Uansett om du skal sette PR-budsjettet for en midlertidig kampanje eller for hele året, er det imidlertid en rekke trinn du bør være klar over og vurdere for å få maksimal effekt av investeringene dine. I dette blogginnlegget hjelper vi deg med hvor fokuset bør ligge, og hva som bør tas med i beregningen, for å skape et pålitelig PR-budsjett.
Et godt gjennomtenkt PR-budsjett gjør det enklere å effektivt fordele ressurser, sette mål som kan måles, samt følge opp effekten av din PR-kampanje eller for den saks skyld alle dine årlige aktiviteter. Et smart PR-budsjett legger grunnlaget for at du kan maksimere din ROI og investere i de riktige aktivitetene, og kontinuerlig kunne justere og forbedre planen din. I dette blogginnlegget får du konkrete tips til hvordan du kan skape et PR-budsjett som optimerer budsjettet ditt.
Hvordan Lage en Effektiv PR-Plan?
Få et klart overblikk over dine behov og sett tydelige mål
Det første du bør gjøre når du begynner å planlegge budsjettet er å identifisere dine behov. Det kan være alt fra å få oppmerksomhet eller øke synligheten av merkevaren din, til å lansere et nytt produkt eller forbedre forholdet til kunder eller journalister. Gjennom en grundig behovsanalyse kan du enklere fordele budsjettet. I startfasen bør du også definere dine mål og knytte PR-aktivitetene til klare KPIer. På den måten kan du enklere måle fremgangen din og bedre forstå hva som resonnerer med målgruppen din, i tillegg til å kunne justere og optimalisere planen i løpet av kampanjeperioden.
Bryt ned tallene
For å få en god balanse i PR-budsjettet bør du dele investeringene inn i ulike kategorier. Det kan dreie seg om alt fra medierelasjoner, produksjon av innhold, arrangementer eller webinarer, til driftskostnader for eksterne leverandører og tjenester. Ikke glem å alltid definere ekstra kostnader ved å tildele hver kategori en prosentandel eller et fast beløp.
Her er noen vanlige kostnader som ofte er inkludert i et PR-budsjett:
- Medierelasjoner
- Distribusjon av pressemeldinger
- Mediedatabase
- Pitch till journalister
- Produksjon av pressekit, for eksempel. pressefoto
- Innholdsproduksjon
- Produksjon av skriftlig innhold, tekst
- Grafisk design (infografikk, bilder, videoer)
- Kjøp av arkivbilder, også kalt «stock photos»
- Utvikling og vedlikehold av nettside
- Innholdsproduksjon for sosiale medier
- Arrangementer og sponsing
- Kostnader for planlegging og koordinering av arrangementer
- Leie av lokaler og stand
- Utleie av lyd- og lysutstyr
- Markedsføringsmateriale og markedsføring av arrangementer
- Honorarer for foredragsholdere eller influencere
- Sponsring
- Influencermarkedsføring
- Identifisering og kontakt med relevante influencer
- Forhandling av avtaler
- Gjennomføring av samarbeid med influencere og produksjon og distribusjon av sponset innhold
- Produkter/tjenester for utvalgte influencere
- Måling og rapportering av influencerkampanje
- PR-byrå eller konsulent
- Dersom du velger å benytte deg av eksterne ressurser for ditt PR-arbeid, påløper det kostnader for byråtjenester eller frilansere. Disse avgiftene kan variere avhengig av byrået du velger og ordningen du har, for eksempel om det er en løpende retainer eller kun kontrakt for en kampanje.
- Verktøy og programvare
- PR-plattform for fleksible medielister, distribusjon, redaksjoner, global dekning, overvåking og sentimentanalyse av sosiale medier samt rapporterings- og analyseverktøy
- Programvare for e-postmarkedsføring
- Adobe eller annen bildebehandlingsprogramvare
- Rapporter og undersøkelser
- Markedsundersøkelser
- Konkurrentanalyse, bransjeanalyse
- Dataanalyse og rapportering
- Diverse utgifter
- Reisekostnader
- Medlemsavgifter for bransjeorganisasjoner eller foreninger
- Penger til uventede utgifter eller muligheter
Internt eller outsourcing?
De siste årene har det blitt stadig mer vanlig at bedrifter håndterer alt PR-arbeid internt. Det vil selvsagt være et spørsmål om tilgjengelige ressurser og ambisjonsnivå når du planlegger budsjettet. Det kan være økonomisk fordelaktig å ansette frilansere, PR-byråer eller konsulenter, men et moderne PR-verktøy kan kanskje hjelpe deg å utføre oppgavene internt, og dermed redusere utgiftene.
Vurder om du har den nødvendige kompetansen internt for å håndtere alle PR-aktiviteter, eller om du trenger å outsource enkelte oppgaver.
Er du interessert i å lese mer om hvordan du kan lykkes med PR på et begrenset budsjett? Last ned sjekklisten vår her!
Dersom du mener at du tross alt trenger ekstern hjelp, bør du først og fremst finne ut av hvilke PR-aktiviteter som har størst potensial for å generere de resultatene du ønsker. Du bør også finne ut gjennomsnittskostnadene for de ulike aktivitetene. Det gir deg en mye bedre forhandlingsposisjon mot byrået eller frilanseren. Vær tydelig i dialogen om hvilke resultater du forventer, og om kompensasjon er prestasjonsbasert eller ikke.
Behovet for en PR-plattform
Å investere i en pålitelig PR-plattform som Mynewsdesk kan strømlinjeforme dine PR-aktiviteter, øke effektiviteten og maksimere effekten av budsjettet ditt. Det er mange fordeler med å investere i dette, men for å nevne noen:
- Å ha medieovervåking betyr at du kan følge publisitet, analysere sentiment og måle suksessen til dine PR-kampanjer og ta beslutninger basert på data.
- Distribusjon og publisering sparer deg for tid og hjelper deg å nå rett budskap til rett journalister til rett tid. Du kan skape verdifulle relasjoner og bygge en online tilstedeværelse.
- Du kan få analyse- og rapporteringsfunksjoner for å måle nøkkeltall, følge ROI og optimalisere PR-strategiene dine basert på datadrevet innsikt.
Så hvis du vil spare tid og utmerke deg i ditt kreative arbeid, samtidig som du kan jobbe datadrevet, er en pålitelig PR-plattform det du trenger.
Forvent det uventede
Husk at uventede kostnader eller muligheter kan dukke opp. Det er viktig å bevilge deler av budsjettet til uforutsette hendelser som krisehåndtering eller mediemuligheter som oppstår i siste liten. Fleksibilitet i budsjettplanleggingen sikrer at du kan tilpasse og gripe fordelaktige situasjoner når de oppstår.
Å sette et årlig PR-budsjett eller PR-kampanjebudsjett er et avgjørende skritt for å effektivt nå kommunikasjonsmålene dine. Ved å følge trinnene ovenfor kan du fordele ressursene dine klokt og maksimere PR-effekten. Ved å sette klare mål og allokere ressurser strategisk, kan du utføre PR som fungerer. Sist men ikke minst, ikke glem å jevnlig gjennomgå og evaluere resultatene av dine PR-aktiviteter. Bruk data og innsikt for å identifisere forbedringsområder og optimalisere budsjettallokeringen for fremtidige kampanjer. Det vil gi deg et mer nøyaktig budsjett og en mer nøyaktig strategi over tid.
Vil du ha konkrete tips til hvordan du kan drive PR på et budsjett? Så sjekk ut vår nyeste guide her.
