Digital kvalitetsenkät lyfter Regionfastigheter Dalarnas projekt

Regionfastigheter Dalarna försökte gång på gång starta mätning av hela sin projektportfölj, utan att lyckas. Det var först när det nya PQi-verktyget började användas som bitarna föll på plats. Enkel administration och låg kostnad gjorde att man äntligen kunde komma igång med att mäta alla sina projekt.

Vi träffar Martin Ullgren på plats i det pågående projektet ”Ombyggnad ortopedkliniken” tillsammans med Niklas Nilsson från entreprenören Byggdialog, och Erik Hallberg som är extern projektledare.

Martin är projektchef på Regionfastigheter Dalarna som sedan en tid mäter alla sina projekt med PQi. Han sitter även med i Byggherrarnas referensgrupp som varit med och utvecklat PQi-verktyget.

Nu är trösklarna för mätning borta

Martin berättar om sin resa med att mäta byggprojekt.

‒ När det gäller kvalitetsmätning av projekt finns det för oss på Regionfastigheter Dalarna ett före och ett efter PQi. Vi har mätt våra projekt lite sporadiskt i flera år. Vi fick det dock aldrig att ta riktig fart. Ledningen bestämde faktiskt flera gånger att ”Nu ska vi mäta alla våra projekt” utan att något hände. Det fanns ett motstånd ute i projekten eftersom det upplevdes tidsödande och relativt dyrt att mäta. När vi väl mätte våra projekt så fanns det heller inget sätt att aggregera resultaten och dra nytta av mätningarna på portföljnivå.

‒ Sedan kom det nya PQi-verktyget och plockade bort den ena tröskeln efter den andra. Nu är det enkelt, till låg kostnad och mätningarna sker näst intill automatiskt. Därför kan vi nu utan problem mäta alla våra projekt. Och varje projekt som mäts läggs till i portföljen i en PQi dashboard. Där kan vi via ett webbgränssnitt få en aggregerad, ständigt uppdaterad bild av hela vår projektverksamhet. Dashboarden använder vi dels vid våra ledningsgruppsmöten, dels för redovisning mot Fastighetsnämnden som är fastighetsförvaltningens styrande politiker.

Entreprenören som bara driver samverkansprojekt

Entreprenören Byggdialog är huvudentreprenör i projektet. Bolaget är lite speciellt då man bara åtar sig projekt som drivs i samverkan.

‒ Ja, det framgår ju faktiskt av vårt bolagsnamn, berättar Niklas. Hela företaget bygger på dialog och samverkan. Vi gillar mätning och mäter alltid våra projekt på något sätt. Fungerar projektet bra får vi ett kvitto på våra ansträngningar. Finns det avvikelser blir mätresultaten ett bra styrmedel för åtgärder.

PQi utvecklat tillsammans med kunderna

När Regionfastigheter Dalarna genomfört en kvalitetsmätning i ett projekt kan de direkt plocka ut anpassade resultatrapporter ur systemet. Dels en fördjupande rapport som visar projektets styrkor och förbättringsområden. Den använder projektledaren för att gå igenom projektets status med projektchefen. Och dels en bantad sammanfattning avsedd för att ge feedback till projektet.

‒ Jag tror att en anledning till att det nya PQi-verktyget är så enkelt, och ger oss som användare så mycket nytta, är att det utvecklats i nära samverkan med oss kunder. Jag har själv, tillsammans med andra byggherrar, suttit med i Byggherrarnas referensgrupp i fyra år. All utveckling som programvaruföretaget Binosight har gjort är i samverkan med oss i gruppen. Vi har därför hela tiden kunnat påverka och styra prioriteringar. Ett exempel är den så kallade PQi Feedbackrapporten. Den utvecklades efter önskemål från våra projektledare. De tyckte att den kompletta kvalitetsrapporten innehöll så mycket information att det var svårt att välja ut det som var lämpligt att återkoppla till projektet. Då tog Binosight fram en bantad sammanfattning för det ändamålet. Att den ingår utan kostnad när man köper den större rapporten gör ju inte saken sämre, tycker Martin.

Not. Denna artikel publicerades tidigare i Byggherrarnas tematidning om Projektkvalitet 2021