Framtiden blir enklare i Boden

Boden kommun effektiviserar och förenklar nu sin ärendehantering inom den tekniska förvaltningen. Detta för att förbättra servicen och skapa en bättre dialog med medborgarna. Till sin hjälp har man valt att använda molntjänsten Infracontrol Online som även används av ett 40-tal andra kommuner. Goda referenser, snabbt införande med färdiga webbformulär och färdiga appar samt möjligheten till bättre uppföljning och analys var några av anledningarna till valet av tjänsten.  

Eva Blomgren, som är IT/GIS-samordnare på Tekniska förvaltningen i Bodens kommun berättar om några av fördelarna man ser med att använda Infracontrol Online i sin verksamhet:

- Vi hoppas att vår driftpersonal kan bli mer tillgänglig än idag. De är ofta ute i sina bilar, och när de nu får ett meddelande i telefonen kan de kanske åka förbi och kontrollera eller åtgärda problemet direkt. Idag har de väldigt mycket telefonärenden, men med den nya tjänsten blir det enklare att prioritera och hålla reda på allt. En annan fördel är förstås att vi får snabb feedback när något är åtgärdat. Om någon av personalen är borta så finns ärendet i systemet. Allt samlas på ett ställe. Det är jättebra.

I Boden ville man precis som i många andra kommuner komma igång enkelt, och snabbt kunna få nytta av tjänsten i den dagliga verksamheten. Eva Blomgren berättar:

- Vi valde Infracontrol Online bland annat av den anledningen att det är ett färdigt system med färdiga webbformulär och färdiga appar. Det är en enkel tjänst där vi snabbt kunde vara i drift och utan en massa utbildning. Vi hade goda referenser från närliggande kommuner, och det var också en bra prislapp på tjänsten.

Infracontrol Online ger ett effektivt stöd för att kommunicera enklare inom kommunen:

- Det underlättar att internt kunna lägga in ärenden i systemet så att vi slipper maila saker som kommuninvånare ringer eller kommer upp till kontoret om, säger Eva Blomgren.

Men hon säger att det framförallt är dialogen med medborgarna som kommer att bli bättre:

- Webbformuläret och mobilappen för invånarna är jättebra. Felanmälningar kommer att gå direkt till rätt person som ska ta hand om dessa och invånarna kan dessutom göra det när de vill. De får feedback på ärendena och får även veta när saker och ting är utfört, om de valt att få en sådan Hon säger att en av fördelarna är att det är en webbaserat tjänst där man inte behöver investera i en massa hårdvara och göra installationer på plats, och att en annan stor fördel är att den är skalbar. Det gör att man kan börja i liten skala för att sedan utöka användningen av tjänsten.

- Vi börjar inom gatudriften med felanmälan på bland annat belysning och allt som kan tänkas ha med gator att göra, samt inom renhållningen med felanmälan på trasiga kärl, säger Eva Blomgren. Vi ser även möjligheter att utöka detta till andra förvaltningar där det finns ytterligare användningsområden.

Infracontrol Online ger ett effektivt stöd för att kommunicera enklare inom kommunen:

- Det underlättar att internt kunna lägga in ärenden i systemet så att vi slipper maila saker som kommuninvånare ringer eller kommer upp till kontoret om, säger Eva Blomgren.

Men hon säger att det framförallt är dialogen med medborgarna som kommer att bli bättre:

- Webbformuläret och mobilappen för invånarna är jättebra. Felanmälningar kommer att gå direkt till rätt person som ska ta hand om dessa och invånarna kan dessutom göra det när de vill. De får feedback på ärendena och får även veta när saker och ting är utfört, om de valt att få en sådan återkoppling.

Helst vill man ju upptäcka och åtgärda eventuella fel innan de hinner ställa till med störningar. Även Bodens kommun har insett fördelen med att ansluta driftlarm:

- Det vi i första hand har kikat på att ansluta är belysningscentralerna, men vi ser även möjligheten att övervaka våra pumpstationer och få in eventuella driftstörningar i denna tjänst, där vi enkelt kan få ut statistik och historik, säger Eva Blomgren.

Sammantaget säger Eva Blomgren att man nu tack vare bättre överblick får möjlighet till en snabbare och enklare hantering och prioritering av ärenden. Det gör att man kan ge en bättre service med samma resurser.

Man får även tillgång till bättre uppföljning, och med hjälp av funktionerna för statistik och analys kan man se var det eventuellt behöver sättas in olika åtgärder för att förbättra och förenkla vardagen för invånarna.