Med Frends hanterar Helsingborgs stad effektivt kopplingarna till Navet – Skatteverkets tjänst för distribution av folkbokföringsuppgifter

Helsingborgs stad har framgångsrikt moderniserat sin digitala infrastruktur genom att välja Frends iPaaS som en viktig integrationsplattform. En stor förändring har varit hur stadens förvaltningar, föreningar och invånare har kunnat dra nytta av de nya lösningarna.

Helsingborgs stad har arbetat aktivt för att utvecklas till en mer datadriven stad där invånarna snabbt kan få tillgång till sina ärenden och där stadens förvaltningar har enkel tillgång till viktig information som folkbokföringsuppgifter och annan relevant data. För att uppnå detta behövde de implementera en modern, kostnadseffektiv och säker plattform.

Med hjälp av Frends iPaaS har Helsingborgs stad skapat möjligheter att utveckla återanvändbara processer och API:er, vilket har stärkt deras förmåga att hantera och dra nytta av data på ett effektivt sätt.

När Helsingborg kontaktcenter stod inför implementationen av ett nytt Contact Center-system, krävdes en helt ny integrationslösning för att hantera kopplingarna till Navet – Skatteverkets tjänst för distribution av folkbokföringsuppgifter. Alexander Regander är systemansvarig verksamhetsutvecklare på Helsingborgs kontaktcenter och den som tog initiativ till en ny lösning.

– Jag startade processen genom att lyfta våra behov med digitaliseringsavdelningen. De tog sedan över, analyserade våra krav och diskuterade lösningen med tekniska experter, berättar Alexander.

Efter Alexanders initiativ framkom behov från olika förvaltningar inom staden som önskade en integrationslösning mot Navet. Nicoletta Jönsson Zervas, bosocial utredare på Helsingborgshem, var en av dessa behovsägare. Hennes arbete involverar daglig verifiering av person- och folkbokföringsuppgifter, en process som tidigare kunde vara väldigt tidskrävande.

– Varje samtal har varit en process som tagit omkring 45 minuter, från att sitta i kö till att få kontakt med någon på Skatteverket som kan svara på olika folkbokföringsuppgifter, berättar Nicoletta.

En tredje behovsägare som önskade en förbättrad lösning och enklare åtkomst mot Navet var Maria Lindeberg, verksam inom skol- och fritidsförvaltningen i staden. I sin roll hanterar hon bidrag som utbetalas till föreningar, såsom idrottsföreningar och scoutkårer.

– Det ska vara enkelt för föreningar att ansöka om bidrag, och smidigt för oss att förhindra felaktiga utbetalningar (FUT), det vill säga att pengarna går åt fel saker eller till och med brottslighet. I mitt arbete använder jag folkbokföringsuppgifter för att säkerställa att majoriteten av föreningens medlemmar faktiskt är folkbokförda i Helsingborg samt att de faktiskt existerar och att de inte dubbelregistreras eller får aktivitetsstöd för två olika aktiviteter som sker samtidigt, säger Maria.

För verksamhetsutvecklaren Alexander Regander var resan till en integrationslösning mot Navet med Frends plattform lika snabb som imponerande:

– Vår egen utvecklare spelade en nyckelroll i processen, och vi lyckades klara oss utan externa parter. Resultatet blev en användarvänlig webbtjänst integrerad i vårt nya verksamhetssystem. Nu kan vi enkelt slå upp information mot Navet och få tillbaka relevanta personuppgifter. Och då kraven redan var färdiga tog det bara ett par veckor innan lösningen var på plats, berättar han.

För Nicoletta på Helsingborgshem har fördelarna med integrationen mot Navet varit omfattande, även om resan dit har varit lång:

– För oss har det varit en lång resa, med hänsyn till sekretess och känslig information. Efter omfattande research insåg vi att informationen i Navet redan är offentlig och att systemet är säkert, vilket ger oss trygghet. Trots många diskussioner med jurister, både våra egna och från Skatteverket, har det fantastiska samarbetet inom staden och hjälpen från Frends gjort allt möjligt.

Maria Lindeberg på skol- och fritidsförvaltningen i Helsingborg har upplevt att det nu är betydligt enklare att kontrollera personuppgifter för medlemmar i stadens olika föreningar. Det har inte bara ökat effektiviteten utan även minskat risken för felaktiga utbetalningar (FUT).

Sammanfattningsvis har Frends integrationsplattform gjort det enklare för förvaltningar att beställa och använda olika funktioner, vilket effektiviserat deras arbete. Ambitionen är att minska antalet prenumerationer på digitala tjänster, men riktigt där är inte staden ännu. Däremot kan integrationen mot Navet användas som en central resurs för alla.

Genom att möta och lösa komplexa integrationsutmaningar har staden effektiviserat och förbättrat olika verksamheters arbete, vilket i slutändan gynnat invånarna. Men vad är planerna för framtiden?

Magnus Lindhe, Produktägare på Helsingborgs stad, understryker att data fortsätter att vara avgörande för att underlätta kommunikation mellan invånare och staden. Nästa steg är att utöka användningen av olika integrationslösningar för att kunna ge åtkomst till, och dela information kring, felaktiga utbetalningar – men även att dela med sig av integrationslösningar till andra:

– Vår ambition är att kunna dela med oss av våra framsteg och digitala lösningar med andra kommuner som delar vår vision om att arbeta mer datadrivet, avslutar Magnus.

Helsingborgs stads fem bästa tips för att börja jobba mer datadrivet:

1. Förankring. Engagerade eldsjälar är viktiga, men för att få hela organisationen med sig krävs stöd från högsta ledningen. Förankring är avgörande för att börja arbeta mer datadrivet.
2. Lär av varandra. Samarbete kommuner emellan stärker kunskapen. Kanske sitter någon på en lösning som ni också kan implementera
3. Experthjälp från start. Ta in experthjälp från början och lär upp organisationen.
4. Småskaligt. Börja småskaligt och ha realistiska ambitioner, med praktiskt genomförbara steg.
5. Involvera politiker, staden och förvaltningarna. Genom att involvera staden och alla förvaltningar skapas en helhetssyn för att driva förändringen framåt.