Innovativ upphandling och samverkan på riktigt skapade framgång för krävande byggprojekt

Campus Etapp 3 i Örebro har tilldelats kvalitetsutmärkelsen ”PQi – Utmärkt Projektkvalitet”. Här delar beställare och entreprenörer med sig av sina erfarenheter av ett projektgenomförande i toppklass.

- Det går inte att hitta ett så mycket tuffare projekt än det här. Stort och komplext. Pågående verksamhet med ambulanshelikoptern som flyger in emellanåt. Jag och mitt gäng är otroligt stolta över att ha fått förtroendet att driva det här projektet, säger Magnus Ryström, arbetschef på Serneke.

Bra upphandling och samverkan lade grunden för framgång

Thomas Samuelsson är Vd på Binosight som tillsammans med Byggherrarna delar ut kvalitetsutmärkelsen. Han menar att mätresultaten visar att projektets framgång grundats redan i upphandlingen.

- Något som är utmärkande för projektet, när man studerar mätresultaten från kvalitetsmätningarna, är att man lyckats skapa ovanligt goda förutsättningar. Projektet uppvisar mätvärden för kvalitet på förfrågningsunderlag, måldokument, stolthet och samverkan, på en nivå som vi sällan ser.

Fredrik Vadsten, projektledare hos Region Örebro, lyfter upphandling och samverkan som framgångsfaktorer.

- För oss var det nytt att öppna upp oss helt och handla upp projektet i partnering. Vi har redan från start agerat transparent och skapat en vi-känsla som löper som en röd tråd genom hela projektet. Det är ”vi” som bygger. Vi tar gemensamma beslut och har ett väldigt öppet klimat där ingen behöver vara rädd för att uttrycka sig.

- Genom att löpande utvärdera projektkvaliteten med PQi har vi dokumenterat både förbättringsområden och styrkor. Nu har vi ett superläge att ta med oss dessa erfarenheter till nästa projekt och göra det ännu bättre, menar Fredrik Vadsten.

Nio råd för framgångsrika byggprojekt

Baserade på intervjun med Fredrik Vadsten och Magnus Ryström.

1. Bygg bort osäkerhet för entreprenören. Ta fram tydliga förfrågningsunderlag, utan krångliga klausuler som skapar risk. Osäkerhet = risk = kostnadspåslag = dyrare projekt.
2. Ge entreprenören utrymme för kreativitet och innovation. Låt entreprenören själv få beskriva hur den avser att optimera sin organisation för att driva projektet framgångsrikt. Bättre än att kräva viss struktur. Skiljer ut progressiva entreprenörer från de som ”gör som de alltid gör”.
3. Odla öppenhet och transparens redan i förfrågningsunderlaget. Tillämpa partnering/samverkan fullt ut i alla entreprenörsled. Involvera även slutkunden/brukaren.
4. Värdera mjuka parametrar i anbudet. LOU är inget hinder för offentliga beställare. Men – och detta är väldigt viktigt – ge varje anbudsgivare som inte fått jobbet individuell och sakligt underbyggd återkoppling. Då minimerar du risken för överklagan av tilldelningsbeslut.
5. Gör partnering-/samverkansdeklarationen till ett dagligt verktyg i projektet. Upprepa frågan vid era möten: ”Lever vi verkligen upp till detta?”. Partnering-/samverkansdeklarationer som högtidligt undertecknas men sedan inte används i dagligt arbete är alltför vanliga.
6. Fokusera på framgångsfaktorer och bryt ner på individnivå. Få varje medarbetare att fråga sig: ”Hur kan jag personligen påverka projektets framgång?” Får varje person tänka till kommer de att finna mängder av sätt på vilka de kan bidra till projektets framgång.
7. Tro inte att du kan köpa samverkan. Att få människor att samverka mot gemensamma mål handlar helt och hållet om ledarskap. Även om man väljer att ta externt stöd måste samverkan ytterst drivas av ledningen och vara en del av det dagliga ledarskapet.
8. Se utmaningar som möjligheter. Alla byggprojekt innehåller utmaningar. Det är sättet varpå utmaningarna hanteras proaktivt som avgör projektets framgång. ”Leta efter” utmaningar och risker, lyft upp dem och red ut problemen tidigt.
9. Mät löpande kvaliteten i projektet. Identifiera både styrkor och svagheter i resultaten. Jobba löpande med förbättring. Ta med dig mätresultaten och erfarenheter till nästa projekt. ”Vilka styrkor hade vi i förra projektet och hur skapar vi dem även i detta projekt? Vilka misstag gjorde vi och hur förebygger vi att göra om samma misstag även i detta projekt?”

Stolta medarbetare i projekt ”Campus Etapp 3” från Örebro universitet, Region Örebro, Serneke och KAMTech.

Fakta om projektet

Projektet omfattar om- och tillbyggnad av Campus vid Örebro universitet. Syftet är att ge Hyresgästen Örebro Universitet större och fler ändamålsenliga lokaler för utbildning och sammankomster. Total projektbudget ca 250 MSEK, byggyta ca 6 700 m². Region Örebro är byggherre och Serneke är totalentreprenör. Teknikkonsulten KAMTechnology från Örebro har en ledande konsultroll. Arkitekt är White arkitekter.