Cyklisk tidplan lyfter byggprocessen till industriell nivå

- Det är alldeles för ovanligt och det är få som klarar av det i praktiken. Men när man får till cyklisk tidsplanering av produktionen i ett byggprojekt är det extremt rationellt och extremt lönsamt!

Detta säger Olle Lewenhaupt, projektledare för projekt Kvarteret Poolen i Solna. Ett projekt som nyligen tilldelades kvalitetsutmärkelsen ”PQi – Utmärkt Projektkvalitet. Utmärkelsen tilldelas projekt som uppvisar extraordinärt hög kvalitet på projektgenomförandet.

Ett stort och komplext projekt

Kvarteret Poolen är ett i alla bemärkelser stort och komplext projekt. I bottenplan en ny simhall på 5000 m² för Solna stad. Och 35 000 kontorsyta 35 000 m² fördelat på tio våningsplan ovanför. Totalt är fler än 2 500 personer registrerade i projektet via ID06 varav ca 1 000 arbetar mycket i projektet. Hur håller man ihop ett sådant stort projekt och får det så framgångsrikt?

Hög lägstanivå på alla delar i projektgenomförandet har bidragit till att Fabeges projekt Poolen vunnit kvalitetsutmärkelsen.

Tillämpning av en industriell byggprocess

När man tittar på mätresultaten från kvalitetsmätningen med PQi slås man av en insikt. Det är ett projekt som sticker ut genom att inget sticker ut. Även om mätresultaten är jämna och alla ligger på en hög nivå kan man dock konstatera att ”planering” ligger i yttersta topp. Orsaken till detta är att projektet tillämpar så kallas cyklisk produktionsplanering. Detta gör att man i praktiken tillämpar en industriell byggprocess på en platsbyggd byggnad. Tomas Holmér, projektchef på NCC förklarar vad det innebär i praktiken.

Avvikelser mot tidplan upptäcks redan efter ett par dagar

- På sju av tio våningsplan bygger vi likartade kontorsytor. Vi har delat in varje våning i två etapper, vilket skapar 14 lika etapper. Varje yrkeskategori får jobba 14 dagar ”ostörda” på varje etapp. Sedan går de vidare till nästa etapp och gör samma jobb där och så vidare. Varje yrkesgrupp reglerar resurstillsättningen så att jobbet tar exakt 14 dagar. Varje yrkesdel stäms av mot tidplan två gånger per vecka. Vi ser således redan efter ett par dagar om någon ligger efter och behöver justera sin resurstillsättning. Detta gör att det nästan är omöjligt att inte hålla tidplan, berättar Tomas Holmér.

Underentreprenörer kan sänka sitt pris och ändå tjäna pengar

Det är Fabege som handlat upp den cykliska produktionsplaneringen av NCC, som i sin tur handlat upp alla underentreprenörer.

- Underentreprenörer som lär sig jobba med cyklisk tidplan upptäcker att de tjänar pengar. Det skapar ordning och reda och de kan planera sina resurser. Vissa entreprenörer börjar med tio personer. Eftersom de jobbar repetitivt effektiviserar de själva och kan sluta med sex-sju personer. När de offererar nästa jobb kan de sänka sitt pris och ändå tjäna pengar, berättar Per Lindfors, projektchef på Fabege.

Lärdomar från projekt Kvarteret Poolen

Baserade på intervjun med Per Lindfors, Olle Lewenhaupt och Tomas Holmér.

1. Hög lägstanivå viktigare än höga toppar. Fokus på att överprestera inom vissa områden ökar risken för suboptimering och stjäl fokus från andra lika viktiga områden.
2. Använd cyklisk tidplan på de delar där det är möjligt. Finns möjlighet att separera ut delar av projektet som lämpar sig för repetitiv etappindelning skapar det stora fördelar. När den cykliska planen väl rullar frigörs mycket tid som projektledningen behöver ägna åt andra krävande delar av projektet.
3. Undvik ”dumstyrning”. Undvik tankesättet att ”vi kan hela tiden göra allt lite bättre”. När något är tillräckligt bra, nöj dig med det och fokusera på andra saker för att säkerställa en hög lägstanivå inom alla områden.
4. Ha inte ”noll fel” vid slutbesiktning som mål. Den ambitionsnivån gör att man skjuter högt över målet. Det kostar väldigt mycket och öppnar upp för fusk. Allvarliga fel vid slutbesiktning är givetvis inte OK, men acceptera ett visst antal fel som lätt fixas till.
5. Det är OK att göra fel. Genom att hela tiden prata om vad man inte får göra skapar man en ängslig organisation där människor inte vågar ta beslut. I projektet har man ibland, med glimten i ögat sagt ”Ni får inte gå hem om ni inte gjort fel”. Detta stimulerar medarbetarna att våga ta beslut och skapar en lärande organisation.
6. Planera tidigt för att lämna över projektet. Tänk inte på projektets färdigställande som slutet för projektet. Det ska också lämnas över till förvaltaren/brukaren. Se till att du lämnar över till dem som faktiskt ska drifta och inte till någon som försvinner inom kort.
7. Håll BIM på rätt nivå. Använd BIM i projektet för visualisering, samordning, kollisionskontroll etc, men håll användandet på en nivå som projektet behärskar. Högre nivå än så riskerar att slå tillbaka. Lägg inte resurser på att lägga in information i BIM-modellen som ingen efterfrågar eller behöver.
8. Kommunicera och motivera. Det hjälper inte hur väl planerat projektet är om man inte kommunicerar. Berätta hela tiden för inblandade VARFÖR de ska göra si eller så. Då ökar motivation och delaktighet. Håll god ton mot alla.
9. Kommunikation ersätter inte planering. Många tycks tro att kommunikationen i sig skapar bra projekt. Kommunikation är en viktig framgångsfaktor. Men ”du måste ställa dig på den goda tidplanen” och kommunicera. Det hjälper inte att kommunicera något som inte fungerar.

FAKTA OM PROJEKTET

Total projektbudget för kontorsdelen är ca 1 000 MSEK. Fabege är byggherre och NCC är generalentreprenör. Byggnaden är ritad av Strategisk Arkitektur.