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Presseverteiler professionell aufbauen und managen

Presseverteiler professionell aufbauen und managen

Am Anfang stehen fast immer handgestrickte Presseverteiler. Soll die PR aber mittelfristig einen Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg leisten, braucht die Kommunikation professionelle Werkzeuge. Dazu gehört auch der Zugang zu einer Journalistendatenbank.

In der PR ist es wie so oft im Berufsleben: Qualifikation hilft – aber Kontakte sind wichtiger. Denn durch sie öffnen sich Türen und Möglichkeiten. Start-ups und Berufseinsteiger haben diese selten, auch wenn sie diese dringend benötigen. Der Ausweg für Young Professionals: Karrierenetzwerke. Der Ausweg für PR-Manager: Journalistendatenbanken / Presseverteiler.

Welche Probleme Journalistendatenbanken / Presseverteiler lösen

Professionelle Journalistendatenbanken helfen bei zwei Problemen:

  1. Aktualität der Presseverteiler: Ansprechpartner in Redaktionen wechseln schneller als je zuvor. Händisch geführte Verteiler hinken der Entwicklung praktisch immer hinterher. Vom Zeitaufwand, sie zu pflegen, ganz abgesehen.
  2. Breite der Verteiler: Die „üblichen Verdächtigen“ sind auch per Hand schnell aufgelistet. Professionelle Datenbanken enthalten jedoch auch Kontakte von Fachmedien in thematischen Nischen oder regionalen Medien. Damit erweitern sie die Zielgruppe erheblich.

Sie helfen zudem, die eigene Vorstellung zu erweitern, welche Medien generell in Frage kommen. Selbst PR-Abteilungen größerer Unternehmen führen häufig nur Verteiler für Produkt- und Unternehmensinformationen. Geht es hingegen um „weiche“ Themen, stehen sie blank da. Welcher Maschinenbauer, welcher Reiseveranstalter, welches Krankenhaus hat spontan einen passenden Presseverteiler griffbereit, wenn es um soziales Engagement, Umweltschutz oder die Positionierung gegen Rechtsradikale (oder Linksradikale) geht?

Die Bedienung der Datenbanken ist dabei fürchterlich simpel. Ansprechpartner lassen sich nach Dutzenden Kriterien filtern – etwa regional, thematisch, nach Mediengattung oder Erscheinungsrhythmus. Im günstigsten Fall ist die Datenbank sogar in die eigene PR-Software integriert. Dann lassen sich mit nur wenigen Klicks qualitätsgesicherte Kontaktlisten erstellen und sofort für den Versand nutzen.

Die Datenbanken umfassen in der Regel:

  • Kontaktdaten: Alle grundlegenden Kontaktinformationen von Journalisten, Bloggern und Redakteuren, einschließlich der Profile in sozialen Medien.
  • Interessen/Themengebiet: Angaben zu den Themenschwerpunkten, Interessengebieten, Branchen oder regionalem Fokus.
  • Verlauf: Überblick über bisherige Beiträge, um abgleichen zu können, ob der Kontakt im konkreten Fall passt.
  • Kontaktwege: Angaben zu den bevorzugten Kontaktwegen – etwa dem Kanal, der Form oder den Tageszeiten.
  • Historie: Informationen über bisherige Interaktionen und Feedback, sodass PR-Abteilung ihre Aussendung optimieren können.

Ist die Journalistendatenbank datenschutzkonform?

Das Recht kann mitunter recht kurios sein. Insbesondere der Datenschutz. Der Job von Redakteuren ist es, Öffentlichkeit für Themen herzustellen. Dafür kontaktieren sie selbst fortlaufend Firmen, Pressestellen, Politiker und Privatpersonen für die eigene Recherche. Aber umgekehrt? Manchmal schwierig.

Datenschutz war in der Kommunikation lange ein Orchideenthema. Weil es dem Kern des Geschäfts zuwiderlief. Das hat sich geändert. Auch, weil Aufsichtsbehörden inzwischen genauer hinschauen, ob Schindluder mit Kontaktdaten betrieben wird. Dass dem so ist, lässt sich an den Websites der meisten Medien erkennen: Kaum eine Redaktion veröffentlicht noch individuelle Kontaktdaten einzelner Redakteure.

Eine seriöse Journalistendatenbank ist daher stets DSGVO-konform, hält sich also an die EU-weit gültigen Regeln zum Datenschutz und zur Datensicherheit. Etwa, indem Techniken eingesetzt werden, die die Datenbank zuverlässig vor unberechtigtem Zugriff schützen. Und indem nur Daten von Redakteuren, Journalisten und Multiplikatoren aufgenommen werden, die dem zugestimmt haben (Opt-in-Verfahren). Das erspart peinliche Antworten der Kontaktierten, sie bitte dringend vom Verteiler zu entfernen.

Datenschutz

Best Practices für das Erstellen von Presseverteilern

Drei Hinweise, bessere Verteiler zu erstellen:

  • Breiter denken: Fast alle Produkte und Dienstleistungen lassen sich für mehrere Zwecke einsetzen. Journalistendatenbanken machen die Suche nach Kontakten bei Medien einfach, die nicht zum traditionellen Empfängerkreis gehören. Allerdings: Diese Zielgruppe erhält besser eine eigenständige Mitteilung, aus der klar wird, warum das Thema auch für sie interessant ist.
  • Weniger ist mehr: Die Mehrzahl der Journalisten ärgert sich über unpassende Pressemitteilungen. Mehr als drei Viertel der Journalisten sagen, dass nur jede vierte Mitteilung überhaupt zu ihrem Themengebiet oder der Zielgruppe der eigenen Publikation passt. Für die Erstellung von Verteilern heißt das: Kritisch prüfen, ob der erstellte Verteiler zwar so breit wie möglich, aber gleichzeitig so eng wie nötig ist.
  • Nachjustieren: Egal wie wohlüberlegt ein Presseverteiler aufgebaut ist – nicht immer trifft er vollständig ins Schwarze. Zu einem professionellen Umgang gehört auch, die Lesequoten zu verfolgen und bei der Zusammensetzung der Empfänger nachzujustieren.

Auch die Software von Mynewsdesk hat einen Presseverteiler integriert. Eine kostenlose Demo können Sie hier buchen.

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