Automaatioallergiaan tarvitaan siedätyshoitoa

Modernit automaatiotyökalut mahdollistavat entistä monimutkaisempien tehtävien automatisoinnin, jonka johdosta automaatiossa ollaan siirtymässä yksittäisten tehtävien automatisoinnista prosessien automatisointiin. Tämä muuttaa ihmisten työtä niin, ettei muutos jää huomaamatta. Kaikki isot muutokset aiheuttavat ihmisissä stressiä ja muutosvastarintaa. Pahimmillaan automaation avulla ei saavuteta niitä hyötyjä, joita sille on asetettu, eikä syy silloin ole teknisessä toteutuksessa vaan muutosjohtamisessa.

Automaation lisääminen helpottaa teoriassa ihmisten työtä, mutta käytännössä se vaatii henkisesti paljon, sillä kyse on oman ammatti-identiteetin muuttumisesta. Esimerkiksi palkanlaskijan ammattiylpeyteen on kuulunut se, että hän osaa laskea palkat oikein tai tuottaa halutunlaisen raportin. Kun teknologia hoitaa homman, voi ihminen kyseenalaistaa koko ammattitaitonsa.

Viisautta olisikin ottaa ihmiset entistä vahvemmin huomioon automaatioprojekteissa, jotta näppyjä aiheuttavien it-projektien sijaan lopputuloksena olisi liiketoiminnallisia hyötyjä ja tyytyväinen henkilöstö. Parasta olisi, jos voisi osoittaa projektien hyödyt ihmisille itselleen.

Asiaa ei kannata ajatella automaatiotehokkuuden, vaan kokonaistehokkuuden kannalta. Erityisesti ihmisvetoisissa organisaatioissa ihmisiä ei saa jyrätä, muuten menetetään iso osa hyödyistä. Ihmisten täytyy kokea, että heidän ammattitaitonsa, supervoimansa ovat edelleen tarpeellisia ja ulkopuoliseksi sysäämisen sijaan he ovat tärkeä osa automatisoituakin prosessia.

Automaatioon tarvitaan käyttäjäkeskeinen polku, jota pitkin edetään ihmiset ja heidän työnsä sisältö kirkkaasti mielessä.

Ensinnäkin, ihmiset tulisi ottaa huomioon ja mukaan automaatioprojektien suunnittelussa entistä paremmin. Automaatioasiantuntijoiden ja automatisoitavan liiketoiminnan täytyy toimia yhdessä. Tämä merkitsee tietysti sitä, että automaatioasiantuntijoidenkin täytyy olla ihmis- ja liiketoimintalähtöisiä. Kammioissaan puurtavien introverttikoodareiden myytti täytyy murtaa.

Jotta muutos onnistuu, kaikkien täytyy ymmärtää, mitä ollaan tekemässä ja millainen se prosessi on. Liian usein aloitetaan isosta ongelma-alueesta, joka aiheuttaa jo nykyisellään ihmisille harmaita hiuksia. Huonosti toimiva prosessi ei parane automatisoimalla.

Toiseksi, automaatioprosessia ei aina kannata vetää ylitehokkaaksi. Ihmisten on helpompi sopeutua muutokseen, kun siinä on tuttuja elementtejä. Liian tehokkaaksi automatisoidusta prosessista katoavat ihmisille tutut piirteet ja vaiheet, jotka helpottaisivat totuttelua.

Automatisoidun prosessin täytyykin muistuttaa vanhaa prosessia, henkilöstön silmissä sen täytyy näyttää tutulta. Teknologianäkökulmasta se tarkoittaa sitä, ettei välttämättä tehdä kaikkea sitä, mihin teknologiamielessä kyettäisiin.

Äärimmilleen viety ja nopeasti toteutettu automaatio nimittäin aiheuttaa allergisen reaktion. Ihmisten luontainen reaktio on vältellä allergiaa aiheuttavia asioita. Fiksumpaa olisi siedättää ihmisiä vähitellen, vaikka se merkitsisikin sitä, ettei automaatioprosessia ole viritetty äärimmilleen.

Automaatiossakin on kyse muutoksesta, jolle ei näy loppua. Elämme jatkuvassa välivaiheessa, jossa jokainen vuosi tulee entistä fiksumpia työkaluja. Organisaatiossa onkin hyvä ymmärtää, että on fiksumpaa toteuttaa automaatioprojekti, joka tehostaa toimintaa vaiheittain kuin toteuttaa kerralla automaatioprojekti, joka teoriassa tehostaa, mutta käytännössä kuormittaa ihmisiä.

Liian kunnianhimoinen projekti todennäköisesti johtaa siihen, että ihmisten työarki unohtuu – ihmiset eivät pääse mukaan suunnitteluun ja lisäksi heidän odotetaan sopeutuvan työhönsä liittyviin mullistuksiin liian nopeasti.

Automaation hyödyt toteutuvat vain, jos ihmiset sopeutuvat muutoksiin ja automaation läsnäoloon. Teknologia ilman ihmistä on hukkainvestointi.

Juha Huotari, automaatiojohtaja, Azets Insight