Att mötas utan att träffas - Annie Petersson

I förra veckan hade jag glädjen att på Teamsdagen få leda panelen kring ”Att mötas utan att träffas” – mitt favoritämne!

Lustigt nog träffades vi i panelen i en studio för att kunna leverera ultimat ljud och bildupplevelse live till våra tittare. Någon av deltagarna hade inte varit utanför sitt hemmakontor mer än 5-6 gånger sedan i mars. Turligt nog kom de allihop ihåg att ta på sig anständiga byxor.

Vårt samtal handlade väldigt lite om tekniska termer men mer om mjuka värden vett och etikett, do´s and don´ts och demokrati i videomöten.

Vi talade om att det finns möten som är bättre och sämre lämpade för digitalt, om man har möjlighet att välja. Egentligen är så mycket som skiljer dem åt rent beteendemässigt. Men videoformatet gör att olater vi vant oss vid fysiska möten förstärks i det virtuella.

Lite uppvärmningssnack och kallprat funkar lika bra IRL som digitalt.

Är det svårt att kallprata digitalt kan du tex uppmana dina mötesdeltagare redan i inbjudan att använda en digital bakgrund, ”home styla” sin egen bakgrund eller kör naturellt. Det visade sig i vår POLL att majoriteten av användare gillar digital bakgrund både av anledningen att det är kul men även för att slippa städa.

Din mikrade fisksoppa luktar visserligen inte i videomötet som den gör IRL men kamerans zoom av ditt slurpande kan vara ännu värre. Tänk efter om du är ensam om att behöva ta din medhavda lunch i mötet oavsett IRL eller digitalt.

Titta i kameran eller ej? Tittar du konstant dina mötesdeltagare i ögonen IRL? Nej, trodde väl inte det, då behöver du inte heller stirra in i kameran hela tiden men om du ansluter från din dator – sätt gärna en bild på någon du gillar bredvid kameran så tittar du dit ofta – och ser glad ut!

Finns det något med dränerande på ett kontor än att komma in i ett konferensrum där kollegorna knappt tittar upp från sina datorer och telefoner när man kommer in i rummet. Knappt ett hej och ett ”jag skall bara”. Det är precis lika trist i ett digitalt möte. Avsluta ditt mailskrivande och stäng av din telefon i god tid innan ditt planerade möte. Behöver du din dator i mötet, stäng av notiser. Stäng av din telefon. Titta på den som kommer in i mötet, hälsa och sätt i gång ett skönt snack.

Folkvett heter det – har inget med teknik att göra.

Se sedan till att alla får tala, det finns alltid ”Snacke-Pellar” och introverta, i konferensrummet och digitalt. Det blir ännu tydligare i det digitala mötet, men visst blir du irriterad även i lokala möten när ett fåtal personer ”hi-jackar” mötet. Efteråt inser att du inget fick sagt och undrar vad som egentligen bestämdes på mötet. Vem ansvarar för detta efterföljs? Förslagsvis den som sammankallade till mötet eller utse en person i början av mötet.

Förmodligen behöver fler organisationer sätta sin möteskultur och struktur. Formella och informella möten har olika regler och beteenden. Beslutsfattande möten med agenda eller kreativa workshops. Äger du rätten till din kalender, kan du tacka nej till ett möte som saknar agenda eller där du inte vet vad som förväntas av dig?

I dag finns det fler företag än någonsin som kan hjälpa din organisation komma till rätta med möteskultur och struktur.

Ta hjälp av dem! Hör av dig om du behöver tips på vilka du kan höra av dig till.

Så klart vurmades det för mötesteknik men också för miljön där vi placerar oss och vår mötesteknik. Gällande vårt ”Home Office”, där vill vi ha ordentligt ljus framifrån, en extern anpassad kamera i ögonhöjd och ett headset avsett för digitala möten. Gärna i en miljö där det finns textiler som mattor, gardiner och eller tavlor som ger god akustik.

På kontoret behövs olika storlekar av rum för digitala möten se mer i tidigare blogg, https://www.informationsteknik.se/gommer-det-sig-nya-motesrumsmojligheter-pa-kontoret/ men även där behöver vi se över kringmiljön. Hur är fönster placerade, när på dagen ligger solen på – behöver vi gardiner, vad har vi för lampor i lokalen, kan vi ha heltäckningsmattor, stolar med hjul, använda akustikplattor i taket eller som konst på väggen?

Därefter tekniken, fokusera på användarvänlighet och en lösning som har samma användargränssnitt som kan appliceras i olika storlekar av rum. Låt användaren känna igen sig oavsett var hen befinner sig.

När vi siade om framtiden så hoppas och tror vi att videomöten har kommit för att stanna.

Att fler företag och organisationer kommer att se värdet i att möta även sina kunder i videomöten.

Att möjligheten till att delta digitalt kommer att bli standard och finnas med för alla typer av möten och i alla mötesrum.

Personligen hoppas jag på en mer avslappnad relation till videomöten men med färre AW på video…

Vill du resonera kring bästa lösningen för er organisation, hör av dig till mig,

0702 52 08 97, Annie.Petersson@Informationsteknik.se