Dansk software ruller ud med ekspresfart på svenske hospitaler

End ikke coronavirus har kunnet stoppe implementeringen af et dansk opgavesystem, som skal koordinere portørernes opgaver på syv hospitaler i Sveriges næststørste region Västra Götaland.

I 2019 besøgte en håndfuld svenske hospitalsfolk Glostrup Hospital for at se nærmere på en ny it-løsning, som havde medført mere effektive arbejdsgange og bedre arbejdsmiljø for hospitalets servicepersonale. Løsningen, Columna Task er udviklet af den danske softwarevirksomhed Systematic, og ved besøget i Glostrup kunne svenskerne ved selvsyn konstatere, at systemet halverede antallet af telefonopkald mellem portører og koordinatorer og bidrog til mere effektiv udnyttelse af portørernes tid.

Västra Götaland Regionen har købt løsningen til syv af sine største hospitaler. Implementeringen begyndte for et år siden på Mölndals sjukhus, og selv ikke coronavirussens udbrud har kunnet bremse udrulningsprocessen. 

Senest er det personalet på Östra Sjukhuset, som er det tredje hospital i regionen, der har taget løsningen i brug. Östra er en del af Sveriges største sygehus, Sahlgrenska Universitetssjukhus i Göteborg, som består af fem hospitaler med knap 2000 sengepladser tilsammen.

Færre telefonopkald - mere nærvær og medbestemmelse

Columna Task digitaliserer bestilling og koordinering af portørernes opgaver på hospitalerne. Alle opgaver samles i ét system, som portørerne kan tilgå via en smartphone. Klinikerne bestiller opgaver via systemet, som portørerne herefter kan vælge ud fra opgavens tid, placering og vigtighed. På den måde spares mange tomme skridt, og portørerne skal ikke besvare telefonopkald, når de transporterer patienter eller udstyr rundt på hospitalet.

- Ud over de praktiske fordele ved systemet, så oplever portørerne større arbejdsglæde, fordi de i langt højere grad har fået indflydelse på deres arbejdsopgaver. Det betyder også, at samarbejdet med de øvrige personalegrupper er mere smidigt, fortæller Mikael Östling, projektleder og virksomhedsudvikler hos Regionservice i Västra Götaland.

Nye vaner kræver tilvænning

Forandringerne for medarbejderne har været mærkbart positive, men det har også krævet tilvænning for både portører og koordinatorer.

- Førhen sendte koordinatorerne opgaver direkte til den enkelte portør, men nu skal de blot lægge opgaverne ud i systemet, hvor de også kan følge med i, hvornår de er løst. Portørerne behøver ikke længere ringe til koordinatorerne, når de har afsluttet en opgave og bede om den næste. De skal bare sætte et digitalt flueben ud for den løste opgave – og selv vælge den næste. Det fungerer godt, siger Mikael Östling.

Coronatravlhed er ingen hindring

Udbruddet af coronavirus har medført travlhed på de svenske hospitaler – særligt på Östra Sjukhus, som er det hospital, der er indrettet til behandling af Covid-19-patienter. Alligevel er udrulningen af Columna Task gået som smurt, og ifølge Senior Consultant hos Systematic, Jacob Gade, er hemmeligheden bag den gode proces involvering og erfaring:

- I øjeblikket har vi implementeret Columna Task på tre ud af syv hospitaler i Västra Götaland regionen, og vi er præcis, hvor vi skal være, ifølge den oprindelige implementeringsplan. Det er ret vildt, når man tænker på, at alle workshops og intro-kurser er afholdt online mellem Systematic og Östra Sjukhuset på grund af corona, forklarer Jacob Gade.

Løsning leveres som Software as a service (SaaS)

Västra Götaland regionen har som den første kunde valgt at købe Columna Task som Software as a Service, hvor Systematic står for både levering og drift af løsningen.

- SaaS produkter i denne størrelsesorden har mange fordele, fordi det er mere skalérbart og giver kunden mulighed for at vælge netop de værktøjer, som øger brugernes effektivitet i hverdagen, uden at skulle forholde sig til IT-teknikaliteter. Samtidig undgår kunden en stor anlægsinvestering og skal blot betale de variable serviceomkostninger løbende, forklarer Jacob Gade.

Han ser frem til at gentage processen på de næste fire svenske hospitaler: Norra Älvsborg Länssjukhus, Borås Sjukhuset, Alingsås Sjukhuset og Kungälv Sjukhuset. Implementeringen forventes at være gennemført på alle sygehusene i januar 2021.

Columna Task anvendes i dag på hospitaler i Danmark, Sverige, Finland, Skotland og Australien.

Om projektet

Västra Götaland har købt Columna Task til syv af regionens hospitaler:

Sahlgrenska Universitetshopital: Östra Sjukhuset, Sahlgrenska Sjukhuset og Mölndal Sjukhus, som alle har implementeret løsningen.

Herefter følger:

• Södra Älvsborg Hospital (Borås) - Oktober 2020
• Norra Älvsborg County Hospital - November 2020
• Kungälv Hospital - Januar 2021
• Alingsås Hospital (Alingsås Lasarett) - Januar 2021