Dessa krav bör ert PIM-system uppfylla (2:3)

Ett PIM-system har olika funktionalitet, beroende på hur och på vilket sätt olika typer av data ska hanteras. För att ta reda på vilken del som är mest relevant att fokusera på behöver ni ställa er ett antal olika frågor som rör bland annat hantering och distribution av er produktinformation.

De tre aspekter som behöver utvärderas är data procurement, data preparation och data distribution. Beroende på vilka behov just din verksamhet har utifrån dessa tre utgångspunkter finns det därefter olika krav som PIM-systemet måste uppfylla.

Data procurement – hantering av data

• I vilken grad ska systemet hantera egen masterdata?
• Finns masterdata i andra system som kan importeras för att ge en bra struktur?
• Vilken produktinformation saknas?

Om dina behov är fokuserat till data procurement så måste systemet enkelt kunna ta emot data från andra system med befintlig masterdata. Beroende på projektets komplexitet är det också viktigt att systemet bland annat har stöd för en flexibel datamodell, stora datamängder, samt snabb sökning och indexhantering.

Data preparation – tillgängliggörande av data

• Hur behöver produktinformationen göras tillgänglig för att kunna exponeras ut i andra system?
• Behövs ett workflow för att hantera vilken data som görs tillgänglig?
• Behöver data översättas till andra språk eller liknande?

Finns det behov av att enkelt kunna tillgängliggöra data i systemet, exempelvis genom workflow, är det bland annat viktigt att systemet har stöd för olika roller och rättigheter. Ska en stor del av innehållet hanteras manuellt behövs ofta särskilda datavyer, möjlighet till notifieringar och web2print-mallar, exempelvis.

Data distribution – spridning av data

• Hur ska produktinformationen nå slutanvändare och kunder? Exempelvis ECOM, CMS eller API:er.

Om systemet även ska hantera distribution av produktinformation – exempelvis till e-handel, webb eller kassasystem – måste systemet stödja integrationer och använda rätt metoder för detta. Det bör karaktäriseras både av hög prestanda och säkerhet, samtidigt som det krävs en enkel uppsättning och god överblick. Det bör även finnas stöd för att kunna koppla på andra system i företagets systemkarta.

Olika typer av PIM-system och aktuella trender

Det finns en uppsjö av PIM-system som alla har unika egenskaper med olika relevans för din verksamhet. System med relativt fixerad datamodell och färdiga flöden passar bra för dig som har enkla processer, men som i viss grad önskar att anpassa systemet efter sin verksamhet. Det finns även helt rena tjänster där PIM distribueras som Software as a Service (SaaS) – med färdiga modeller och flöden som sällan går att anpassa. Detta passar bäst för dig som har enklare processer och möjlighet att arbeta efter ett färdigt system.

På andra sidan spektrat finns även helt ramverksbaserade plattformar som kräver en unik uppsättning och anpassning för verksamheten ifråga – och som ger dig full flexibilitet. Detta passar bra för företag som har relativt komplexa processer, etablerade krav och en mer komplicerad datamodell.