In der Unternehmenskommunikation ist die Erstellung und Pflege von Presseverteilern von entscheidender Bedeutung. Dabei geht es nicht nur darum, möglichst viele Kontakte zu sammeln, sondern vielmehr darum, relevante Medienvertreter, Journalisten, Stakeholder oder Influencer gezielt anzusprechen. In diesem Blogbeitrag werden die wichtigsten Aspekte rund um Presseverteiler für PR-Verantwortliche und Unternehmenskommunikatoren in zehn knackigen Tipps beleuchtet, wobei der Fokus auf der Qualität und Relevanz der Kontakte liegt.
Inhaltsverzeichnis:
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- Zielgruppenanalyse
- Relevanz vor Quantität
- Recherche-Tools nutzen
- Rechtliche Bestimmungen und Datenschutz für die Nutzung von Presseverteilern
- Individualisierte Ansprache und Vorbereitung
- Presseverteiler für Krisenkommunikation bedenken
- Pflege der Beziehungen und Vertrauensaufbau
- Analyse und Optimierung
- Kontinuierliche Anpassung
- Aktualität
- Fazit
1. Zielgruppenanalyse
Bevor Sie mit der Erstellung eines Presseverteilers beginnen, ist es wichtig, Ihre Zielgruppe genau zu definieren. Welche Medien und Journalisten sind für Ihre Branche und Botschaften relevant? Eine genaue Zielgruppenanalyse hilft Ihnen dabei, die richtigen Kontakte zu identifizieren und Zeit sowie Ressourcen effizient einzusetzen.
2. Relevanz vor Quantität
Das „Gießkannenprinzip“, bei dem Sie unzählige Pressekontakte in der Hoffnung “Irgendwer würde sich schon für Ihr Thema interessieren” anschreiben, führt selten zum Erfolg – eher zu Frust. Stattdessen sollten Sie sich auf eine handverlesene Liste von Kontakten konzentrieren, die tatsächlich Interesse an Ihren Themen haben. Wenige relevante Pressekontakte sind mehr wert und führen eher zu Berichterstattung als eine lange Liste desinteressierter Kontakte.
3. Recherche-Tools nutzen
Es gibt eine Vielzahl von Tools und Software, die Ihnen bei der Identifizierung und Pflege relevanter Pressekontakte helfen können. Diese sparen Ihnen jede Menge Zeit und Mühe, indem sie aktuelle Informationen und Kontaktdaten bereitstellen. Der Presseverteiler von Mynewsdesk und die davon unabhängige PR-Software sind marktführend. Hier lohnt sich eine kostenfreie Demo.
4. Rechtliche Bestimmungen und Datenschutz für die Nutzung von Presseverteilern
Beachten Sie bei der Erstellung und Verwendung Ihres Presseverteilers die geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere die DSGVO in Europa. Stellen Sie sicher, dass Sie die Einwilligung der Personen eingeholt haben, deren Kontaktdaten Sie verwenden, und respektieren Sie deren Datenschutzrechte. Sollten Sie Presseverteiler erwerben, achten Sie darauf, dass die Kontakte DSGVO-konform eingeholt wurden – wie es bei Mynewsdesk der Fall ist.
5. Individualisierte Ansprache und Vorbereitung
Vermeiden Sie Massenmails und nutzen Sie personalisierte Ansprachen. Zeigen Sie, dass Sie sich mit dem Werk und den Interessen des Journalisten auseinandergesetzt haben. Eine maßgeschneiderte Nachricht erhöht die Chancen, dass Ihre Informationen wahrgenommen werden. Hinterfragen Sie auch stets, ob Sie aussagekräftigen und relevanten Content anbieten. Ein gut vorbereitetes Content-Angebot erhöht die Chancen, dass Ihre Inhalte aufgegriffen und veröffentlicht werden.
6. Presseverteiler für Krisenkommunikation bedenken
Ihre Kontaktlisten sollten auch einen Verteiler enthalten, der Kontakte zu Journalisten und Medienvertretern, die in Krisensituationen relevant sind, umfasst. Die Vorbereitung auf mögliche Krisenfälle ist genauso wichtig wie die alltägliche PR-Arbeit. In diesen Fällen kann eine schnelle und effektive Kommunikation entscheidend sein – gut wenn der entsprechende Verteiler also schon fertig ist.
7. Pflege der Beziehungen und Vertrauensaufbau
Eine gute Beziehung zu Journalisten und Medienvertretern ist entscheidend. Halten Sie den Kontakt aufrecht, ohne immer nur nach Berichterstattung zu fragen. Geben Sie von Zeit zu Zeit auch mal unternehmensunabhängige Informationen und Stories weiter, die für den Journalisten relevant sein könnten. Die Beziehung zwischen PR-Verantwortlichen und Journalisten basiert auf Vertrauen. Liefern Sie stets verlässliche Informationen und halten Sie Ihre Versprechen. Ein gutes Vertrauensverhältnis kann dazu führen, dass Journalisten eher bereit sind, über Ihre Themen zu berichten.
8. Analyse und Optimierung
Verwenden Sie Analytics-Tools, wie Mynewsdesk, um den Erfolg Ihrer PR-Bemühungen zu messen. Analysieren Sie, welche Veröffentlichungen die besten Ergebnisse erzielen, und passen Sie Ihre Strategie entsprechend an. Mit Mynewsdesk sehen Sie auch welcher Kontakt sich für welche Aussendung interessiert hat und können so Ihr Content-Angebot und die Ansprache entsprechend anpassen.
9. Kontinuierliche Anpassung
Die Medienlandschaft verändert sich ständig, und Ihre PR-Strategie sollte sich ebenfalls weiterentwickeln. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihren Presseverteiler regelmäßig, um sicherzustellen, dass er immer auf dem neuesten Stand ist und Ihren aktuellen Zielen entspricht.
10. Aktualität
Ein Presseverteiler ist keine einmalige Aufgabe, sondern erfordert kontinuierliche Aktualisierung. PR-Verantwortliche müssen sicherstellen, dass die im Verteiler enthaltenen Kontaktdaten regelmäßig überprüft und auf den neuesten Stand gebracht werden. Journalisten wechseln häufig ihre Positionen oder Medienunternehmen, und veraltete Informationen können dazu führen, dass wichtige Nachrichten Ihre Zielgruppe nicht erreichen. Um dies zu vermeiden, sollten PR-Profis regelmäßig ihre Kontakte überprüfen und sicherstellen, dass sie die aktuellen E-Mail-Adressen, Telefonnummern und gegebenenfalls soziale Medienprofile ihrer Medienkontakte haben. Wenn Sie den Presseverteiler von Mynewsdesk nutzen, können Sie sicher sein, dass die Kontakte tagesaktuell gepflegt sind.
11. Fazit
Die Erstellung und Pflege eines maßgeschneiderten Presseverteilers erfordert Zeit, Engagement und eine strategische Herangehensweise. Wenn Sie jedoch diese Prinzipien befolgen und Ihre Pressekontakte sorgfältig auswählen, können Sie Ihre Chancen auf eine erfolgreiche PR-Arbeit erheblich steigern. Qualität geht immer vor Quantität, und das Ziel sollte sein, relevante Medienvertreter zu erreichen, die auch wirklich an Ihren Botschaften interessiert sind und darüber berichten möchten.
Der Presseverteiler von Mynewsdesk bietet mit 1,2 Millionen Kontakten eines der größten Netzwerke von Journalisten, Bloggern und Influencern. Damit erhöhen Sie Ihre Chance auf Berichterstattung, indem Sie künftig mit Ihren Meldungen die richtigen Journalisten erreichen.
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