Välja tidrapporteringssystem – våra bästa tips

Har du och dina kollegor tröttnat på Excel-filer och klottriga post-it-lappar? Dags för en modernare och smartare tidrapportering? Klokt beslut! Men det kan kännas klurigt att navigera mellan olika lösningar och leverantörer. Vad är egentligen viktigt på riktigt? Och hur hittar ni rätt match för just era behov? Här kommer våra åtta bästa tips för dig som ska välja tidrapporteringssystem.

Att en välfungerande tidrapportering kommer med en hel massa fördelar råder det knappast några tvivel om. Eller vad sägs om att alltid ha korrekta underlag för löneutbetalning och fakturering? Att ni enkelt upptäcker era tidstjuvar och får värdefulla insikter om hur verksamheten kan bli effektivare och lönsammare? Och, sist men inte minst, att ni får nöjdare och mer motiverade anställda som känner att de har kontroll över sin arbetsdag? Kort och gott: tidrapportering är en klockren win-win för både businessen och medarbetarna.

Läs mer: Varför tidrapportera? 6 argument för att motivera dina medarbetare.

Men hur vet man då vilken lösning som är bäst bland alla alternativ där ute? Vilka funktioner ska man egentligen kunna förvänta sig av ett riktigt bra tidrapporteringssystem och – viktigast av allt – vad ska ni tänka på för att hitta en lösning som tickar just era boxar? Vi hjälper dig på vägen!

Dags att välja tidrapporteringssystem? Här är åtta saker att tänka på.

1. Har ni gjort er hemläxa ordentligt?
Vi vet. När beslutet om ett nytt system väl är taget kan det vara frestande att direkt börja skanna nätet, jämföra olika alternativ och boka in demos med olika leverantörer. Men se till att börja i rätt ände och gör er hemläxa först!

Oavsett om ni tidrapporterar manuellt eller om ni redan har ett digitalt system på plats och vill uppgradera till något bättre är det första steget att formulera ert varför. Är syftet först och främst att göra själva rapporteringen enklare och smidigare för era medarbetare? Finns det förbättringspotential när det kommer till hanteringen av semester, flex och frånvaro? Vill ni snabba upp och få bättre kvalitet på er fakturering? Eller vill ni kanske minimera manuellt arbete för er löneavdelning?

Vårt tips är därför: sätt ihop ett team och försäkra er om att ni har personer med rätt kunskap och insyn ombord. Gör sedan tillsammans en kravspecifikation där ni, så detaljerat som det går, listar de krav, förväntningar och önskemål ni har på ert nya tidrapporteringssystem. Det här underlaget kommer sedan vara en bra hjälp för att kunna utvärdera olika alternativ och ställa rätt typ av frågor till potentiella nya systemleverantörer.

Läs mer: Tidrapportering – åtta funktioner som underlättar vardagen.

2. Kan systemet anpassas efter era behov?
Bara vanliga kontorstider, eller kanske skiftarbete, jour och beredskap? Ett kollektivavtal eller flera olika? Enkel eller komplex projektstruktur? Inget företag är det andra likt – därför är det A och O att tidrapporteringssystemet kan anpassas efter era specifika behov. Med ett flexibelt system som stödjer ett brett urval av branscher och olika sätt att tidrapportera kan ni känna er trygga i att funktionerna kan skräddarsys för att matcha just ert företag.

Försök också tänka långsiktigt. Om företagets struktur eller processer förändras över tid vill ni ju att den lösning ni väljer ska kunna hänga med i svängarna, eller hur? Vårt tips är därför: syna olika leverantörer i sömmarna och försäkra er om att systemet enkelt kan anpassas efter olika förutsättningar när det kommer till avtal, regelverk och processer i just ert företag – både idag och imorgon.

3. Hur användarvänligt är det?
Svårnavigerade och krångliga system med tråkig design, nej tack! De digitala verktygen på jobbet behöver vara lika enkla och smidiga som de appar och webbtjänster vi använder privat, så ta en noggrann titt på användarvänligheten. Ger systemet ett bra första intryck rent visuellt? Upplevs det pedagogiskt och intuitivt? Och kan menyer och funktioner skräddarsys efter olika typer av användare – så att var och en ser just det de behöver se, varken mer eller mindre? För att få en så fullständig bild som möjligt är det en god idé att be potentiella leverantörer om en demo där ni kan få den här typen av frågor besvarade.

Läs mer: Användarvänligt personalsystem – vad innebär det?

4. Lirar tidrapporteringen med era andra system?
Hur bra lirar tidrapporteringen med de andra delarna i ert systemlandskap? En given punkt på checklistan är att ta reda på hur integrationsmöjligheterna ser ut. I den optimala lösningen kan data flöda sömlöst mellan tidrapporteringssystemet och era olika eftersystem utan onödig handpåläggning (för att tvingas knappa in samma siffror på två olika ställen är varken kul eller bra).

A och O är till exempel att det finns en välfungerande integration till ert lönesystem. Kanske rapporterar ni även er tid på projekt eller kund för vidarefakturering? Försäkra er då om att det finns ett smidigt sätt att föra över faktureringsunderlaget från tidrapporteringssystemet till ekonomisystemet. Genom att i ett så tidigt skede som möjligt reda ut alla frågetecken kring integrationsmöjligheter slipper ni också oönskade situationer där leverantören behöver göra anpassningar i efterhand – något som lätt tenderar att bli en dyr historia.

5. Dags för en smidigare vardag i molnet?
Hej då egna servrar, hej molnet! Numera blir det allt vanligare att leverantörer erbjuder sina tidrapporteringssystem som SaaS (Software as a Service) som tillhandahålls i molnet och kan nås via valfri webbläsare. En fiffig fördel med att välja molnbaserat är att ni enkelt kan skala upp och ner tjänsten efter era behov – samtidigt som ni minimerar krånglet med installationer, drift, backuper och uppdateringar. Ett både bekymmersfritt och budgetvänligt val, med andra ord.

5. Finns det en mobilapp?
På bussen, vid kaffeautomaten eller på språng mellan möten… Ett smart sätt att göra tidrapporteringen till en enkel och trevlig upplevelse för medarbetarna är att göra tröskeln så låg det bara går. För i ärlighetens namn, att skjuta upp motiga adminuppgifter till senare är rätt mänskligt, eller hur? Vårt råd är därför: försäkra er om att systemet ni väljer kommer med en smart mobilapp där du får jobbet avklarat i några klick – varsomhelst och närsomhelst.

Läs mer: HRM-systemet på fickan! Så får ni ut det mesta möjliga av er mobilapp

6. Data är det nya guldet! Vilka rapport- och analysverktyg finns?
Företag som tidrapporterar digitalt sitter på en guldgruva av data – data som kan användas för att få koll på debiteringsgrad och lönsamhet, prioritera rätt bland era uppdrag och (något av det allra viktigaste) säkerställa att ni har välmående medarbetare med en sund arbetsbelastning.

En viktig punkt på checklistan för dig som ska välja tidrapporteringssystem är därför att ta en ordentlig titt på vilka rapport-och analysverktyg som erbjuds och hur de kan hjälpa er att omvandla era data till värdefulla insikter. Är det supersmidigt att hålla koll på era viktiga nyckeltal i realtid, exempelvis i en dashboard? Och finns det en rapportgenerator där ni kan skapa era egna skräddarsydda rapporter i några snabba knapptryck?

7. Tidrapporteringen separat eller som en helhetslösning?
Helheten är större än delarna – det är en devis som gäller för löne- och personaladministration i allra högsta grad. Ett viktigt övervägande att göra inför systembytet är om ni bör välja en allt-i-ett-lösning som knyter ihop tidrapporteringen med schemaläggning, reseräkningar/utlägg, lönehantering och HR-processer eller om ni endast vill ha ett tidrapporteringssystem. Det fiffiga med det förstnämnda är att ni bara behöver hålla reda på ett gränssnitt och ett inlogg. Dessutom jobbar ni i en och samma databas, vilket gör det busenkelt att ta fram just de uppgifter du behöver – utan filhantering eller krångliga integrationer.

Läs mer: Varför välja ett helintegrerat personalsystem? Åtta smarta fördelar.

8. En partner att växa med?
Att investera i ett nytt tidrapporteringssystem är också att investera i ett (förhoppningsvis långsiktigt) partnerskap med er leverantör. Se därför till att kolla upp förutsättningarna för ett gott framtida samarbete. Hur lättillgänglig är användarsupporten och vad har den fått för recensioner av andra kunder? Hur arbetar man med implementationsprocessen? Och vad kan ni förvänta er när det kommer till löpande konsultation och utbildning?

Till sist, ta också en närmare titt på leverantörens vision och färdplan. Jobbar man proaktivt och framtidsorienterat – så att systemet kan hålla jämna steg med både ny teknik och förändringar i lagar och regelverk? Med en leverantör som visar att man satsar stort på innovation och vidareutveckling har ni de bästa förutsättningarna att jobba tryggt och effektivt – både idag och imorgon.

Ett bra sätt att få en fördjupad bild av era olika kandidater är att be respektive leverantör om referenser på befintliga kunder. Du kan då själv ta kontakt med dessa och be dem besvara era funderingar kring programmet, leverantören och hur samarbetet har fungerat.

Effektivisera vardagen med Flex HRM Time

Är du och dina kollegor redo att ta nästa liv mot en effektivare tidrapportering? Vi hjälper dig gärna med allt du undrar kring vårt webbaserade tidrapporteringssystem Flex HRM Time – och de andra delarna i vår allt-i-ett-lösning Flex HRM. Kontakta oss idag så pratar vi mer om era utmaningar och våra lösningar!