Oavsett om du ska sätta din PR-budget för en tillfällig kampanj eller för hela året är det viktigt att ett antal parametrar vägs in – allt för att du ska få maximal effekt av dina investeringar. I denna blogg djupdyker vi i hur du bygger upp din budget och vad du bör ta höjd för, allt för att skapa en träffsäker PR-budget.
En väl genomarbetad PR-budget gör det enklare att effektivt fördela resurser, sätta mätbara mål och följa upp effekten av din PR-kampanj eller för den delen, alla dina årliga aktiviteter. En smart PR-budget lägger grunden för att du ska maximera din ROI och satsa på rätt aktiviteter, och löpande kunna justera och förbättra din plan. I denna blogg får du konkreta tips på hur du skapar en PR-budget som optimerar din budget.
Skapa en tydlig bild av dina behov och mål med PR-arbetet
Det första du ska göra när du börjar planera din budget är att identifiera vilka PR-behov du har. Det kan vara allt från att skapa uppmärksamhet eller öka synligheten för ditt varumärke till att lansera en ny produkt eller förbättra relationen till kunder eller journalister. Genom en ordentlig behovsanalys kan du lättare fördela budgeten. I början av ditt budgetarbete måste du även definiera dina mål och koppla PR-aktiviteterna till tydliga KPI:er. På så sätt kan du följa dina framsteg och bättre förstå vad som resonerar med din målgrupp, men också snabbt identifiera vad som inte levererar i din plan och justera och optimera under kampanjens gång.
Bryt ner siffrorna
För att få en bra balans i din PR-budget så bör du dela upp investeringarna i olika kategorier. Det kan handla om allt från medierelationer, innehållsskapande, event eller webinars till löpande kostnader för externa leverantörer och tjänster. Glöm inte att alltid ta höjd för merkostnader genom att tilldela varje kategori en procentuell andel eller en fast summa.
Här är några vanliga kostnader som ofta finnas med i en träffsäker PR-budget:
- Medierelationer
- Distribution av pressmeddelanden
- Mediedatabas
- Pitch till journalister
- Framtagning av presskit, t.ex. pressfoto
- Innehållsskapande
- Framtagning av skrivet innehåll, copy
- Grafisk design (infografik, bilder, videor)
- Inköp av arkivbilder, även kallat “stock photos”
- Utveckling och underhåll av webbplats
- Framtagning av innehåll för sociala medier
- Event och sponsring
- Kostnader för planering och samordning av event
- Hyra av lokal och monter
- Hyra av ljud- och ljusutrustning
- Marknadsföringsmaterial och marknadsföring av event
- Avgifter till talare eller influencers
- Sponsring
- Influencer-marknadsföring
- Identifiering och kontakt med relevanta influencers
- Förhandling av avtal
- Genomförande av samarbeten med influencers och framtagning och distribution av sponsrat innehåll
- Produkter/tjänster till utvalda influencers
- Mätning och rapportering av influencer-kampanj
- PR-byrå eller konsult
- Om du outsourcar PR medför det kostnader för byråtjänster eller frilansare. Dessa avgifter kan variera beroende på vilken byrå du väljer och vilket upplägg du har, till exempel om det är en löpande retainer eller endast avtalat för en kampanj.
- Verktyg och programvaror
- PR-plattform för smidig medielistor, distribution, nyhetsrum, omvärldsbevakning, bevakning och sentimentanalys av sociala medier samt rapporterings- och analysverktyg
- Programvara för e-postmarknadsföring
- Adobe eller annan bildhanteringsprogram
- Rapporter och undersökningar
- Marknadsundersökningar och enkäter
- Konkurrentanalys, branschanalys
- Dataanalys och rapportering
- Diverse utgifter
- Rese- och boendekostnader
- Medlemsavgifter för branschorganisationer eller föreningar
- Öronmärkta pengar för oväntade utgifter eller möjligheter
Inhouse eller outsourcing?
Under de senaste åren har det blivit allt vanligare för företag att sköta allt PR-arbete inhouse. Det blir såklart en fråga om tillgängliga resurser och ambitionsnivån när du planerar din budget. Kan du med interna resurser leverera enligt PR-målen? Finns det budget att outsourca delar av arbetet? Att anlita frilansare, PR-byråer eller konsulter kan vara både tids- och kostnadseffektivt men är också en kostnadspost som ständigt bör utvärderas. Idag finns dessutom många smarta plattformar och verktyg som kan hjälpa dig att effektivt själv utföra många av de PR-uppgifter som tidigare lades på byrån.
Är du intresserad av hur du lyckas med din PR med en begränsad budget? Ladda ner vår checklista här!
Om du trots allt anser att du behöver extern hjälp ska du först och främst landa i vilka PR-aktiviteter som har störst potential att generera de resultat du önskar. Du bör också ta reda på genomsnittliga kostnader för de olika aktiviteterna. Det ger dig ett mycket bättre förhandlingsläge mot byrån eller frilansaren. Var tydlig i dialogen angående vilka resultat du förväntar dig, och om ersättningen är prestationsbaserad eller inte.
Behovet av en PR-plattform
Att investera i en pålitlig PR-plattform som Mynewsdesk kan effektivisera ditt PR-arbete och maximera effekten av din budget. Utöver att samla allt PR-arbete på en och samma plats, så att du sparar tid och för en betydligt bättre överblick, så kan du med en plattform:
- Omvärldsbevaka, vilket gör det enkelt och smidigt att ha koll på omnämnanden och om innehållet är positivt, negativt eller neutralt. Samtidigt som du lär dig vad din målgrupp vill prata om!
- Spara tid när du snabbt och enkelt kan distribuera och publicera ditt material samtidigt som plattformen hjälper dig att nå ut med rätt budskap till rätt journalist vid rätt tidpunkt. Du kan bygga värdefulla relationer med journalister, kunder eller intressenter och även skapa online-närvaro.
- Få viktig data paketerad på ett överskådligt och begripligt sätt, så du kan agera på insikterna. Du får både analys- och rapportering direkt i verktyget och kan ta bättre datadrivna beslut
Vill du spara tid och höja nivån på ditt kreativa PR-arbete, och samtidigt få de bästa förutsättningarna för att jobba datadrivet, är en smart PR-plattform något du bör investera i.
Förvänta dig oväntade utgifter
Kom ihåg att oväntade utgifter eller möjligheter i princip alltid uppstår. Det är därför viktigt att avsätta en del av din budget för oplanerade händelser, som krishantering eller ett oväntat samarbete. Flexibilitet i din budgetplanering gör att du snabbt kan anpassa din budget och utnyttja fördelaktiga situationer när de uppstår.
Att skapa en årlig PR-budget eller PR-budget för din kampanj lägger grunden för att du ska nå dina kommunikationsmål. Genom att tydligt definiera mål och strategiskt fördela resurser kommer PR-budgeten bli mer träffsäker, precis som dina PR-aktiviteter.. Glöm inte att din PR-budget är ett levande dokument – mät, utvärdera och justera under årets eller kampanjens gång!
Vill du ha konkreta tips om hur du lyckas med din PR med en begränsad budget? Se till att kolla in vår senaste guide här!
