Ohne e-Akte keine OZG-Umsetzung

Nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) müssen nicht nur Bund und Länder, sondern auch Kommunen ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 elektronisch über Verwaltungsportale anbieten. Insgesamt 575 Leistungen, von der Abfallentsorgung bis zum Kindergeld. Technische Voraussetzung dafür ist die Einführung der elektronischen Akte, über die sich verwaltungsinterne Prozesse medienbruchfrei abwickeln lassen.

Die Länder Hessen und Rheinland-Pfalz geben ihren Kommunalverwaltungen bereits eine konkrete technische Empfehlung an die Hand, wie sie e-Akten-Lösungen einführen und damit auch die geforderte OZG-Konformität erreichen können. Sie besteht aus der Workflowsoftware von Civento und dem Enterprise-Content-Management (ECM)-System der Firma LORENZ ORGA.

Dafür braucht es noch nicht einmal ein Digitalministerium – diese im Koalitionsvertrag angekündigte Behörde soll (wir erinnern uns) die Digitalisierung in Deutschland voranbringen. Dass das Thema inzwischen nur noch im Ressort „Verkehr und Digitales“ mit aufgehängt ist, muss Kommunen daher nicht stören – in Hessen und Rheinland-Pfalz können sie sich geflissentlich an der konkreten staatlichen Empfehlung orientieren. Diese klare Vorgabe sollten sie nun nutzen, denn noch immer hinken zu viele kommunale Verwaltungen bei der E-Akten-Einführung hinterher.

Was muss eine ECM-Lösung können, um letztlich die Basis für OZG-Umsetzung zu sein? Kurz gesagt: Alles, was im Büro anfällt, von der Ablage und dem Wiederfinden von Dokumenten über das Erstellen von Briefen direkt in Word bis zur digitalen Postverteilung und E-Mail-Verwaltung. Auch der mobile Zugriff auf vorhandene e-Akten gehört dazu. Dadurch muss man zur Besprechung nicht mehr die ausgedruckten Papieren mitnehmen, sondern lediglich noch das Tablet.

In der Kreisverwaltung Mainz-Bingen zum Beispiel, der größten des Landes Rheinland-Pfalz, übernimmt das ECM-System von Lorenz Orga die Speicherung wichtiger datenschutzrelevanter Dokumente. Es gilt dort damit nicht weniger als ein „Basiselement für die Digitalisierung“. 2019 wurde mit der Einführung begonnen, seitdem schreitet der Ausbau des Systems – zuletzt pandemiebedingt etwas ausgebremst – abteilungsweise rasch voran. Auf dieser Grundlage ist in Mainz-Bingen die Umsetzung der OZG-Vorgaben mit Sicherheit nicht gefährdet.