Vinder efter indstilling fra Forenede Service: Vejle Kommune får Dialogprisen 2019 af IKA

Vejle Kommune har på IKAs (foreningen af offentlige indkøbere) netop afholdte årskonference modtaget Dialogprisen 2019. Forenede Service indstillede kommunen til prisen, som blev givet for at tænke nyt og positivt, da kommunens rengøring skulle i udbud.

"Skulle vi ikke tage og nominere Vejle Kommune?," stod der i emnefeltet på den email, som salgs- og tilbudschef i Forenede Service Chalotte Stahll sendte til vicedirektør Flemming Sindberg en tidlig morgen i oktober sidste år. Flemming har ansvaret for den region i Forenede Service, hvor Vejle Kommune hører under, og som Forenede Service vandt rengøringsopgaverne hos ved et udbud og overtog midt i 2018. Og de var begge svært begejstrede for det udbudsforløb og opstart af opgaverne, som de netop havde samarbejdet engageret med Vejle Kommune om. En grundig proces baseret på tæt dialog havde mundet ud i en god kontrakt og et forbilledeligt forløb for parterne.
"Hej Chalotte. God idé," lød svaret derfor hurtigt tilbage fra Flemming. 

Fra ni til tre til vinder
Og som skrevet, så gjort. En indstillingstekst med en beskrivelse af, hvordan Forenede Services medarbejdere havde oplevet forløbet op til, under og efter udbuddet af rengøringsopgaverne i Vejle blev sendt afsted til IKA - foreningen af offentlige indkøbere. 

Små fem måneder senere i midten af marts var Bella Center så fyldt med mere end 400 deltagere fra hele landet til IKAs årskonference 2019, hvor Dialogprisen skulle uddeles. Hundredevis af indkøbere fra staten, regioner og kommuner summede rundt i salene og udstillingsområdet i en af pauserne mellem oplæg og workshops den sidste eftermiddag på todages-konferencen - blandt private leverandører, interesseorganisationer, konsulenter og rådgivere. Indtil klokken ringede og værten ved konferencen, journalisten Cecilie Beck kendt fra TV2, annoncerede i mikrofonen i den "store sal", at Dialogprisen 2019 skulle uddeles. Så bevægede deltagerne sig spændte ind i salen igen.
Et felt på ni indstillede fra hele landet var snævret ind til tre nominerede kandidater til prisen, som en efter en blev præsenteret i små videoer på storskærm i salen. Forenede Services kandidat, Vejle Kommune, var således oppe imod indkøbsprojekter fra Region Nordjylland/Region Syddanmark og Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse .

Dialog frem for kontrol
Formanden for IKAs Dialogpris, Majbritt Frødstrup, kunne derefter fra scenen foran de flere hunderede fagfolk, der til dagligt beskæftiger sig med udbuds- og tilbudsafgivning, indkøb, salg, planlægningen og nytænkning inden for feltet, afsløre, at årets vinder af prisen blev Vejle Kommune.
I begrundelsen for tildelingen af prisen lagde IKA vægt på, at sam- arbejdet mellem Forenede Service og Vejle Kommune bygger på dialog, tillid og fleksibilitet frem for kontrol, krav og bods-strukturer. Og allerede inden udformningen af udbuddet blev potentielle leverandører indbudt til et dialogmøde.

"Vi besluttede fra start, at vi ville have leverandørernes input. Det harhaft stor indflydelse på, hvordan vi udformede udbudsmaterialet,” siger projektleder Kristinna Andersen fra Vejle Kommune og bakkes op af Chalotte Stahll fra Forenede Service:

"Det er særligt, hvordan og i hvor høj grad Vejle har tænkt leverandøren og dialogen ind i alle faserne," siger hun og uddyber:

"Der har for eksempel været et stort og positiv fokus på, hvor vigtig opstarten og implementeringen er. At samarbejdet allerede fra starten bliver sat godt sammen. For det er essientielt for at hele kontraktperioden, opstarten og implementeringsperioden går godt," forklarer hun og bliver supplereret af Flemming Sindberg:

"Der blev blandt andet afholdt to stormøder, hvor repræsentanter fra alle lokaliteterne var til stede og kunne høre om opstarten og kontrakten - og iøvrigt lufte deres mening. Det var rigtig positivt," siger han.

Eksempel til efterlevelse
Efter starten af samarbejdet medio 2018 er den gode dialog ført videre.

”Blandt andet deltager vi på de opstartsmøder, som Forenede Service holder for nye rengøringsassistenter. Og i det hele taget er dialog den røde tråd i samarbejdet. Medarbejderne hos Forenede Service ved, hvem vi er, og hvilke ting, vi lægger vægt på,” siger rengørings-controller Pia Sjødahl, Vejle Kommune.

For den erfarne salgs- og tilbudschef i Forenede Service, der har mange tidligere offentlige kontraktfoløb bag sig, er der ingen tvivl at spore omkring værdien af samarbejdet:

"Det forløb, vi har haft med Vejle Kommune, adskiller sig markant positivt fra tidligere lignende processer. Det er et eksempel til efterlevelse for andre kommuner og et godt eksempel på et offentligt-privat samarbejde, hvor dialogen driver værket," siger Chalotte Stahll.

Faktaboks:  IKAs Dialogpris
Dialogprisen uddeles årligt i forbindelse med årskonferencen for IKA – foreningen af offentlige indkøbere. Foreningens cirka 550 offentlige og cirka 200 private medlemmer har mulighed for at indstille kandidater til prisen. IKAs bestyrelse udvælger vinderen blandt de nominerede. Prisen tildeles en offentlig myndighed, brancheforening, institution eller privat leverandør til det offentlige, der har skabt et godt resultat på baggrund af dialog. Blandt tidligere vindere af prisen er Rigspolitiet, Dansk industri, Aarhus Kommune og Region Syddanmark.