Ausbau der Plattform für Dokumentenaustausch PROOM bei Fill

Ein funktionsreiches und leicht zu bedienendes Werkzeug für den schnellen und sicheren Austausch von Dokumenten mit externen Partnern – dies war der Wunsch sowohl der IT-Abteilung wie verschiedener Fachbereiche der FILL GESELLSCHAFT M.B.H. Um die bisherige Nutzung von E-Mail und FTP zu beenden, entschied sich das Unternehmen für den Einsatz von PROOM, die Dokumentenaustausch- und Kollaborationsplattform für technische Unternehmen.

Über digitale Projekträume in PROOM organisiert Fill seinen umfangreichen Dokumentenaustausch mit Automobilherstellern und -zulieferern. Für diese ist Sicherheit bei der Datenübertragung wie -ablage äußerst wichtig. Eine fein austarierbare Benutzersteuerung, wie sie die ausgewählte Plattform ermöglicht, ist daher essenziell für Fill. Alle Compliance-Vorgaben werden über die Zugriffssteuerung und das Protokollieren aller Vorgänge zu einem Dokument eingehalten.

Das österreichische PRO.FILE-Competence Center trisoft informationsmanagement gmbh führte die Plattform bei Fill ein, mit anfangs 1.000 Lizenzen; inzwischen wurden weitere 1.000 nachbestellt. Bereits mehrere Millionen Dokumente hat der Maschinenbauer über die Plattform transferiert. Verschiedenste Abteilungen tauschen mit Lieferanten darüber permanent Zeichnungen, Stücklisten, Bestellinformationen und andere Dokumente aus. Die meisten Anwender*innen, vor allem Externe, arbeiten mit der Browseroberfläche. Intern und insbesondere für den automatisierten Austausch eingesetzt wird zudem ein zusätzliches Modul, das die Synchronisation von Dokumenten direkt über den Windows Explorer ermöglicht.

Fill nutzt über PROOM hinaus auch das PLM- und DMStec-System PRO.FILE. Zuvor wurden Dateien wie üblich auf File-Laufwerken abgelegt – ein unstrukturiertes Nebeneinander, das mit der DMStec-Einführung beendet wurde. Dokumente aus der Produktentstehung, dem Produktmanagement und aus den vertrieblich/kaufmännischen Bereichen bilden im System ein Beziehungsnetz und sind abrufbar und bearbeitbar in den jeweiligen Sichten jeder Abteilung. Mehr als die Hälfte der über 900 Fill-Beschäftigten arbeiten permanent mit dem DMStec, das mit dem ERP-System Infor verbunden wurde.