Så kan din organisation jobba vidare med PQi-resultaten

Har du och dina kollegor genomfört mätningar av projektkvaliteten i flera av era projekt och sitter nu med en mängd resultat som ni inte riktigt vet hur ni ska ta vidare? Eller vill ni helt enkelt engagera fler inom verksamheten i förbättringsarbetet kring projektkvalitet? Då kan ni göra som Regionfastigheter Dalarna. De bjöd in Binosights två PQi-experter Olivia och Malin till en workshop baserad på mätresultatet.

Regionfastigheter Dalarna har sedan 2019 genomfört mätningar i flera av sina projekt och samlat på sig ett gediget underlag för att börja titta på resultatet på en aggregerad nivå inom organisationen. Vi har pratat med Martin Ullgren, projektchef, om varför de mäter projektkvalitet, hur de jobbar med resultatet från mätningarna och hans reflektioner kring workshopen.

- Vi mäter projektkvalitet för att kvalitetssäkra våra projekt, både det enskilda och sammanställt på en aggregerad nivå. Genom PQi-mätningarna får vi svaren svart på vitt, hur varje projekten mår och då blir resultatet mer användbart. Vi tar upp det i ledningsgruppen och presenterar för politiken i olika former.

- Som ett underlag för att börja jobba strategiskt?

- Ja precis.

Vad tror du företag och organisationers största utmaning är i arbetet med resultatet från mätningarna?

- Jag tror den stora utmaningen ligger i att ledningen inte har etablerat några ordnade former för hur de ska följa upp och ta hand om det samlade resultat på portföljnivån. Att ledningen inte ser det som en del i styrningen av sin projektportfölj.

Men det är också en mognadsprocess. Jag kan bara tala för oss och det har tagit oss många år, men vi har en helt annan förståelse och jobbar på ett helt annat sätt i dag än tidigare.

När du kontaktade oss med förfrågan om den här workshopen, vad hoppades du att vi skulle uppnå?

- Vi ville hitta relevanta områden med förbättringspotential att borra djupare i under workshopen. Där var förarbetet som vi gjorde med er viktigt. Det dök upp en del oväntade och intressanta aspekter när vi analyserade mätresultaten tillsammans.

- Genererades det några "quick fix", som kan ge resultat snart? Eller var det mer sådant som ni ser att ni behöver jobba med på en övergripande, mer strukturerad nivå?

- Inga "quick fix", det hade vi inte förväntat oss heller. Hade det varit så enkelt så tror jag nog att vi hade identifierat de faktorerna innan. Men vi har fått mer kött på benen att jobba vidare utifrån.

Vilka är dina reflektioner efter workshopen?

- Att det blev väldigt bra! Det var väl förberett med korta konkreta frågor, det gjorde det enkelt att komma igång i grupperna. Det var tillräcklig tid avsatt till grupparbetena men vi skulle kanske haft mer tid till summeringen. Inför workshopen var vi medvetna om att personalen hos oss var olika väl förtrogen med PQi. Vi har pratat om det efteråt att det fungerade fint. Alla bidrog till att berika diskussionen utifrån den infallsvinkel man hade.

Vi tyckte det var väldigt roligt att det inte bara var projektledare, utan också förvaltare och olika andra roller med under workshopen. Vad ser du att det finns det för värde i att de här olika yrkesgrupperna får träffas och prata tillsammans?

- När bara vi projektledare sitter och tittar så har vi till stor del samma glasögon. Kommer det in någon ekonom eller en administratör som inte är med i projekten så kommer det in helt nya, opåverkade ögon vilket är jättebra. De kan lyfta sådant som vi andra inte har tänkt på överhuvudtaget eftersom det för oss är så självklart hur saker och ting förhåller sig, utifrån vårt perspektiv.

Tror du att det gör någon skillnad, att plocka in någon utifrån som leder en sådan här övning, gentemot att låta någon inifrån organisationen hålla i det?

- Det är jättebra. Det ligger en stor risk i att man tror sig veta hur vissa saker förhåller sig. Hade jag, eller någon annan intern, lett övningen så hade vi löpt risken att utgå ifrån våra potentiella förutfattade meningar, även om man inte vill det. Så jag tror det blir en mycket bättre övning när den leds av någon extern.

Och sen är det ju det här ni är experter på! Ni kommer med ett bredare perspektiv utifrån alla mätningar som ni jobbar med och kan jämföra datan mot andra projektorganisationer. Så jag tycker att ni gör det på ett mycket bättre sätt.

Förberedelse: Baserat på statistiken från mätningarna hade tre områden med högst andel efterfrågad förbättring valts ut inför workshopen. Inom frågeområdena hade sedan specifika frågor valts ut som underlag för gruppdiskussionen, även de baserat på störst andel efterfrågad förbättring. Indelning av deltagarna i grupper om 3-4 personer var förberedd inför gruppövningen.