Zeitmanagement im Dienstleistungsunternehmen

Gelungenes Zeitmanagement ist einer der wichtigsten Bausteine für den Erfolg im Berufsleben. Termine, Aufgaben, Akquise und Meetings effektiv unter einen Hut zu bekommen, entscheidet darüber, wie zufrieden man in seinem Job ist. Die Summe der Zeit ist dabei für alle gleich. Aber: Wie man damit umgeht, macht den Unterschied aus.

Es gibt verschiedene Methoden, seine Zeit optimal zu managen. Wir stellen einige vor.

“Die 72-Stunden-Regel”

Alles, was Sie sich vornehmen, müssen Sie auch innerhalb von 72 Stunden beginnen. Wenn Sie das nicht tun, sinkt die Chance, dass Sie das Projekt jemals umsetzen, gewaltig ab. Genau 1 Prozent beträgt die Wahrscheinlichkeit, dass die anstehenden Aufgaben dann noch gelingen.

1. Möglichkeit ist das “Eat the frog” Prinzip
2. Möglichkeit ist die “Smart-Methode”
3. Möglichkeit ist das “Pareto Prinzip”

Es klingt unwahrscheinlich komisch und erinnert zwangsläufig an Märchen. Aber nur wenn man den Frosch küsst, kommt auch ein schöner Prinz zum Vorschein. In der Arbeitstheorie ist das sehr klar definiert. Da man morgens oft die höchste Motivation hat, sollte man zu diesem Zeitpunkt mit der schwersten Aufgabe beginnen. Das Vergnügen kommt später. Erst wird hart gearbeitet.

Die weiteren Aufgaben des Tages kommen einem dann viel einfacher vor und die zur Verfügung stehende Kraft bleibt konstant.

Zeitmanagement Tipps werden oft mit Abkürzungen umschrieben. So auch bei der SMART-MEthode. Jeder der Buchstaben steht für ein englisches Wort. (engl. Specific, Measurable, Achievable, Reasonable, Time Bound).Im Deutschen würde man das mit mit den Worten spezifisch, messbar, attraktiv, relevant und terminiert sein, übersetzen

Ein Ziel in dieser Methode anzugehen, bedeutet, sehr strukturiert und fokussiert an der Aufgabe arbeiten zu können.

Die 5 Kriterien der SMART-Methode

Spezifisch

Das Ziel kann im besten Fall in einem Satz formuliert werden. Dieser bringt konkret auf den Punkt, worum es im Kern geht.

Messbar

Ein Ziel hat immer einen Anfang und ein Ende. Der Weg dazwischen sollte mit messbaren Komponenten ausgestattet sein. Nur so kann man die wichtigsten Dinge am Ende auch auswerten.

Attraktiv

Ein Ziel muss eine Verbesserung des Ist-Zustandes sein. Nur wenn das klar ist, versucht man es auch mit aller Kraft zu erreichen.

Realistisch

Zu große Ziele scheitern meist am langen Weg dazwischen. Je klarer und definierter dringende Aufgaben beschrieben werden, um sicherer kann man sie auch erreichen.

Terminiert

Damit ein Ziel im persönlichen Zeitmanagement erreicht werden kann, braucht es einen Liefertermin. Nur so kann die Effektivität und die Erfüllung an sich gemessen werden.

“Die 40-30-20-10-Regel”

So mathematisch, wie diese Regel auch klingt, so einfach ist sie in der Praxis. Hier widmet man 40 Prozent der verfügbaren Zeit der Aufgabe mit der höchsten Priorität, 30 Prozent bekommt die zweitwichtigste Aufgabe, 20 Prozent der Zeit die Aufgabe mit Priorität 3. Die restlichen 10 Prozent entfallen auf die restlichen Aufgaben.

Aber die einfache Behandlung beim Thema Zeitmanagement hat methodische Schwächen. Wenn man es genau betrachtet, gehen die Macher hier von NUR 3 zu priorisierenden Aufgaben pro Tag aus. Das trifft aber oft nicht die Arbeitswirklichkeit, wo es durchaus mehr wichtige Tätigkeiten geben kann. Die Klarheit der Methode ist aber motivierend.

“Die ALPEN-Methode”

Auch bei der ALPEN-Methode handelt es sich um ein Akronym und nicht um das Gebirge im Süden Deutschlands. Die folgenden Schritte beschreiben die Buchstaben. Effektives Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode macht man am besten am Vortag der zu erledigenden Aufgabe.

A – Aufgaben: Notiere Dir alle Aufgaben, die Du noch erledigen willst.

L – Länge (Dauer): Schätze für jede Aufgabe (aus Schritt A) den Zeitbedarf, den Du zur Abarbeitung benötigst. Dieser Schritt ist sehr wichtig für Dein Zeitmanagement und sollte auf keinen Fall weggelassen werden. Wir Menschen neigen nämlich dazu, die vorgegebene Zeit für eine Aufgabe auch tatsächlich zu benötigen (das Parkinsonsches-Gesetz).

P – Pufferzeiten einplanen: Viele Dinge lassen sich nicht vorausplanen, mache Dinge ergeben sich im Arbeitsfluss. Deshalb solltest Du 40% Deiner Arbeitszeit als Puffer reservieren.

E – Entscheidungen treffen: Eine wichtige Fähigkeit beim Selbstmanagement (Die ABC-Methode hilft, Entscheidungen zu treffen). Nun ist es an der Zeit, die Aufgaben aus Schritt A durch eine Gewichtung zu ordnen.

N – Nachkontrolle: Hier kontrolliert man, ob es tatsächlich geklappt hat, das Ziel zu erreichen

“Pomodoro-Technik”

Das auch eine Tomate wichtige Aufgaben des Zeitmanagementes übernehmen kann, scheint ungewohnt. Dabei geht es aber eher um eine Küchenuhr, nicht das Gemüse. Laut den Erfindern machen viele kleine Pausen in häufigen Abständen eine Arbeit sehr effektiv und erhalten die Leistungsfähigkeit. Diese 5 Schritte machen die Technik erfolgreich:

1. Alle Aufgaben schriftlich formulieren
2. Wecker auf 25 Minuten stellen
3. 25 Minuten konzentriert arbeiten
4. Fünf Minuten Pause machen
5. Nach vier Promodoro-Einheiten jeweils eine länger Pause von 20 bis 30 Minuten einlegen

“Eisenhower-Matrix”

Die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip ist ein hervorragendes Werkzeug im Bereich des Aufgabenmanagements. Teile damit Deine Aufgaben in die 4 Eisenhower-Quadranten ein.

Dabei unterscheiden wir zwischen dringend und wichtig, wichtig und nicht dringend,nicht wichtig und dringend sowie nicht wichtig und nicht dringend.

Auch das Pareto-Prinzip hat Einzug in die Planung von Arbeitsprozessen gehalten. Dabei ist es eher ungewöhnlich, da es Arbeiten qualitativ gegeneinander aufwiegt. Laut Pareto strukturiert man seine Zeit so, dass man die Aufgabe wählt, die die größte Erfolgschance aufweist. 20% Aufgaben haben die Möglichkeit, die mir 80% meines gewünschten Ergebnisses zu liefern. Auch wenn es mehr als abstrakt klingt, ähnelt es der SCRUM-Methode, bei der man für das gleiche Ziel verschiedene Wege ohne Erfolgsgarantie geht.