Fem tips på hur du skapar en träffsäker PR-budget

Oavsett om du ska sätta din PR-budget för en tillfällig kampanj eller för hela året är det viktigt att ett antal parametrar vägs in – allt för att du ska få maximal effekt av dina investeringar. I denna blogg djupdyker vi i hur du bygger upp din budget och vad du bör ta höjd för, allt för att skapa en träffsäker PR-budget.

En väl genomarbetad PR-budget gör det enklare att effektivt

• fördela resurser
• sätta mätbara mål
• följa upp effekten av din PR-kampanj (eller, för den delen, alla dina årliga aktiviteter)

En smart PR-budget lägger grunden för att du ska maximera din ROI och satsa på rätt aktiviteter, och löpande kunna justera och förbättra din plan. I denna blogg får du konkreta tips på hur du skapar en PR-budget som optimerar dina resurser effektivt.

Få en bild av dina PR-behov: Hur du sätter rätt mål och prioriteringar

Innan du börjar planera din budget behöver du identifiera vad du har för behov och sätta tydliga mål. Vad vill du egentligen uppnå med dina PR-insatser?

Förbättra ditt varumärkes synlighet?

Lansera en ny produkt?

Stärka relationerna med vissa intressenter eller en viss målgrupp?

Det här kan vara svårt. Även om ledningen på ditt företag kanske har definierat de övergripande målen för organisationen och din avdelning, så behöver du först och främst:

Börja med datan!

Vad är det din målgrupp egentligen vill ha? Vilka aktiviteter, kampanjer och insatser har lyckats bäst hittills?

Identifiera de aktiviteter som har genererat mest engagemang på sociala medier, bäst ökat kännedomen och trafiken, samt de kampanjer och pressmeddelanden som fått mest uppmärksamhet i media. Låt sedan detta fungera som ledstjärna. Datan visar dig vad du bör prioritera. Så, var hittar du den?

Det enklaste sättet är att titta i din PR/marknadsföringsplattform – oavsett om det är HubSpot, Mynewsdesk, Meltwater eller något annat marknadsledande verktyg. Kolla rapporterna och låt siffrorna tala för sig själva.

Till exempel erbjuder Mynewsdesk en komplett varumärkesrapport som, med bara några klick, automatiskt genererar en AI-driven analys av ditt varumärkes prestation över alla kanaler, inklusive det värde som har skapats. Du kan prova det gratis och generera en gratis varumärkesrapport för ditt varumärke.

Genom att utgå ifrån denna data kan du prioritera och planera effektivt, och se till att du är i linje med vad dina kunder verkligen vill ha och behöver.

Låt det ligga till grund för hur du allokerar din budget, definierar dina PR-mål och kopplar dessa till konkreta KPI:er för att följa upp och mäta dina resultat.

Bryt ner siffrorna

För att få en bra balans i din PR-budget så bör du dela upp investeringarna i olika kategorier.

Några vanliga kategorier är:

• Medierelationer
• Innehållsskapande
• Event eller webinars
• Löpande kostnader för externa leverantörer
• Marknadsföringsverktyg och PR-plattformar

Glöm inte att alltid ta höjd för merkostnader genom att tilldela varje kategori en procentuell andel eller en fast summa.

För att gå in lite mer i detalj – här är några vanliga poster som ofta finns med i en PR-budget:

• Medierelationer:

  • Distribution av pressmeddelanden
  • Mediedatabas
  • Pitch till journalister
  • Framtagning av presskit, t.ex. pressfoto

• Innehållsskapande:

  • Framtagning av skrivet innehåll, copy
  • Grafisk design (infografik, bilder, videor)
  • Inköp av arkivbilder, även kallat “stock photos”
  • Utveckling och underhåll av webbplats
  • Framtagning av innehåll för sociala medier

• Event och sponsring:

  • Kostnader för planering och samordning av event
  • Hyra av lokal och monter
  • Hyra av ljud- och ljusutrustning
  • Marknadsföringsmaterial och marknadsföring av event
  • Avgifter till talare eller influencers
  • Sponsring

• Influencer-marknadsföring:

  • Identifiering och kontakt med relevanta influencers
  • Förhandling av avtal
  • Genomförande av samarbeten med influencers och framtagning och distribution av sponsrat innehåll
  • Produkter/tjänster till utvalda influencers
  • Mätning och rapportering av influencer-kampanj

• PR-byrå eller konsult:

  • Om du outsourcar PR medför det kostnader för byråtjänster eller frilansare. Dessa avgifter kan variera beroende på vilken byrå du väljer och vilket upplägg du har, till exempel om det är en löpande retainer eller endast avtalat för en kampanj.

• Verktyg och programvaror:

  • PR-plattform för smidig medielistor, distribution, nyhetsrum, omvärldsbevakning, bevakning och sentimentanalys av sociala medier samt rapporterings- och analysverktyg
  • Programvara för e-postmarknadsföring
  • Adobe eller annan bildhanteringsprogram

• Rapporter och undersökningar:

  • Marknadsundersökningar och enkäter
  • Konkurrentanalys, branschanalys
  • Dataanalys och rapportering

• Övriga utgifter:

  • Rese- och boendekostnader
  • Medlemsavgifter för branschorganisationer eller föreningar
  • Öronmärkta pengar för oväntade utgifter eller möjligheter

Inhouse eller outsourcing – vad är bäst?

De senaste åren har det blivit allt vanligare för företag att sköta allt PR-arbete inhouse. Det blir såklart en fråga om tillgängliga resurser och ambitionsnivån när du planerar din budget.

Kan du med interna resurser leverera enligt PR-målen? Finns det budget att outsourca delar av arbetet?

Att anlita frilansare, PR-byråer eller konsulter kan vara både tids- och kostnadseffektivt men är också en kostnadspost som ständigt bör utvärderas. Idag finns dessutom många smarta plattformar och verktyg som kan hjälpa dig att effektivt själv utföra många av de PR-uppgifter som tidigare lades på byrån.

Är du intresserad av hur du lyckas med din PR med en stramare budget? Ladda ner vår kostnadsfria checklista: 5 tips på hur du gör PR med en begränsad budget!

Om du trots allt anser att du behöver extern hjälp ska du först och främst landa i vilka PR-aktiviteter som har störst potential att generera de resultat du önskar. Du bör också ta reda på genomsnittliga kostnader för de olika aktiviteterna. Det ger dig ett mycket bättre förhandlingsläge mot byrån eller frilansaren. Var tydlig i dialogen angående vilka resultat du förväntar dig, och om ersättningen är prestationsbaserad eller inte.

Behovet av en PR-plattform

Att investera i en pålitlig PR-plattform som Mynewsdesk kan effektivisera ditt PR-arbete och maximera effekten av din budget.

Utöver att samla allt PR-arbete på en och samma plats, så att du sparar tid och för en betydligt bättre överblick, så kan du med en plattform:

1. Omvärldsbevaka, vilket gör det enkelt och smidigt att ha koll på omnämnanden och om innehållet är positivt, negativt eller neutralt. Samtidigt som du lär dig vad din målgrupp vill prata om!
2. Spara tid när du snabbt och enkelt kan distribuera och publicera ditt material samtidigt som plattformen hjälper dig att nå ut med rätt budskap till rätt journalist vid rätt tidpunkt. Du kan bygga värdefulla relationer med journalister, kunder eller intressenter och även skapa online-närvaro.
3. Få viktig data paketerad på ett överskådligt och begripligt sätt, så du kan agera på insikterna. Du får både analys- och rapportering direkt i verktyget och kan ta bättre datadrivna beslut

Vill du spara tid och höja nivån på ditt kreativa PR-arbete, och samtidigt få de bästa förutsättningarna för att jobba datadrivet, är en smart PR-plattform något du bör investera i.

Och du. Räkna med en del oväntade utgifter.

Kom ihåg att oväntade utgifter (eller möjligheter!) i princip alltid uppstår. Det är därför viktigt att avsätta en del av din budget för oplanerade händelser, som krishantering eller ett oväntat samarbete.

Flexibilitet i din budgetplanering gör att du snabbt kan anpassa din budget och utnyttja fördelaktiga situationer när de uppstår.

Att skapa en årlig PR-budget eller PR-budget för din kampanj lägger grunden för att du ska nå dina kommunikationsmål. Genom att tydligt definiera mål och strategiskt fördela resurser kommer PR-budgeten bli mer träffsäker, precis som dina PR-aktiviteter.

Glöm inte att din PR-budget är ett levande dokument. Mät, utvärdera och justera under årets eller kampanjens gång!