Gömmer det sig nya mötesrumsmöjligheter på kontoret?

Det är inte alls länge sedan jag visionerade om resfria möten och nästintill dagligen fick höra av både beslutsfattare och användare att det där att SE varandra i distansmöten, det är inte så viktigt.

Jag köpte inte argumentet då och jag köper det ännu mindre nu.

Som tur är vill nu de allra flesta mötesdeltagare i digitala möten att det just skall vara videomöten. Man VILL se sina mötesdeltagarkompisar. Tidigare kom argumentet ofta med ett ”Jamen, (kollegan) Stefan honom ser jag ju var och varannan dag på kontoret inte behöver jag se honom om vi har digitalt möte…”

September 2020 törstar de som jobbar hemifrån/bortifrån att få se sina kollegor. Och vi vill se våra kollegor, leverantörer och samarbetspartners ORDENTLIGT. Vi nöjer oss inte med att se 12 prickar utspritt runt ett bord för att leta efter vilken mun som rör sig för att se vem som talar. Vi vill få talaren i fokus, men vi vill gärna också få en känsla för reaktionen hos de som är i rummet vi själva inte är i. Vi vill att alla deltagare skall få lika mycket plats oavsett om de deltar från ett konferensrum eller från sin personliga enhet.

Men vad krävs för att mötas utan att träffas? Hur skall vi tänka kring de traditionella mötesrummen ”small, medium och large”? Saknas det inte några rumstyper?

Kan man verkligen köpa en paketlösning och i så fall när passar det bättre eller sämre?

Jag svarar som jag brukar – det beror på! Det finns sällan ett one size fits all.

Visst kan du köpa en paketlösning, ofta är de ”tillräckligt bra” men ta dig ännu hellre tiden att tala om dina behov och användare. Vill vi ha sladdar till bordet, eller vill vi ha trådlöst? Vad har vi för preferenser, har vi just börjat med digitala möten och är glada att bara se varandra eller är vi rutinerade och vill ha kristallklar krispig bild på kollegan? Hur ser rummet ut i övrigt, ljus, textiler osv?

När vi kommer till rumstyperna, utöver de vanliga “small, medium och large” har det tillkommit typer av rum som vi förhoppningsvis kan använda ytor vi redan har till att utrusta på fler sätt.

Nya tider – nya behov

Här kommer några scenarion som du kanske känner igen dig i och som ställer krav på nya typer av rum eller möbleringar.

Scenario 1,

Du brukade springa in i kollegan vid kaffeautomaten, nu jobbar ni varannan vecka hemma och är i osynk. Hur skall ni ses när du inte vill video-fika offentligt i kontorslandskapet framför din dator på Teams eller Webex?

Kalla det ”Telefonbås”/ ”Ringrum”/ ”Tyst rum”/”Large Office” eller vad säger du? Dit man snabbt skall kunna gå in och obokat ta den där fikan med kollegan som jobbar hemifrån/bortifrån. Eller ta med sig kollegan på plats för att möta en eller flera på distans.

Vad skall man ha för utrustning i rummet? Allra helst är det ett rum du kan gå in i och ha distansmöten med video utan att behöva ta med din dator. Hur det går till? Cisco har gjort det länge för videomöten och Webex, nu har också Microsoft laddat upp med ett antal Teams certifierade bordsenheter som gör att du enkelt kan koppla upp dig till videomöten med en enkel knapptryckning utan att ha din dator med.

Scenario 2,

Du försöker fokusera och trots att kontorslandskapet är sparsamt bemannat stör du dig ändå på små-surret eller de enstaka samtalen, dina externa skärmar, UC certade headset och extern kamera är bra men något fattas. Ett fokusrum skulle kunna vara lösningen. Även detta är kanske ett rum att slinka in i utan att boka, där finns en större skärm och en videolimpa som gör att du enkelt kan ha videomöten med din dator som motor. Rummet är stort nog även om du vill ha ett par, tre kollegor på plats i rummet.

Scenario 3,

Äntligen är kollegan på plats samtidigt som dig och vid kaffeautomaten får ni feeling och vill genast rita upp era idéer för varandra. Längre bort i korridoren eller i det öppna landskapet finns en digital Whiteboard som även fungerar med din favoritmötestjänst. Ni gillar att stå upp för det gynnar kreativiteten. En digital skrivtavla som är snabb att komma i gång på, utan att ha med sig egen dator, lätt att spara, dela och samarbeta kring igen och så klart med hög säkerhet kan hjälpa er bejaka kreativiteten. Självklart med inbyggd kamera, mick och högtalare så fler lätt kan ansluta. Tavlan bör vara höj- och sänkbar på ett snyggt rullstativ om man vill använda den i fokusrummet eller andra konferensrum också.

Båda dessa typer av rum och de traditionella ”small, medium, large” kan du med fördel hyra eller köpa som ”paketlösning”. Självklart med en snyggt utförd installation och med ett service- och supportavtal från Informationsteknik.

Befintliga lokaler – nya möjligheter

Ytterligare en möjliggörare för distansmöten kan kanske vara lunchrummet eller fikaloungen? Används verkligen post- och kopieringsrummet på samma sätt nu som förr?

Tänk om samma yta kan användas för flera saker vid olika tillfällen.

Ni har kört webinars från ett konferensrum och det funkade men ribban har höjts för kvalitet. Ni hyrde en studio och fick hjälp av Informationstekniks tekniker med eventet. Det var otroligt proffsigt och ni vill göra det igen men när ni vill göra det ofta och i mindre skala – kan ni då göra det själva?

Kanske är post- och kopieringsrummet överdimensionerat i storlek men utan fönster varför det fortfarande står där förhållandevis outnyttjat? Tänk om rummet med enkla medel skulle kunna bli er alldeles egen studio att spela in och sända proffsiga Webinars från? Informationsteknik har färdiga paket där både hårdvara och streamingtjänst ingår. Vi hjälper er gärna med tips om ljus och akustik i rummet.

Tänk om lunchrummet eller fikaloungen med rätt teknik enkelt gick att möblera om till distansutbildningslokal.

Montera en eller fler kameror för att kunna fånga både utbildaren och deltagarna på plats. Säkerställ flexibelt ljud med takmikrofoner och högtalare. Installera en stor professionell skärm som kan användas som digital anslagstavla till vardags och som videomötes- och presentationsskärm vid distansutbildning. Använd er av er vanliga videomötestjänst eller ta vår hjälp att välja den bäst lämpade. Klart!

Den här typen av installation kräver mer lokal anpassning och alltid en besiktning av rummet för att säkerställa att den levererade lösningen motsvarar era behov och förväntningar.

Sammanfattningsvis hoppas jag du nu har nya idéer för vilka nya typ av rum för digitala möten ni kan behöva och hur ni kan nyttja era lokaler ännu bättre. Att du känner dig trygg i paketlösningar men tar dig tiden att hitta lösningar som håller över tid för fler scenarion.

Läs mer om våra färdiga paket, https://kampanj.informationsteknik.se/videorum

Kontakta mig eller någon av mina kollegor för att diskutera paketen eller anpassade lösningar:

Mötesdjungelguiden Annie, annie.petersson@informationsteknik.se, 
040 614 26 74, https://www.linkedin.com/in/anniepetersson/

Hotellbyggaren, Allan, allan.sogaard@informationsteknik.se, 
0702 95 55 97, https://www.linkedin.com/in/allansogaard/

Hörsalsmästaren Gustav, gustav.rue@informationsteknik.se, 
040 614 26 68, https://www.linkedin.com/in/gustav-rue-655780150/

Ljudexperten Janne, jan.hedlund@informationsteknik.se, 
0703 46 66 49, https://www.linkedin.com/in/jan-hedlund-453761b/

Teknikfantasten Jesper, jesper.kypengren@informationsteknik.se,
0707 81 97 90,

Analytikern Mats, mats.andreasson@informationsteknik.se, 
08-446 63 89, https://www.linkedin.com/in/mats-andreasson-135a5452/

Ordningsmannen Kenneth, kenneth.englund@informationsteknik.se,
08- 446 63 94, https://www.linkedin.com/in/kennethenglund/

LED-ninjan, Lars, lars.hammarlund@informationsteknik.se,
026 24 99 92, https://www.linkedin.com/in/lars-hammarlund-03b824116/