Familienunternehmen produziert täglich frische Backwaren aus regionalem Getreide.
Pressekontakt
Anna Beispiel, Leitung Unternehmenskommunikation Telefon: 0123 456789 | E-Mail: presse@musterbeispiel.de
Was an diesem Beispiel funktioniert und worauf Sie beim eigenen Text achten sollten:
- Die Überschrift transportiert die Kernaussage in einem Satz, ohne Übertreibung.
- Der Lead beantwortet die W-Fragen kompakt in zwei Sätzen.
- Das Zitat liefert eine Einordnung, keine Werbefloskel.
- Zahlen (1,2 Millionen Euro, 30 Prozent, 14 Mitarbeitende) machen die Meldung konkret und überprüfbar – das erhöht die Glaubwürdigkeit bei Redaktionen wie bei KI-Systemen gleichermaßen.
- Boilerplate und Pressekontakt liefern der Redaktion alles, was sie für eine Rückfrage braucht.
6. Sprache und Stil: So schreiben Sie eine Pressemitteilung gut
Selbst Ihr großartigstes Thema wird durch eine handwerklich schwache Pressemitteilung ruiniert. Gute Sprache ist kein Zufall, sondern das Ergebnis weniger, aber konsequent angewandter Regeln.
Verben statt Substantive. Verben bewegen Ihren Text, Substantive – vor allem auf -ung, -keit und -schaft – bremsen ihn aus. Aus “Die Finalisierung der Erarbeitung der Checkliste erfolgte” wird bei Ihnen schlicht “Das Team stellte die Checkliste fertig”.
Aktiv statt Passiv. Passive Sätze verstecken, wer handelt. “Drei Menschen wurden gerettet” lässt offen, von wem. Schreiben Sie stattdessen: “Die Feuerwehr rettete drei Menschen.”
Kurze statt lange Sätze. Orientieren Sie sich an einer Faustregel von rund 15–20 Wörtern pro Satz. Studien zeigen: Ab 14 Wörtern versteht bereits die Hälfte der Leser:innen einen Satz nicht mehr vollständig.
Hauptsachen in Hauptsätze. Verpacken Sie die Kernaussage nicht in einen eingeschobenen Nebensatz, sondern stellen Sie sie klar erkennbar an den Anfang.
Sparsam mit Adjektiven. Adjektive – vor allem Superlative wie “die beliebteste”, “die innovativste” – wirken schnell wie Werbung und sind mitunter sogar wettbewerbsrechtlich angreifbar.
Sachlich statt werblich. Pressemitteilungen sind keine Anzeigen. Lassen Sie Bewertungen, Emotionen und Eigenlob – außer in Zitaten – aus dem Fließtext weg.
Konsequent in der dritten Person. Schreiben Sie “das Unternehmen” statt “wir” – das erleichtert Redaktionen die direkte Übernahme Ihres Textes, ohne ihn umschreiben zu müssen.
Ein Hinweis noch zum Thema Storytelling: Anekdotisches Erzählen ist eine wirkungsvolle Technik für Ihren Unternehmensblog, einen Podcast oder ein Video – für die klassische Pressemitteilung eignet es sich dagegen selten. Ihr erster Leser ist eine Redakteurin oder ein Redakteur, der in Sekunden entscheiden will, ob Ihr Thema zum eigenen Medium passt. Ein pompös aufgebauter, anekdotischer Text besteht diese Prüfung meist nicht.
7. Keywords und SEO in der Pressemitteilung
Online-Suche ist für viele Zielgruppen die wichtigste Informationsquelle geworden – auch für Pressemitteilungen. Eine durchdachte Keyword-Strategie entscheidet mit, ob Ihre Meldung überhaupt gefunden wird.
1. Recherchieren Sie Keywords vor dem Schreiben. Identifizieren Sie mit Tools wie dem Google Keyword Planner oder gängigen SEO-Tools die Begriffe, nach denen Ihre Zielgruppe tatsächlich sucht.
2. Integrieren Sie Keywords natürlich. Ihre Keywords sollten organisch im Text vorkommen, nicht erzwungen. Suchmaschinen bevorzugen heute klar formulierte, natürliche Sprache gegenüber künstlich mit Begriffen vollgestopften Texten.
3. Nutzen Sie Überschriften gezielt. Platzieren Sie Ihr Hauptkeyword in der Headline und – bei längeren Mitteilungen – in Zwischenüberschriften. Das signalisiert sowohl Suchmaschinen als auch Ihren Leser:innen sofort die Relevanz.
4. Vermeiden Sie Keyword-Spamming. Übermäßige Wiederholung von Suchbegriffen wird von Suchmaschinen negativ bewertet und schadet Ihrer Glaubwürdigkeit. Qualität schlägt Quantität.
5. Denken Sie mobile Optimierung mit. Ein Großteil Ihrer Zielgruppe liest Pressemitteilungen mittlerweile auf dem Smartphone – kurze Absätze und eine klare Struktur zahlen doppelt ein: auf Lesbarkeit und auf SEO.
6. Messen Sie Ihren Erfolg. Tools wie Google Analytics oder die Statistiken Ihres Presseportals zeigen Ihnen, welche Keywords und Themen tatsächlich Traffic bringen – und liefern die Grundlage, Ihre Strategie laufend zu verfeinern.
Am Ende gilt: Content, Keywords und SEO müssen bei Ihnen zusammenspielen. Der beste Suchbegriff nützt wenig, wenn der Inhalt dahinter keinen echten Mehrwert bietet.
8. Pressemitteilungen für die KI-Suche optimieren (GEO)
Neben Redaktionen und Google gehört mittlerweile eine dritte Instanz zu Ihrer Zielgruppe: KI-Sprachmodelle wie ChatGPT, Perplexity oder die KI-Suchfunktionen von Google. Diese Systeme durchsuchen das Netz nach vertrauenswürdigen, faktenbasierten Quellen – und eine klar strukturierte Pressemitteilung gilt bei ihnen als besonders glaubwürdige Quelle, weil sie als offizielle Unternehmensaussage eingeordnet wird.
Wenn Sie Ihre Pressemitteilungen auch für die sogenannte Generative Engine Optimization (GEO) optimieren möchten, sollten Sie auf Folgendes achten:
- Setzen Sie eine kompakte Zusammenfassung direkt unter die Headline. Ein kurzer Abschnitt (“Kurz gesagt” oder “Das Wichtigste in Kürze”) mit drei bis fünf prägnanten Sätzen erleichtert es KI-Systemen, Ihre Kernaussage direkt zu übernehmen und korrekt zu zitieren.
- Nutzen Sie Bulletpoints für Zahlen, Namen und Fakten. Listen lassen sich von Sprachmodellen deutlich leichter als strukturierte Daten erfassen als Fließtext.
- Arbeiten Sie mit klaren Zwischenüberschriften. Sie helfen nicht nur Ihren menschlichen Leser:innen, sondern signalisieren auch Crawlern, welche Information zu welchem Abschnitt gehört.
- Setzen Sie auf sachliche, überprüfbare Fakten statt Marketingsprache. KI-Systeme zitieren selten werbliche Formulierungen – konkrete Zahlen, Namen und Daten erhöhen dagegen die Zitierwahrscheinlichkeit deutlich.
- Pflegen Sie einen zentralen digitalen Newsroom. Eine dauerhaft auffindbare, gut strukturierte Quelle erleichtert es KI-Crawlern, Sie als verlässliche Primärquelle zu einem Thema wiederzuerkennen.
Kurz gesagt: Wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben, die für Journalist:innen funktioniert – klar, sachlich, gut strukturiert –, haben Sie damit meist schon die wichtigsten Grundlagen für eine gute KI-Sichtbarkeit gelegt. GEO ist weniger eine neue Disziplin als eine konsequente Weiterführung guten journalistischen Handwerks.
Wie stark PR-Arbeit insgesamt darüber entscheidet, ob und wie Ihre Marke in KI-Antworten überhaupt auftaucht, lesen Sie vertiefend in unserem Beitrag „PR ist wichtiger denn je und entscheidet über Ihre Sichtbarkeit in KI-Antworten“
9. Pressemitteilungen erfolgreich versenden
Ihr bestes Thema und Ihr bester Text nützen wenig, wenn die Pressemitteilung nicht bei den richtigen Empfänger:innen ankommt. Der Versand gilt oft als der unspektakulärste Teil der PR-Arbeit – tatsächlich beeinflusst er Ihren Erfolg genauso stark wie das Thema selbst.
Wählen Sie die richtigen Kontakte
Reichweite entsteht nicht durch möglichst viele Empfänger:innen, sondern durch die passenden. Eine über Jahre gepflegte Kontaktdatenbank oder ein professioneller Presseverteiler mit Filterfunktionen hilft Ihnen, exakt die Redakteur:innen zu identifizieren, die für Ihr Thema tatsächlich zuständig sind. Verlassen Sie sich stattdessen auf eine lose Excel-Liste oder verschicken Sie nach dem Gießkannenprinzip, verschenken Sie Chancen – und riskieren, als Absender ignoriert zu werden.
Nutzen Sie automatisierten Versand
Der manuelle Versand über ein gewöhnliches E-Mail-Programm ist fehleranfällig und wird durch immer strengere Anti-Spam-Regeln (etwa von großen Mail-Anbietern) zunehmend riskant. Spezialisierte PR-Tools stellen sicher, dass Ihre Mitteilungen zuverlässig zugestellt werden, und bieten oft ein unaufdringliches Tracking, mit dem Sie den Erfolg im Nachgang belegen können.
Achten Sie auf das richtige Timing
- Beste Wochentage: Dienstag bis Donnerstag. Montags sind Redaktionen oft mit organisatorischen Themen beschäftigt, freitags sinkt die Aufmerksamkeit bereits Richtung Wochenende.
- Beste Uhrzeit: früh am Morgen, idealerweise gegen 8 Uhr – bevor ab etwa 10 Uhr viele Redaktionskonferenzen beginnen und Themen für den Tag bereits feststehen.
- Redaktionsschlüsse beachten: Tagesmedien arbeiten oft mit sehr kurzen Vorläufen, Wochenpublikationen brauchen meist zwei bis fünf Tage Vorlauf, Fachmedien mit längerem Erscheinungsrhythmus entsprechend mehr.
Kontrollieren Sie den Erfolg
Zu einem professionellen Versand gehört auch die Nachkontrolle: Wurde Ihre Mitteilung geöffnet? Welche Redaktionen haben reagiert? Verlässliche Kennzahlen sind nicht nur für Ihre eigene Optimierung wichtig, sondern auch im jährlichen Ringen um Kommunikationsbudgets bares Geld wert.
Ein Nebeneffekt der veränderten Medienlandschaft: Nicht nur klassische Redaktionen, sondern auch Content Creator auf YouTube, Instagram oder in Newslettern suchen permanent nach neuen Themen. Wenn Sie Ihren Verteiler entsprechend breit denken, erschließen Sie sich zusätzliche Reichweite.
10. Checkliste vor dem Versand
Vor dem Versand lohnt sich für Sie immer ein letzter, möglichst distanzierter Blick auf den Text – am besten am nächsten Tag und laut vorgelesen:
☐ Erfüllt Ihr Thema mindestens einen journalistischen Nachrichtenfaktor?
☐ Ist es wirklich relevant für Ihre anvisierte Zielgruppe?
☐ Können Sie Ihre Kernbotschaft in einem Satz zusammenfassen?
☐ Enthält Ihre Headline das wichtigste Keyword und bleibt unter 70 Zeichen?
☐ Beantwortet Ihr erster Absatz die W-Fragen?
☐ Ist Ihr Text durchgehend sachlich, aktiv und in kurzen Sätzen geschrieben?
☐ Bieten Ihre Zitate echten inhaltlichen Mehrwert statt Floskeln?
☐ Enthält der Text eine kompakte Zusammenfassung und klare Zwischenüberschriften, die auch KI-Systeme leicht erfassen können (siehe GEO in Abschnitt 8)?
☐ Sind Boilerplate und vollständiger Pressekontakt vorhanden?
☐ Liegt passendes Bild- oder Videomaterial mit korrekten Metadaten und geklärten Rechten bei?
☐ Stimmen alle Zahlen, Namen und Fakten?
☐ Haben Sie den Text von einer zweiten Person gegenlesen lassen?
☐ Ist Ihr Verteiler auf die wirklich passenden Kontakte zugeschnitten?
11. Tool-Tipp: Effizienter PR-Workflow mit Mynewsdesk
Jeden einzelnen Schritt aus diesem Guide – Thema finden, Text aufbauen, Sprache schärfen, SEO und GEO mitdenken, Versand organisieren – können Sie manuell mit Textverarbeitung, Excel-Liste und E-Mail-Postfach erledigen. Schneller, koordinierter und mit besserem Überblick über den Erfolg gelingt Ihnen das mit einer spezialisierten PR-Plattform wie Mynewsdesk.
Statt mehrere Einzelwerkzeuge zu kombinieren, laufen bei Ihnen Themenfindung, Textentwurf, Verteilung und Auswertung an einem Ort zusammen. Das reduziert Medienbrüche und macht sichtbar, was mit einer einzelnen Mitteilung tatsächlich erreicht wurde – von der ersten Idee bis zur letzten Kennzahl im Reporting.
Für Ihren PR-Alltag sind dabei besonders drei Bereiche relevant:
- Unterstützung beim Schreiben: Ein integrierter KI-Assistent hilft Ihnen, Entwürfe schneller zu formulieren und die kompakten Zusammenfassungen zu bauen, die – wie in Abschnitt 8 beschrieben – für die Auffindbarkeit in der KI-Suche wichtig sind.
- Gezielte Distribution: Über eine Mediendatenbank mit weltweit mehr als einer Million Journalist:innen erreichen Sie genau die Kontakte, die zu Ihrem Thema passen, statt Ihre Mitteilung breit nach dem Gießkannenprinzip zu streuen.
- Ein durchsuchbarer Newsroom: Als dauerhafter, technisch sauber aufgesetzter Hub für News, Bilder und Videos sorgt er dafür, dass Ihre Inhalte von Suchmaschinen und KI-Crawlern schneller erfasst und eher als verlässliche Primärquelle eingestuft werden.
Im integrierten Reporting sehen Sie außerdem mehr als reine Öffnungs- und Klickzahlen: Sie erkennen, welche Journalist:innen sich für welche Themen interessieren und welche Medien Ihre Meldung tatsächlich aufgegriffen haben – Kennzahlen, die Ihnen sowohl bei der nächsten Themenplanung als auch beim Reporting an die Geschäftsführung helfen.
12. Häufige Fragen (FAQ)
Wie lang sollte Ihre Pressemitteilung sein? Als Richtwert gelten 2.000 bis 4.000 Zeichen bzw. maximal eineinhalb DIN-A4-Seiten. Kürzer ist in der Regel besser als länger.
In welcher Zeitform schreiben Sie eine Pressemitteilung? In der Regel im Präsens, auch bei der Nachberichterstattung über bereits abgeschlossene Ereignisse.
Was gehört zwingend in Ihre Pressemitteilung? Headline, Lead mit den W-Fragen, Fließtext mit Details und ggf. Zitaten, Boilerplate sowie vollständiger Pressekontakt.
Wie unterscheidet sich eine Pressemitteilung von einem Blogartikel? Eine Pressemitteilung ist sachlich, neutral und für die Weiterverarbeitung durch Dritte (Redaktionen) gedacht. Einen Blogartikel dürfen Sie persönlicher, meinungsstärker und erzählerischer gestalten, weil er sich direkt an Ihre eigene Zielgruppe richtet.
Wie oft sollten Sie Pressemitteilungen versenden? Es gibt keine feste Frequenz – ausschlaggebend ist die Relevanz des Themas, nicht ein Kalender. Wenn Sie regelmäßig, aber unpassend versenden, schadet das Ihrer Glaubwürdigkeit mehr, als es Ihnen nützt.
Wo finden Sie eine Pressemitteilung-Vorlage? Eine kostenlose Vorlage mit Leitfaden, SEO-Tipps und Checklisten finden Sie in Abschnitt 4 dieses Beitrags zum Download.
Fazit
Eine Pressemitteilung zu schreiben ist kein Kunsthandwerk, sondern erlernbares Handwerk: das richtige Thema, ein klarer Aufbau nach der umgekehrten Pyramide, eine sachliche und aktive Sprache, eine durchdachte Keyword- und GEO-Strategie – und schließlich ein zielgerichteter Versand zur richtigen Zeit an die richtigen Kontakte. Wenn Sie diese Bausteine konsequent zusammenbringen, erhöhen Sie die Chance deutlich, dass Ihre Pressemitteilung nicht nur verschickt, sondern tatsächlich gelesen, aufgegriffen und zitiert wird – von Redaktionen ebenso wie von KI-Suchsystemen.
Nutzen Sie die Vorlage aus diesem Beitrag als Nachschlagewerk für Ihre nächste Pressemitteilung – und arbeiten Sie die Checklisten Schritt für Schritt ab, bevor Sie versenden.