Digitalt opgavesystem giver mindre stress og bedre overblik for portører

Hverdagen for portørerne på Rigshospitalet er blevet mindre stressfyldt, efter de er begyndt at bruge et elektronisk opgavestyringssystem. Portørerne sparer skridt, og deres tid udnyttes bedre, nu hvor de selv koordinerer deres opgaver. 

I et år har portørerne på Rigshospitalet i København nu brugt et elektronisk system til at koordinere deres opgaver. Tidligere foregik al kommunikation og planlægning af opgaver via telefonopkald, så det digitale system har givet mere ro. I dag er de evigt kimende telefoner skiftet ud med mere afdæmpede skriftlige beskeder på mobilen, fortæller ledende portør på afdelingen, Gert Andersen.

- Det nye system har gjort vores dag nemmere. Nu skal jeg ikke svare på en række forstyrrende opkald, mens jeg fx er ved at transportere en patient. Opgaverne er allerede defineret og kommer løbende ind på telefonen som beskeder, så det gør arbejdsdagen meget lettere. Tidligere modtog jeg mange afklaringsspørgsmål om, hvem der skulle gøre hvad. Det gør jeg ikke mere, for det koordinerer telefonen og portørerne selv, siger Gert Andersen.

Klar dokumentation og forbedret arbejdsflow

Det har været en stor ændring i portørenes hverdag, at al koordinering og information nu kører digitalt. Og til trods for Rigshospitalets størrelse med 1244 nominerede senge er opgavesystemet Columna Service Logistics kommet godt fra start, mener souschef i servicecentret på Rigshospitalet, Lars Buhl.

- Opgavesystem fungerer godt på Rigshospitalet. Muligheden for at dokumentere arbejdet er blevet markant forbedret, men vi arbejder fortsat på at skabe en kultur blandt portørerne for at dokumentere de ting, som ikke oprettes i systemet. Eksempelvis ved tilføjelser af kommentarer ved opgaver, som tog længere tid end forventet, siger Lars Buhl.

Han bakkes op af chefportør Kristoffer Hofman. Han kan se de klare fordele i, at det er let at dokumentere, og desuden mærker han et forbedret arbejdsmiljø blandt portørerne.

- Stressfaktoren har flyttet sig, fordi telefonen ikke hele tiden ringer og forstyrrer, mens portørerne er i gang med en opgave. Det betyder, at portørerne kan have fuldt fokus på den igangværende opgave og på de patienter, de kører med. Når de er færdige med en opgave, kan de tage telefonen frem og se, hvad der er kommet ind af opgaver i mellemtiden, siger Kristoffer Hofman.

Sparer skridt og undgår spildtid

Med det nye opgavesystem undgår portørerne ”tomme skridt” frem og tilbage fra vagtstuen, fordi den næste opgave altid starter, hvor den sidste sluttede.

Det tætte samarbejde mellem portøren og sygeplejersken har også ændret sig i takt med implementeringen af Columna Service Logistics opgavesystem. Tidligere blev portørerne blot pålagt opgaverne, men nu kan de tage aktivt del i koordineringen, da de har det fulde overblik over opgavernes omfang. De kan udføre de opgaver, der ligger tæt på, hvor de befinder sig først og derved spare tid og skridt.

Flere muligheder i nyt system

Som med andre nye systemer på et stort sygehus har det været nødvendigt med en tæt og løbende dialog om forbedringstiltag mellem hospitalet og Systematic, der leverer Columna Service Logistics.

- Vores oplevelse med opgavesystemet som arbejdsredskab og ledelsesværktøj er positiv. Der er nærmest ubegrænset mulighed for at skabe overblik over arbejdsgange og opgaver. Derfor ser vi også, at der ligger mange flere muligheder i at benytte systemet til at understøtte arbejdsgange, dokumentere ressourceforbrug og meget mere, siger souschef i servicecentret på Rigshospitalet, Lars Buhl.

Systematic A/S er medlem af Welfare Tech